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Steuerberater

GoBD-Export bei der Betriebsprüfung: Was übernimmt die Steuerberatung, was Sie selbst?

Kündigt das Finanzamt eine Außenprüfung an und verlangt die Buchhaltungsdaten in auswertbarer Form, steht in vielen Unternehmen zuerst eine praktische Frage im Raum: Erstellt die Kanzlei den Export oder das Unternehmen selbst? Die Antwort ergibt sich weniger aus dem Gesetz als aus dem Ort, an dem die Bücher geführt werden. Diese Seite ordnet die üblichen Konstellationen, erklärt, was § 147 Abs. 6 AO für Daten bei Dritten vorsieht, wie Sie die Übergabe mit Ihrer Steuerberatung abstimmen und wie die Software den Export liefert, wenn Sie selbst buchen.

Stand: 2026-10-19

Wer exportiert? Das Buchungssystem entscheidet

Für die Datenüberlassung, die viele noch Datenträgerüberlassung oder Z3-Export nennen, verlangt das Finanzamt die Daten nach seinen Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format (§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO). Nach GoBD Rz. 167 gehören dazu neben den Buchungen auch Meta- und Stammdaten sowie die Verknüpfungen zwischen den Tabellen. Ein solches Paket kann nur das Programm erzeugen, in dem Journal, Konten und Geschäftspartner tatsächlich gespeichert sind.

Eine ausgedruckte Saldenliste oder ein PDF des Journals hilft dem Prüfer dabei nicht weiter: Die GoBD nennen die Umwandlung von Journaldaten in PDF ausdrücklich als Beispiel für eine unzulässige Minderung der Auswertbarkeit (Rz. 129). Wer klären will, wer den Export erstellt, fragt deshalb zuerst: In wessen Software stehen die Buchungen des Prüfungszeitraums?

In der Praxis gibt es drei Grundmuster. Entweder führt die Kanzlei die gesamte Buchhaltung in ihrem eigenen Programm, oder das Unternehmen bucht selbst und die Kanzlei übernimmt Abschluss und Steuererklärungen, oder beide teilen sich die Arbeit, etwa weil das Unternehmen Belege erfasst und die Kanzlei bucht. Hinzu kommt der Fall, dass während des Prüfungszeitraums das System gewechselt wurde.

Konstellationen und Zuständigkeiten im Überblick

Die Tabelle beschreibt die übliche Arbeitsteilung; maßgeblich ist, was Sie mit Ihrer Kanzlei vereinbart haben.

Wer den Z3-Export in welcher Konstellation erstellt
KonstellationWo die Bücher liegenWer den Z3-Export erstelltWas Sie tun
Kanzlei führt die Buchhaltungim Programm der Kanzlei, zum Beispiel Kanzlei Software-Rechnungswesendie Kanzlei aus ihrem DatenbestandPrüfungsanordnung sofort weiterleiten, Zeitraum und Übergabeweg festlegen
Sie buchen selbst, die Kanzlei macht den Abschlussin Ihrer BuchhaltungssoftwareSie selbst, auf Wunsch gemeinsam mit der KanzleiExport erzeugen und vor der Übergabe mit der Kanzlei durchsehen
Sie erfassen Belege, die Kanzlei buchtBuchungen bei der Kanzlei, Belege je nach Ablauf bei Ihnen oder in einem Portaldie Kanzlei für die Buchungen; die Belegablage gesondert klärenfesthalten, wo welche Belege liegen und wer sie liefert
Systemwechsel im Prüfungszeitraumteils im alten, teils im neuen Programmfür jeden Zeitraum das jeweilige SystemExporte beider Systeme zusammenstellen und die Bruchstelle erläutern
Kasse und LohnKassensystem und Lohnprogrammwer Kasse bzw. Lohnabrechnung führt, über DSFinV-K bzw. Digitale LohnSchnittstelleklären, wer Kassen- und Lohndaten bereitstellt

Daten bei der Kanzlei: was § 147 Abs. 6 AO vorsieht

Der Gesetzgeber hat diesen Fall ausdrücklich geregelt. Teilt das Unternehmen dem Finanzamt mit, dass seine Daten bei einem Dritten liegen, muss dieser Dritte dem Prüfer Einsicht gewähren, die Daten nach dessen Vorgaben auswerten oder sie ihm in einem maschinell auswertbaren Format übertragen (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO). Satz 3 fügt knapp hinzu: „Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.“

