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Lexware

GoBD-Export aus Lexware: So entstehen die Daten für die Betriebsprüfung

Lexware gibt es in zwei Ausprägungen: Lexware Office als Online-Software und die installierten Programme Lexware buchhaltung und Lexware financial office. Beide bieten einen Export für den Betriebsprüfer, aber an anderer Stelle und mit eigenen Besonderheiten. Diese Seite fasst zusammen, was die Lexware-Hilfe und die aktuellen Benutzerhandbücher dazu beschreiben, also Menüweg, Zeitraum, Inhalt und Nebenwirkungen wie die Festschreibung, und zeigt, wie der Export aussieht, wenn Sie die Buchhaltung zu dieser Software verlegen.

Stand: 2026-10-19

Lexware Office: „Daten für die Betriebsprüfung“

Laut Lexware-Hilfe öffnen Sie über das Zahnradsymbol die Einstellungen und dort den Bereich Export. Unter „vordefinierter Zeitraum“ wählen Sie das Jahr oder einzelne Monate oder Quartale, markieren unter „Weitere Exporte“ den Eintrag „Daten für die Betriebsprüfung“, wählen die benötigten Daten und klicken auf „Export starten“. Die fertige Datei erscheint unten im selben Bereich, und Lexware schickt eine E-Mail, sobald sie bereitsteht.

Das ZIP enthält nach der Hilfe die Ein- und Ausgangsbelege, CSV-Dateien für Journal, Kontenplan, Debitoren- und Kreditorenstammdaten, Ausgangsrechnungen mit Positionen und den Anlagenspiegel sowie index.xml und gdpdu-01-08-2002.dtd für die Prüfsoftware. Den Anlagenspiegel zum 31.12. gibt es nur beim Export eines ganzen Jahres. Optional kommt die Protokollierung als Export_Protokoll.csv hinzu, was die Erstellung auf mehrere Stunden verlängern kann.

Lexware nennt denselben Export auch IDEA-, Z3-, GDPdU- oder XML-Export. Amtlich heißt der Vorgang seit der GoBD-Änderung vom 11.03.2024 Datenüberlassung (Z3), und das Gesetz verlangt seit 2023 keinen Datenträger mehr, sondern dass die Daten in auswertbarer Form an die Finanzbehörde gehen.

Lexware Office, Lexware buchhaltung und diese Software im Vergleich

Angaben zu Lexware laut Lexware-Hilfe und aktuellen Benutzerhandbüchern, abgerufen am 19.10.2026.

Prüferexport in drei Programmen
MerkmalLexware OfficeLexware buchhaltung / financial officeDiese Software
MenüwegEinstellungen → Export → Weitere Exporte → Daten für die BetriebsprüfungDatei → Export → Daten BetriebsprüfungBuchhaltung → Abschluss → Exporte → Betriebsprüfung
ZeitraumJahr, einzelne Monate oder Quartaleein oder mehrere Wirtschaftsjahreein oder mehrere Geschäftsjahre in einem Archiv
Auswahlbenötigte Daten wählbarBerichte per Häkchen wählbaralle Tabellen mit Daten; leere entfallen
Beschreibungsdateiindex.xml und gdpdu-01-08-2002.dtdim Handbuch nicht beschriebenindex.xml, referenzierte DTD im selben Ordner, README.txt
BelegeEin- und Ausgangsbelege im ZIPim Handbuch nicht beschriebenBelegarchiv: alle Exporttabellen plus Belegdateien und Zuordnung zu Buchungen
Hinweis der QuelleExport schreibt die betroffenen Buchungen festBuchungen im Stapel werden nicht übertragenExport prüft den Datenbankstand, damit das Paket stimmig ist
Protokolloptional Export_Protokoll.csveigener Assistent GoBD-Protokollierungstammdaten_historie.csv, wenn frühere Stände vorhanden sind

Was die Festschreibung durch den Export bedeutet

Ein Satz in der Lexware-Hilfe verdient Aufmerksamkeit: Der Export für die Betriebsprüfung schreibt die betroffenen Buchungen automatisch fest. Wer zur Probe einen Export des laufenden Jahres zieht, sperrt damit auch Buchungen, die vielleicht noch korrigiert werden sollten. Ziehen Sie den Export deshalb erst, wenn der Zeitraum abgestimmt ist, am besten nach Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung.

