Stammdaten und Verknüpfungen
Stammdaten, Bewegungsdaten, Verknüpfungen: Was gehört neben dem Journal in den Z3-Export?
Bei der Betriebsprüfung denken viele zuerst an das Buchungsjournal. Für die Datenüberlassung verlangen die GoBD aber mehr: die Daten einschließlich der Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und der Verknüpfungen zwischen ihnen. Erst zusammen ergibt sich ein Bestand, den eine Prüfsoftware so auswerten kann, als arbeite der Prüfer im System selbst. Diese Seite erklärt die vier Begriffe an Beispielen aus der Buchhaltung, zeigt, warum ein Journal ohne Konten- und Partnerstamm wenig aussagt, wie Änderungen an Stammdaten nachvollziehbar bleiben und in welcher Datei des Exports jede Datenart landet.
Stand: 2026-10-19
Vier Begriffe aus Rz. 167, an der Buchhaltung erklärt
Bewegungsdaten
Jeder gebuchte Geschäftsvorfall mit Datum, Konto und Gegenkonto, Betrag und Text. In der Buchhaltung ist das das Journal; verdichtet je Konto ergibt sich daraus die Summen- und Saldenliste. Auch Abschreibungen sowie Zu- und Abgänge im Anlagevermögen sind Bewegungen.
Stammdaten
Die Daten, auf die sich Bewegungen beziehen und die über viele Buchungen gleich bleiben: Kontonummer und Kontobezeichnung, Debitoren und Kreditoren, die Anlagegüter des Anlagenverzeichnisses.
Metadaten
Angaben über die Daten selbst. Rz. 176 nennt beispielhaft die Herkunft der Dateien, ihre Struktur, die Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen sowie die Verknüpfungen. Im Export übernimmt diese Rolle die index.xml mit ihrer DTD.
Verknüpfungen
Die Bezüge zwischen Datensätzen: welches Konto eine Buchung anspricht, zu welchem Konto eine Zeile der Saldenliste gehört, welcher Beleg eine Buchung begründet. Als Beispiel nennt Rz. 167 Verknüpfungen zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank.
Datenart, Beispiel und Datei im Export
Wo jede Datenart im GoBD-Datenexport und im Belegarchiv dieser Software zu finden ist. Tabellen ohne Datensätze werden nicht angelegt.
| Datenart | Beispiel aus der Buchhaltung | Datei im Export |
|---|---|---|
| Bewegungsdaten | Buchungen mit Konto, Gegenkonto, Betrag und Erfassungszeitpunkt | journal.csv |
| verdichtete Bewegungsdaten | Summen und Salden je Sachkonto und Geschäftsjahr | saldenliste.csv, je Jahr im Unterordner |
| Stammdaten Konten | Nummer, Bezeichnung, Soll- oder Haben-Natur, Kontoart und Kontotyp | konten.csv |
| Stammdaten Geschäftspartner | Debitoren und Kreditoren | partner.csv, wenn geführt |
| Stammdaten Anlagen | Anlagegüter des Anlagenverzeichnisses | anlagen.csv, wenn vorhanden |
| Bewegungsdaten Anlagen | AfA, Zugänge und Abgänge je Anlagegut | anlagen_bewegungen.csv, wenn vorhanden |
| Stammdatenhistorie | frühere Bezeichnung eines Kontos, früherer Stand eines Partners | stammdaten_historie.csv, wenn sich etwas geändert hat |
| Metadaten | Tabellen, Felder, Datentypen, Trennzeichen, Herkunft | index.xml mit DTD, dazu README.txt |
| Verknüpfungen der Tabellen | Buchung → Konto, Saldenliste → Konto | Fremdschlüssel in der index.xml |
| Verknüpfung Beleg ↔ Buchung | eine Buchung mit mehreren Belegen oder ein Beleg für mehrere Buchungen | beleg_buchung.csv, beschrieben in der index.xml des Belegarchivs |
| elektronische Dokumente | die Belegdateien, die den Buchungen zugrunde liegen | Ordner belege/ und belege.csv im Belegarchiv |
Warum ein Journal allein nicht genügt
Ein Journal ohne Kontenverzeichnis zeigt Zahlen in Spalten, aber keine Bedeutung. Ob hinter einer Kontonummer ein Erlös- oder ein Aufwandskonto steht, hängt vom Kontenrahmen ab und lässt sich ohne Kontenstamm nur vermuten. Bei Personenkonten ist es ähnlich: Ohne Partnerstammdaten bleibt eine offene Forderung eine Nummer ohne Namen.
