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Kanzlei Software

GoBD-Export aus Kanzlei Software: Wie kommen Sie an den Export steuerliche Außenprüfung?

Wer nach „Kanzlei Software Datenträgerüberlassung“ oder „Kanzlei Software GDPdU-Export“ sucht, findet die Funktion unter einem anderen Namen: In der Kanzlei Software-Hilfe heißt sie „Export steuerliche Außenprüfung“. Für kleine Unternehmen ist dabei selten der Menüweg das Problem, sondern die Frage, wo der Datenbestand liegt, nämlich meist im Rechnungswesen der Kanzlei. Diese Seite zeigt, welche Kanzlei Software-Hilfedokumente den Export beschreiben, wie Sie ihn anfordern, worauf es bei Belegen und Lohn ankommt und was sich ändert, wenn Sie die Buchhaltung zu dieser Software verlegen.

Stand: 2026-10-19

So heißt der Export in Kanzlei Software

Die Begriffe haben sich mehrfach verschoben. Die Finanzverwaltung spricht seit der GoBD-Änderung vom 11.03.2024 von „Datenüberlassung (Z3)“, im Alltag sind „Datenträgerüberlassung“ und „GDPdU-Export“ geblieben. Kanzlei Software führt die Funktion als „Export steuerliche Außenprüfung“ und verweist auf die frühere Bezeichnung GDPdU. Gemeint ist in allen Fällen das Paket, das der Prüfer in seine Prüfsoftware einliest.

Einen Klickweg geben wir hier bewusst nicht an. Die Kanzlei Software-Hilfe war für uns am 19.10.2026 ohne Anmeldung nur in Teilen lesbar, und eine Anleitung aus zweiter Hand wäre im Zweifel ungenau. Die Titel der Hilfedokumente lassen aber gut erkennen, welche Varianten es gibt; die genaue Bedienung beschreibt die Kanzlei Software-Hilfe selbst, und Ihre Kanzlei kennt sie aus der täglichen Arbeit.

Kanzlei Software-Hilfedokumente zum Export steuerliche Außenprüfung

Titel und Dokumentnummern aus der Kanzlei Software-Hilfe, abgerufen am 19.10.2026; die rechte Spalte gibt nur wieder, was sich aus dem Titel ablesen lässt.

Kanzlei Software-Hilfedokumente rund um den Export für die Außenprüfung
Dok.-Nr.Titel in der Kanzlei Software-HilfeWas der Titel erkennen lässt
1071031Betriebsprüfung: Bestand exportieren für steuerliche AußenprüfungExport eines Datenbestands für die Prüfung
1029723Export steuerliche Außenprüfung RZ (mit Belegen) über Kanzlei Software-Rechnungswesen-ProgrammeVariante über das Kanzlei Software-Rechenzentrum, die Belege einschließt
1027560Export steuerliche Außenprüfung RZ über BestandsmanagementAnforderung des Exports über das Bestandsmanagement
1035156Export Prüfungsdaten und Lohn-Archiv für steuerliche Außenprüfungeigener Export für Lohndaten

Warum der Export meist bei der Kanzlei entsteht

Viele kleine Unternehmen buchen nicht selbst in Kanzlei Software, sondern geben ihre Belege an die Kanzlei, die im eigenen Rechnungswesen bucht. Der Mandantenbestand liegt dann dort, und nur dort lässt sich der Export erzeugen. Für das Unternehmen heißt das: Es fordert den Export bei der Kanzlei an, statt im eigenen Haus nach einem Menüpunkt zu suchen.

Rechtlich ist diese Arbeitsteilung vorgesehen. Liegen die Daten bei einem Dritten, muss dieser sie nach den Vorgaben des Finanzamts übertragen, und die Kosten trägt das Unternehmen. Wie Sie Zuständigkeit, Zeitraum und Übergabeweg mit Ihrer Kanzlei festlegen, beschreibt die Seite zum GoBD-Export mit Steuerberater ausführlicher.

Auch wer Kanzlei Software-Programme im eigenen Haus nutzt, sollte vor einer Prüfung mit der Kanzlei klären, wo der vollständige Bestand des Prüfungszeitraums liegt. Ob ein eigener Zugang den Export erlaubt, hängt von Ihrer Einrichtung ab; das kann Ihnen die Kanzlei verbindlich sagen.

Was in die Anforderung an die Kanzlei gehört

  • Alle Geschäftsjahre aus der Prüfungsanordnung, nicht nur das letzte; eine Außenprüfung umfasst meist mehrere Jahre.
  • Die Frage, ob Belege mitgeliefert werden; die Titel der Kanzlei Software-Hilfe nennen ausdrücklich eine Variante „mit Belegen“.
  • Die Bitte um Bestätigung, dass Kontenplan sowie Debitoren und Kreditoren im Paket enthalten sind, denn GoBD Rz. 167 umfasst neben den Buchungen auch Meta- und Stammdaten und die Verknüpfungen.
  • Wer das Paket dem Prüfer übergibt und auf welchem Weg, ob per Datenträger oder über eine Plattform des Finanzamts.
  • Lohndaten gesondert anfordern, denn dafür gibt es in der Kanzlei Software-Hilfe ein eigenes Dokument (Dok.-Nr. 1035156).
  • Eine Kopie des Pakets für Ihre eigenen Unterlagen; ob darin eine index.xml, Buchungen und Stammdaten stecken, zeigt der kostenlose Export-Check, der die Datei nur in Ihrem Browser öffnet.