Für die Prüfung selbst ist die Festschreibung kein Nachteil, denn § 146 Abs. 4 AO verlangt ohnehin, dass der ursprüngliche Inhalt einer Buchung feststellbar bleibt. Es kommt nur auf die Reihenfolge an: erst abstimmen und abschließen, dann exportieren.

Für den Prüfer hält Lexware einen weiteren Hinweis bereit: Das Importmakro „Lexware“ in der Prüfsoftware ist für Daten der installierten Lexware-Buchhaltung gedacht, nicht für Lexware Office. Nennen Sie bei der Übergabe deshalb ausdrücklich, aus welchem Produkt das Paket stammt; laut Lexware steht Prüfern ein passendes Vorgehen in einer internen Wissensdatenbank der Finanzverwaltung zur Verfügung.

Lexware buchhaltung und financial office: der Assistent im Menü Datei

In den installierten Programmen führt laut den aktuellen Benutzerhandbüchern der Befehl Datei → Export → Daten Betriebsprüfung zu einem Assistenten. Auf der ersten Seite wählen Sie die Berichte für den Export; was nicht dabei sein soll, verliert sein Häkchen. Danach bestimmen Sie das oder die zu prüfenden Wirtschaftsjahre und über „Durchsuchen“ das Exportverzeichnis; den Dateinamen vergibt das Programm selbst.

Mit „Daten komprimieren“ legt das Programm eine komprimierte Datei im Datenverzeichnis unter „Betrprue“ ab, „Fertig stellen“ startet den Export. Stehen noch Buchungen im Stapel, erscheint ein Hinweis, und diese Buchungen werden nicht übertragen; prüfen Sie den Stapel also vorher. Welche Dateien der Export im Einzelnen enthält, beschreibt das Handbuch nicht. Ein Blick in das Ergebnis mit dem kostenlosen Export-Check schafft hier Klarheit.

Daneben gibt es den Assistenten GoBD-Protokollierung, der ein Protokoll der Stammdatenänderungen ausgibt und speichert. Aufrufen kann ihn laut Handbuch nur der Lexware Supervisor.

Prüferzugriff am Bildschirm: Z1 und Z2 in Lexware Office

Neben dem Export kennen die GoBD zwei weitere Zugriffsarten (Rz. 165 und 166). Für den unmittelbaren Zugriff legen Sie den Prüfer laut Lexware-Hilfe als Benutzer auf einem Rechner an, den Sie bereitstellen; auf Anfrage versetzt der Lexware-Kundenservice das Konto für die Prüfungsdauer in einen Lesemodus. Während dieser Zeit können Sie selbst nicht mit Lexware Office arbeiten, nach der Prüfung schaltet der Kundenservice wieder um.

Den mittelbaren Zugriff erfüllen Sie, indem Sie oder Ihre Steuerberatung Auswertungen nach den Vorgaben des Prüfers erstellen. Planen Sie einen Lesemodus rechtzeitig ein, wenn in der Prüfungszeit Rechnungen geschrieben oder Belege gebucht werden müssen.

Wechsel zu dieser Software: neue Jahre hier, alte in Lexware

Verlegen Sie die Buchhaltung hierher, beginnt sie mit Eröffnungswerten. Unter Buchhaltung → Umzug laden Sie die letzte Summen- und Saldenliste oder Schlussbilanz aus Lexware hoch, prüfen die Vorschau und bestätigen. Kunden, Lieferanten und Anlagegüter kommen als CSV oder Excel; liegt für das laufende Jahr ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software im Format EXTF oder DTVF vor, richtet unser Team die Buchungen ein.