Für Personen, die das Steuerberatungsgesetz in § 3 Satz 1 und § 4c Abs. 2 nennt, darunter Steuerberater, enthält Satz 4 eine Schutzregel: Der Prüfer muss sein Erscheinen dort in angemessener Frist ankündigen. Unberührt bleibt die eigene Mitwirkungspflicht des Unternehmens; § 200 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt ausdrücklich, das Finanzamt beim Datenzugriff zu unterstützen. Die Kanzlei übernimmt also die Technik, für die rechtzeitige Bereitstellung bleibt das Unternehmen in der Pflicht.

Wie die Kanzlei ihren Aufwand für Export, Abstimmung und Prüfungsbegleitung berechnet, richtet sich nach Ihrer Vereinbarung mit ihr. Sinnvoll ist, das gleich bei Eingang der Prüfungsanordnung anzusprechen, zusammen mit der Frage, welche Jahre und welche Datenarten der Export umfassen soll. Das schafft Klarheit, bevor eine Frist läuft.

Abstimmung ab der Prüfungsanordnung

  • Prüfungsanordnung am Tag des Eingangs an die Kanzlei geben: Nach § 197 Abs. 3 AO kann das Finanzamt schon mit der Anordnung verlangen, dass die Daten innerhalb einer angemessenen Frist übertragen werden.
  • Prüfungszeitraum und Steuerarten aus der Anordnung übernehmen und festhalten, welche Geschäftsjahre in welchem System gebucht wurden.
  • Übergabeweg klären: Die GoBD nennen als Beispiele einen Datenträger oder eine Datenaustauschplattform, für die das Finanzamt einen Zugang eröffnet (Rz. 167, § 87a Abs. 1 AO).
  • Zuständigkeit für Z1 und Z2 festlegen: Wer gibt dem Prüfer Einsicht am Bildschirm, und wer erzeugt Auswertungen nach seinen Vorgaben?
  • Kasse und Lohn nicht vergessen: Für beide gibt es eigene Datenformate, die der Buchhaltungsexport nicht abdeckt; klären Sie, wer sie liefert.
  • Einen Ansprechpartner für Rückfragen des Prüfers benennen und vereinbaren, dass Sie eine Kopie des übergebenen Pakets erhalten.
  • Spätere Fristen im Blick behalten: Ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO ist frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Anordnung möglich und setzt eine Frist von einem Monat.

Wenn Sie selbst buchen: der Export in dieser Software

Führen Sie die Bücher hier, liegt der Export bei Ihnen, und er braucht keinen Auftrag an Dritte. Sie öffnen Buchhaltung → Abschluss, gehen im Bereich „Exporte“ zum Abschnitt „Betriebsprüfung“, setzen ein Häkchen bei jedem Geschäftsjahr, das die Anordnung nennt, und klicken auf „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“. Heraus kommt ein einziges ZIP-Archiv, bei drei Jahren etwa gobd-export-2023-2025.zip.

Im Archiv liegen das Buchungsjournal mit Erfassungszeitpunkt, die Summen- und Saldenliste je Jahr in einem eigenen Unterordner, das Kontenverzeichnis mit Kontoart und Kontotyp nach GoBD Rz. 94 und, soweit vorhanden, Geschäftspartner, Anlagen samt AfA-Bewegungen und frühere Stammdatenstände. Eine index.xml beschreibt alle Tabellen nach dem Beschreibungsstandard, die DTD, auf die sie verweist, liegt im selben Ordner. Eine README.txt erklärt Prüfer und Kanzlei in Klartext, was sie vor sich haben.

Ihre Steuerberatung kann einen eigenen Zugang erhalten und den Datenbestand vor der Übergabe gemeinsam mit Ihnen durchsehen. So bleibt die fachliche Begleitung der Prüfung dort, wo sie hingehört, während die Datei nicht erst in einem anderen System entstehen muss.

Drei Pakete, drei Empfänger

Was die Kanzlei für ihre Arbeit braucht, ist nicht dasselbe, was der Prüfer bekommt.