Die GoBD sehen das ausdrücklich so. Als Beispiel einer unzutreffenden Qualifizierung nennt Rz. 161 den Fall, dass für die Datenüberlassung nur einzelne Sachkonten bereitgestellt werden, obwohl die Daten der Finanzbuchhaltung archiviert sind; die Finanzbehörde kann dann verlangen, den Zugriff nachträglich zu ermöglichen. Nach Rz. 128 sind Strukturinformationen sowie interne und externe Verknüpfungen vollständig und unverdichtet in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren.
Seit der Änderung vom 11. März 2024 zählt GoBD Rz. 94 außerdem Kontoart und Kontotyp zu den Angaben, die für Journal- und Kontenfunktion festzuhalten sind. Die konten.csv dieser Software trägt dafür die Spalten kontoart mit Aktiva, Passiva, Aufwand oder Ertrag und kontotyp mit Bilanz, GuV, Debitor oder Kreditor. Lässt sich ein Wert nicht sicher bestimmen, bleibt die Zelle leer, statt dass die Software ihn errät.
Verknüpfungen maschinell lesbar machen
In einer Datenbank hängen Datensätze über Schlüssel zusammen. Werden die Daten als CSV-Dateien überlassen, muss diese Information eigens mitgeliefert werden. Der Beschreibungsstandard sieht dafür das Element ForeignKey vor: Es erklärt eine Spalte zum Fremdschlüssel und nennt mit References die Tabelle, auf die sie zeigt. Schlüssel und referenzierte Spalte sollten denselben Datentyp haben, sonst ist das Ergebnis laut Standard undefiniert.
Der GoBD-Datenexport beschreibt so, welches Konto jede Buchung anspricht und zu welchem Konto jede Zeile der Saldenliste gehört. Bei den Belegen kommt eine n:m-Beziehung hinzu: Eine Buchung kann mehrere Belege haben, ein Beleg mehrere Buchungen tragen. Das passt in keine einzelne Spalte, deshalb liegt die Zuordnung im Belegarchiv als eigene Tabelle beleg_buchung.csv vor, deren beide Seiten die index.xml des Belegarchivs als Fremdschlüssel beschreibt. Weil das Belegarchiv auch alle Tabellen des Datenexports enthält, passen Journal und Belege dort in einem Paket zusammen.
Technische Verlinkungen, etwa der Klick vom Buchungssatz auf das Belegbild, müssen in der Datenüberlassung nach Rz. 128 nicht erhalten bleiben, wenn das nicht möglich ist. Eine Zuordnungstabelle übersetzt sie in eine Beziehung, die die Prüfsoftware auswerten kann.
Stammdatenhistorie: wenn sich ein Konto oder Partner ändert
Stammdaten bleiben nicht für immer gleich: Ein Konto erhält eine neue Bezeichnung, ein Lieferant firmiert um. Lieferte der Export nur den aktuellen Stand, läse der Prüfer alte Buchungen mit neuen Namen. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt einer Buchung feststellbar bleibt; das spricht dafür, auch frühere Stände der Stammdaten mitzugeben.
Hat sich in der Buchhaltung ein Konto- oder Partnerstammsatz geändert, legt die Software dem Export die Datei stammdaten_historie.csv mit den früheren Ständen bei. Gab es keine Änderung, fehlt die Datei, weil sie dann nichts aussagen würde.
