Buchhaltungssoftware wechseln: Was passiert mit den Altdaten?

Was die GoBD beim Systemwechsel verlangen

Die GoBD behandeln den Systemwechsel in Rz. 142 bis 144. Die ursprüngliche Hard- und Software darf danach nur wegfallen, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind. Erstens müssen sämtliche Daten, also Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten samt den nötigen Verknüpfungen, nach Menge und Qualität gleichwertig in ein anderes System übergehen, sei es eine neue Software, eine Datenbank oder ein Archivsystem; umgesetzt werden darf dabei nur das Format, etwa von Datum und Währung, nicht der Inhalt, und jede solche Änderung ist zu dokumentieren. Zweitens muss das neue System dieselben Auswertungen erlauben, als lägen die Daten noch im Produktivsystem.

Gelingt das nicht, ist die ursprüngliche Hard- und Software nach Rz. 143 für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten; Erleichterungen nach § 148 AO sind möglich. Rz. 144 schließt eine Abkürzung aus: Datenextrakte, Berichte oder Druckdateien reichen nicht, wenn dabei nicht sämtliche pflichtigen Daten mitgenommen werden. Nach Rz. 129 darf zudem die maschinelle Auswertbarkeit nicht sinken, weshalb das Umwandeln von Journaldaten in PDF unzulässig ist. Wer Dateien konvertiert, bewahrt nach Rz. 135 grundsätzlich beide Fassungen auf, es sei denn, die Konvertierung verändert nichts, verliert keine Information, ist in der Verfahrensdokumentation festgehalten und schränkt den Datenzugriff nicht ein.

Die Fünfjahresregel des § 147 Abs. 6 Satz 5 AO

Das Gesetz kennt eine Erleichterung. Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach einem Systemwechsel oder einer Auslagerung, die Daten nur noch auf einem Datenträger vorzuhalten, der maschinell lesbar und auswertbar ist, sobald das fünfte Kalenderjahr nach der Umstellung vorbei ist. Die GoBD fassen das in Rz. 164 so zusammen, dass dann nur noch der Z3-Zugriff in Betracht kommt. Nach Art. 97 § 19b Abs. 2 EGAO betrifft die Regel Daten, deren Frist zum 1. Januar 2020 noch lief.

Ein Beispiel: Erfolgt die Umstellung im Jahr 2026, ist 2031 das fünfte darauf folgende Kalenderjahr. Ab dem 1. Januar 2032 reicht für die Altdaten vor Prüfungsbeginn ein auswertbarer Datenträger. In den Jahren davor kann die Finanzbehörde grundsätzlich auch Einsicht in das System oder Auswertungen nach ihren Vorgaben verlangen. Bis dahin brauchen Sie deshalb entweder das Altsystem oder eine Überführung, die die Bedingungen der Rz. 142 erfüllt.

Wege für Altdaten im Vergleich

Die Wege schließen sich nicht aus. Ein vollständiger Export als Sicherung ist in jedem Fall sinnvoll.

Checkliste vor der Kündigung des Altsystems

• Exportieren Sie alle Jahre, deren Aufbewahrungsfrist noch läuft, vollständig: Buchungen, Konten, Stammdaten, Anlagen und Belege, möglichst als Datenexport mit Beschreibungsdateien, wenn das Programm ihn anbietet.
• Legen Sie die Exporte unverändert ab, mit den ursprünglichen Dateinamen und den beigelegten Beschreibungs- und DTD-Dateien, und verschaffen Sie sich auf der kostenlosen Seite „GoBD-Export prüfen“ einen Überblick über den Inhalt.
• Sichern Sie zusätzlich die letzte Summen- und Saldenliste und die Schlussbilanz aus dem Altsystem; daraus entstehen die Eröffnungswerte im neuen Programm.
• Halten Sie in der Verfahrensdokumentation fest, wann und wie umgestellt wurde, welche Formate umgesetzt wurden und wo die Altdaten liegen.
• Verwahren Sie Zugangsdaten, Lizenzschlüssel und die zuletzt genutzte Programmversion an einem Ort, den auch eine Vertretung findet.
• Prüfen Sie bei Online-Programmen in den Vertragsbedingungen, wie lange nach Vertragsende noch Zugriff besteht und wann Daten gelöscht werden, und fragen Sie, ob ein reiner Lesezugang möglich ist.
• Hat bereits eine Außenprüfung begonnen, schalten Sie nichts ab, bevor Sie das mit Ihrer Steuerberatung abgestimmt haben; die Fünfjahreserleichterung setzt voraus, dass noch keine Prüfung läuft.

Was die Software beim Umzug übernimmt

Der Umzug beginnt in der Buchhaltung unter „Umzug“. Sie laden die letzte Summen- und Saldenliste oder Schlussbilanz des Altsystems hoch, als PDF, CSV, Excel, JPG oder PNG mit bis zu 20 MB. Konten und Salden erkennt die KI; nach einer Vorschau entscheiden Sie, und geschrieben werden die Eröffnungswerte erst, wenn Sie bestätigen. Stammdaten wie Kunden, Lieferanten, eigene Konten und Anlagegüter übernehmen Sie als CSV- oder Excel-Datei.