Für jedes hier gebuchte Jahr erzeugt ein Klick auf „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“ im Abschluss-Bereich den Prüferexport samt index.xml, auf Wunsch für mehrere Jahre in einem Archiv. Das Kontenverzeichnis darin trägt neben der Soll- oder Haben-Natur auch Kontoart und Kontotyp nach GoBD Rz. 94; ist eine Angabe nicht bestimmbar, bleibt das Feld leer.

Die Jahre davor bleiben Sache des alten Programms, denn ein Lexware-Export wird hier nicht als Buchungen eingelesen. Vor einer Kündigung von Lexware Office empfiehlt es sich, für alle noch aufbewahrungspflichtigen Jahre die Daten für die Betriebsprüfung zu erzeugen und sicher abzulegen; die Festschreibung trifft dann nur abgeschlossene Jahre. Ob das allein genügt, behandelt die Seite zu Softwarewechsel und Altdaten anhand von GoBD Rz. 142 bis 144.

Häufige Fragen

Erzeugt jedes Lexware-Programm eine index.xml?

Für Lexware Office nennt die Hilfe ausdrücklich index.xml und gdpdu-01-08-2002.dtd im ZIP. Für Lexware buchhaltung und financial office beschreiben die aktuellen Handbücher den Assistenten, aber nicht die einzelnen Dateien. Öffnen Sie das Ergebnis mit dem kostenlosen Export-Check oder fragen Sie beim Lexware-Kundenservice nach, bevor Sie das Paket übergeben.

Wozu dient die Datei gdpdu-01-08-2002.dtd im Export?

Sie ist die Beschreibungsdefinition, auf die die index.xml verweist. Der Beschreibungsstandard verlangt, dass sie im selben Verzeichnis wie die index.xml liegt, und sie darf nicht verändert werden. Der Dateiname geht auf die Version 1.1 des Standards vom 01.08.2002 zurück. Lassen Sie die Datei deshalb unverändert im Paket.

Kann ich in Lexware Office nur ein Quartal exportieren?

Ja, die Hilfe nennt neben dem ganzen Jahr auch einzelne Monate und Quartale. Für eine Außenprüfung, die meist ganze Geschäftsjahre umfasst, ist der Jahresexport aber die Regel; nur dann enthält das Paket auch den Anlagenspiegel zum 31.12. Bedenken Sie, dass jeder Export die betroffenen Buchungen festschreibt.

Warum fehlen Buchungen in meinem Export aus Lexware buchhaltung?

Ein bekannter Grund ist der Stapel: Buchungen, die dort noch stehen, überträgt der Assistent laut Handbuch nicht und weist darauf hin. Prüfen Sie außerdem, ob alle Wirtschaftsjahre der Prüfungsanordnung angehakt und die gewünschten Berichte ausgewählt waren. Bei Lexware Office gilt: Exportiert werden die im Zeitraum bebuchten Konten und Geschäftspartner.

Übernimmt diese Software meine Lexware-Daten der Vorjahre?

Nicht als Buchungen. Übernommen werden die Eröffnungswerte aus Ihrer letzten Saldenliste oder Schlussbilanz, Stammdaten per CSV oder Excel und für das laufende Jahr ein Buchungsstapel aus Kanzlei Software, den unser Team einrichtet. Die Vorjahre bleiben in Lexware oder in den dort erzeugten Prüferexporten und müssen während der Aufbewahrungsfrist auswertbar bleiben.

Muss ich für den Prüfer einen eigenen Benutzer anlegen?

Für den unmittelbaren Zugriff am Bildschirm beschreibt die Lexware-Hilfe genau das: Der Prüfer erhält einen Benutzer auf einem Rechner, den Sie bereitstellen, und in der Regel nur Lesezugriff über den Lesemodus. Für den Export allein braucht es keinen Benutzer; den erzeugen Sie selbst und übergeben ihn auf dem vereinbarten Weg.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.