Leere Tabellen und der Weg in der Software
Tabellen ohne Datensätze lässt der Export weg, und zwar mit Absicht. Eine leere partner.csv wäre gegenüber dem Prüfer die Behauptung, das Unternehmen führe keine Debitoren und Kreditoren, eine leere anlagen.csv die Aussage, es gebe kein Anlagevermögen. Solche Aussagen soll das Archiv nur treffen, wenn sie belegt sind. Was enthalten ist, erläutert die README.txt im Klartext.
Den Datenexport erzeugen Sie im Abschlussbereich der Buchhaltung: unter „Exporte“ im Abschnitt „Betriebsprüfung“ mit „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“, nachdem Sie die Geschäftsjahre gewählt haben. Für ein Paket mit Belegen wählen Sie stattdessen unter „Belege“ im Drei-Punkte-Menü „Belegarchiv exportieren“. Ob Indexdatei, Buchungs- und Stammdaten im Ergebnis stecken, zeigt der Online-Check „GoBD-Export prüfen“ lokal im Browser.
Häufige Fragen
Was zählt bei der Betriebsprüfung zu den Stammdaten?
Gemeint sind die Daten, auf die sich Buchungen beziehen und die über viele Vorgänge gleich bleiben. In der Buchhaltung sind das vor allem das Kontenverzeichnis, die Debitoren und Kreditoren und die Anlagegüter. Im Export dieser Software stehen sie in konten.csv, partner.csv und anlagen.csv, frühere Stände in stammdaten_historie.csv.
Was ist mit internen und externen Verknüpfungen gemeint?
Rz. 167 und Rz. 176 nennen beide Arten, als Beispiel aber nur Verknüpfungen zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank. Im Buchhaltungsexport betreffen die zentralen Bezüge die Tabellen untereinander, also Buchung und Konto sowie Saldenliste und Konto. Den Bezug zwischen Buchung und Belegdatei bildet das Belegarchiv mit der Tabelle beleg_buchung.csv ab.
Wie erkennt der Prüfer, welcher Beleg zu welcher Buchung gehört?
Über die Tabelle beleg_buchung.csv im Belegarchiv. Sie enthält je Zeile ein Paar aus Beleg und Buchung; die index.xml des Belegarchivs beschreibt beide Spalten als Fremdschlüssel auf das Belegverzeichnis und auf das Journal. Weil die Buchungsnummer je Gesellschaft fortlaufend und eindeutig ist, bleibt die Zuordnung auch über mehrere Geschäftsjahre hinweg eindeutig.
Reicht es, nur die Konten zu liefern, nach denen der Prüfer fragt?
Vorsicht. GoBD Rz. 161 führt gerade die Bereitstellung einzelner Sachkonten bei archivierter Finanzbuchhaltung als Beispiel einer unzutreffenden Qualifizierung an. Welche Daten er auswertet, entscheidet der Prüfer innerhalb des Prüfungsrahmens selbst. Ein vollständiger Export der geprüften Jahre vermeidet Nachforderungen und spätere Diskussionen über die Auswahl.
Muss ich Änderungen an Stammdaten selbst protokollieren?
Für Konto- und Partnerstammdaten hält die Software frühere Stände fest und gibt sie im Export als stammdaten_historie.csv aus. Beschreiben sollten Sie trotzdem in der Verfahrensdokumentation, wer Stammdaten anlegt und ändert und nach welchen Regeln. Den Bereich für die Verfahrensdokumentation finden Sie in der Software selbst.
Quellen und Rechtsstand
Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – GoBD (BStBl I S. 1269), Rz. 128, 161, 167, 176 — abgerufen am 19.10.2026
- BMF-Schreiben vom 11.03.2024 – Änderung der GoBD, u. a. Rz. 94 und 167 — abgerufen am 19.10.2026
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen — abgerufen am 19.10.2026
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen — abgerufen am 19.10.2026
- Caseware: Beschreibungsstandard GDPdU/GoBD, Version 1.6 vom 01.03.2019 — abgerufen am 19.10.2026
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