Für die Kanzlei: das Übergabepaket

Die Schaltfläche „Alles für meinen Steuerberater herunterladen“ bündelt, was ein Kanzleiprogramm einlesen kann: die Buchungen als Kanzlei Software-Stapel im EXTF-Format und die Kunden- und Lieferantenstammdaten im Kanzlei Software-Format, ergänzt um Journal, Saldenliste und Auswertungen. Gedacht ist das Paket für die Weiterverarbeitung, nicht für die Prüfsoftware.

Für den Prüfer: der GoBD-Datenexport

CSV-Tabellen mit Kopfzeile, Semikolon als Trenner und Komma als Dezimalzeichen, beschrieben durch die index.xml. Die Beschreibung setzt erst ab Zeile 2 an, damit die Prüfsoftware die Kopfzeile nicht als Datensatz liest; Verknüpfungen wie Buchung zu Konto sind als Fremdschlüssel hinterlegt.

Wenn der Prüfer Belege will: das Belegarchiv

Unter Buchhaltung → Belege → Menü mit den drei Punkten → „Belegarchiv exportieren“ entsteht ein Archiv, das alle Tabellen des GoBD-Exports samt index.xml enthält und zusätzlich die Belegdateien, belege.csv und beleg_buchung.csv; dessen index.xml beschreibt auch, welcher Beleg zu welcher Buchung gehört. Lässt sich ein Beleg nicht auflösen, meldet die Software das Archiv als unvollständig.

Häufige Fragen

Wer bezahlt den Export, wenn die Kanzlei die Daten hat?

Für Daten bei einem Dritten bestimmt § 147 Abs. 6 Satz 3 AO, dass der Steuerpflichtige die Kosten trägt. Wie hoch der Aufwand ausfällt und wie die Kanzlei ihn abrechnet, hängt von Ihrer Vereinbarung und vom Umfang ab, etwa von der Zahl der Jahre oder davon, ob Belege dazugehören. Sprechen Sie das am besten an, sobald die Prüfungsanordnung vorliegt.

Darf der Prüfer die Daten direkt in der Kanzlei einsehen?

Ja, wenn Sie dem Finanzamt mitteilen, dass die Daten dort liegen. Die Kanzlei muss dann je nach Vorgabe des Prüfers Einsicht gewähren, Auswertungen erstellen oder die Daten übertragen. Bei Berufsträgern wie Steuerberatern muss der Prüfer sein Erscheinen in angemessener Frist ankündigen (§ 147 Abs. 6 Satz 4 AO), sodass sich der Termin planen lässt.

Kann ich den Export selbst ziehen, obwohl die Kanzlei bucht?

Meist nicht, denn die Buchungen liegen dann im Datenbestand der Kanzlei, auf den Sie keinen eigenen Zugriff haben. Den Export erzeugt die Kanzlei aus ihrem Programm; in Kanzlei Software heißt die Funktion „Export steuerliche Außenprüfung“. Bitten Sie um eine Kopie für Ihre Unterlagen und sehen Sie sich deren Inhalt mit dem kostenlosen Export-Check an.

Was passiert, wenn sich die Übergabe verzögert?

Nach einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen kann ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je vollem Kalendertag festgesetzt werden, höchstens für 150 Tage (§ 200a Abs. 2 AO). Das Verschulden von Vertretern und Erfüllungsgehilfen wird dabei dem Unternehmen zugerechnet. Daneben kennt § 146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro, wenn der Datenzugriff nicht eingeräumt wird.

Gehören Kassen- und Lohndaten in denselben Export?

Nein. Kassendaten aus Systemen mit TSE werden über die einheitliche digitale Schnittstelle nach der DSFinV-K bereitgestellt, Lohndaten nach der Digitalen LohnSchnittstelle. Beides läuft getrennt vom Buchhaltungsexport nach § 147 Abs. 6 AO. Klären Sie, wer Kasse und Lohn betreut; die Software hier bietet keine Lohnabrechnung an.

Übernimmt die Software die Prüfungsbegleitung durch die Steuerberatung?

Nein. Die Software erzeugt die Daten, das Belegarchiv und die Unterlagen für die Kanzlei. Die Einschätzung von Prüfungsfeststellungen, Stellungnahmen und die Begleitung im Termin bleiben Aufgabe Ihrer Steuerberatung. Der Nutzen liegt in der Arbeitsteilung: Die Datei entsteht ohne Umweg, und die Kanzlei kann sich auf die fachliche Seite konzentrieren.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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