Wechseln Sie mitten im Jahr, übernehmen Sie die bisherigen Buchungen dieses Jahres als Buchungsstapel aus Kanzlei Software im Format EXTF oder DTVF. Den hochgeladenen Stapel sieht sich unser Team an und legt die Buchungen anschließend an; wer „Datei an unser Team senden“ nutzt, bekommt in der Regel innerhalb von zwei Stunden Rückmeldung, an Werktagen von 9 bis 18 Uhr. Der Beginn eines Geschäftsjahres bleibt der einfachste Zeitpunkt, weil dann die Eröffnungswerte genügen.

Was bewusst nicht übernommen wird

Die Software importiert keinen fremden GoBD- oder Z3-Export als Buchungen. Dahinter steht ein fachlicher Grund: Die Altdaten sollen unverändert in ihrem Ursprungssystem oder dessen Export bleiben, denn nach Rz. 142 darf eine Überführung den Inhalt nicht ändern und muss gleichwertige Auswertungen erlauben. Vergangene Jahre in einem neuen Programm nachzubuchen, würde neue Buchungen mit neuen Erfassungszeitpunkten erzeugen, die nicht mehr den Originalen entsprechen.

Für eine spätere Prüfung, die den Wechsel überspannt, liefern Sie deshalb zwei Quellen: den Export des Altsystems für die Jahre davor und den GoBD-Datenexport dieser Software für die Jahre danach. Dasselbe gilt in umgekehrter Richtung, sollten Sie die Software eines Tages verlassen: Ihr Export enthält Journal, Saldenlisten je Jahr, Stammdaten und ein Kontenverzeichnis, das gemäß Rz. 94 auch Kontoart und Kontotyp ausweist, beschrieben in einer index.xml, und das Belegarchiv ergänzt die Belegdateien samt Zuordnung zur Buchung.

Häufige Fragen

Kann ich das alte Programm sofort nach dem Umzug kündigen?

Nur, wenn die Altdaten anderweitig gesichert und auswertbar sind. Vor Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung verlangen die GoBD entweder das Altsystem oder eine gleichwertige Überführung mit denselben Auswertungsmöglichkeiten. Ein Export allein, ohne System für diese Auswertungen, genügt nach dem Wortlaut erst danach und nur, solange noch keine Außenprüfung begonnen hat.

Reicht ein PDF-Ausdruck des Journals als Altdatenarchiv?

Nein. Nach Rz. 129 der GoBD ist es unzulässig, Journaldaten in PDF umzuwandeln, weil das die maschinelle Auswertbarkeit verringert, und nach Rz. 144 genügen Berichte oder Druckdateien nicht, wenn nicht alle aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen sind. Ein PDF kann als Lesehilfe dienen, ersetzt aber nicht die auswertbaren Daten selbst.

Kann die Software meinen alten Datenexport einlesen?

Nicht als Buchungen. Ein fremder GoBD- oder Z3-Export bleibt das Archiv der alten Jahre und wird unverändert aufbewahrt. Die Software startet stattdessen mit Eröffnungswerten, die sie aus der Schlussbilanz oder der letzten Saldenliste Ihres bisherigen Programms liest, nimmt Stammdaten als CSV- oder Excel-Datei auf und übernimmt bei einem unterjährigen Wechsel einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software, den unser Team prüft und einrichtet.

Was gilt, wenn meine Altdaten bei einem Online-Anbieter liegen?

Befinden sich Ihre Daten bei einem Dritten und teilen Sie das der Finanzbehörde mit, muss nach § 147 Abs. 6 Satz 2 AO der Dritte Einsicht gewähren, die Daten nach Vorgabe auswerten oder sie übertragen; die Kosten tragen Sie. Das hilft aber nur, solange der Anbieter die Daten noch vorhält. Sichern Sie deshalb vor Vertragsende einen vollständigen Export.

Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel?

Am einfachsten zum Beginn eines Geschäftsjahres. Dann genügen die Schlusssalden des Altsystems als Eröffnungswerte, und alle Buchungen des neuen Jahres entstehen im neuen Programm. Ein Wechsel im laufenden Jahr ist möglich, verlangt aber, die bisherigen Buchungen des Jahres zu übernehmen; in der Software geschieht das über einen Buchungsstapel aus Kanzlei Software, den unser Team einrichtet.

Muss ich den Wechsel in der Verfahrensdokumentation festhalten?

Ja, soweit Daten überführt oder konvertiert werden. Rz. 142 verlangt, die bei einer Migration vorgenommenen Änderungen zu dokumentieren, und Rz. 135 knüpft die Aufbewahrung allein der konvertierten Fassung unter anderem an einen Eintrag in der Verfahrensdokumentation. Halten Sie außerdem fest, wo die Altdaten liegen und wie man darauf zugreift. Die Verfahrensdokumentation können Sie in der Software erstellen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (BStBl I S. 1269), Rz. 129, 135, 142 bis 144 und 164 — abgerufen am 19.10.2026
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (Abs. 6) — abgerufen am 19.10.2026
• Art. 97 § 19b EGAO – Anwendung der Fünfjahresregel — abgerufen am 19.10.2026
• BMF-Schreiben vom 11.03.2024, Änderung der GoBD (BStBl I S. 374), Rz. 94 — abgerufen am 19.10.2026