Der Export nach einem Wechsel zu dieser Software

Wer die laufende Buchhaltung selbst übernehmen will, kann sie hierher verlegen. Für jedes Geschäftsjahr, das hier gebucht wird, erzeugen Sie den Prüferexport dann ohne Auftrag an Dritte: Buchhaltung → Abschluss, Bereich „Exporte“, Abschnitt „Betriebsprüfung“, Schaltfläche „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“. Mehrere Jahre landen per Häkchen in einem gemeinsamen Archiv.

Das Archiv folgt den Konventionen des Muster-index.xml der Finanzbehörde: Semikolon als Feldtrenner, Komma als Dezimalzeichen, Punkt als Tausendertrenner, Zeilenende CRLF, Texte in Anführungszeichen und eine Kopfzeile mit Feldnamen. Große Journale liest der Export seitenweise, sodass nichts stillschweigend abgeschnitten wird. Werden auch Belege verlangt, liefert das Belegarchiv dieselben Tabellen samt Belegdateien und Zuordnung zu den Buchungen.

Ihre Kanzlei kann weiter in Kanzlei Software arbeiten, wenn sie möchte. Aus der Software erhält sie Buchungsstapel aus Kanzlei Software im EXTF-Format und die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren; zusätzlich kann sie einen eigenen Zugang bekommen. Der Wechsel betrifft also, wo gebucht wird, nicht die Zusammenarbeit.

Umzug aus Kanzlei Software: was übernommen wird und was dort bleibt

  • Eröffnungswerte: Die letzte Summen- und Saldenliste oder Schlussbilanz aus Kanzlei Software kommt unter Buchhaltung → Umzug in die Software, als PDF, CSV, Excel, JPG oder PNG bis 20 MB. Die KI liest Konten und Salden, Sie sehen eine Vorschau, und erst Ihre Bestätigung schreibt die Werte.
  • Laufendes Jahr: Haben Sie seit Jahresbeginn schon gebucht, geht der Buchungsstapel aus Kanzlei Software (EXTF oder DTVF) an unser Team, das ihn prüft und die Buchungen einrichtet; eine Antwort kommt in der Regel binnen zwei Stunden, werktags von 9 bis 18 Uhr.
  • Stammdaten: Kunden, Lieferanten, eigene Konten und Anlagegüter lassen sich per CSV- oder Excel-Datei übernehmen.
  • Altjahre: Ein Export steuerliche Außenprüfung wird hier nicht als Buchungen eingelesen. Die Jahre vor dem Wechsel bleiben im Kanzlei Software-Bestand oder in dessen Export und müssen dort für die Aufbewahrungsfrist auswertbar bleiben (GoBD Rz. 142 bis 144).
  • Vor einem Mandatsende: Vereinbaren Sie mit der Kanzlei, wie der Bestand der Vorjahre für spätere Prüfungen verfügbar bleibt und wer ihn im Bedarfsfall exportiert.

Häufige Fragen

Kann ich den Export aus Kanzlei Software als Unternehmen selbst anstoßen?

Das hängt davon ab, wo Ihr Bestand geführt wird und welche Kanzlei Software-Programme Sie selbst einsetzen. Bucht die Kanzlei in ihrem Rechnungswesen, entsteht der Export dort, und Sie fordern ihn an. Arbeiten Sie mit eigenen Kanzlei Software-Programmen, kann Ihnen die Kanzlei sagen, ob Ihre Einrichtung den Export zulässt und welche Variante passt.

Enthält der Export steuerliche Außenprüfung auch die Belege?

Nach den Titeln der Kanzlei Software-Hilfe gibt es eine Variante über das Rechenzentrum „mit Belegen“. Welche Variante Ihre Kanzlei nutzt, sollten Sie bei der Anforderung ausdrücklich ansprechen. Für die Aufbewahrung gilt seit 2025: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Journale zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), jeweils ab Schluss des Kalenderjahres.

Liest diese Software einen Kanzlei Software-Prüferexport als Buchungen ein?

Nein. Ein Export für die Außenprüfung wird nicht als Buchungen übernommen; die Buchhaltung hier beginnt mit Eröffnungswerten aus Saldenliste oder Schlussbilanz. Für das laufende Jahr nimmt unser Team einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software entgegen und richtet die Buchungen ein. Die Jahre davor bleiben im Kanzlei Software-Bestand auswertbar.

Wie lange muss der Kanzlei Software-Bestand nach dem Wechsel verfügbar sein?

Grundsätzlich für die Dauer der Aufbewahrungsfrist, bei Büchern und Journalen also zehn Jahre. Vor Beginn einer Prüfung genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO). Einzelheiten stehen auf der Seite zu Softwarewechsel und Altdaten.

Bekommt meine Kanzlei weiterhin Daten für Kanzlei Software?

Ja. Für die Kanzlei stellt die Software ein eigenes Paket zusammen: Buchungsstapel im EXTF-Format und die Stammdaten der Geschäftspartner für Kanzlei Software, dazu Journal, Saldenliste und Auswertungen. Die Kanzlei kann ihre Arbeit in Kanzlei Software fortsetzen, etwa für Abschluss oder Steuererklärungen, oder mit eigenem Zugang direkt hier arbeiten.

Was gilt für Lohndaten aus Kanzlei Software?

Lohndaten folgen eigenen Regeln: Für die Lohnsteuer-Außenprüfung ist die Digitale LohnSchnittstelle die verbindliche Datensatzbeschreibung, und Kanzlei Software führt dafür ein eigenes Hilfedokument. Da die Software hier keine Lohnabrechnung anbietet, bleibt der Lohn in seinem bisherigen Programm, auch wenn die Finanzbuchhaltung umzieht.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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