Datenträgerüberlassung
Datenträgerüberlassung: Welche Dateien bekommt der Betriebsprüfer – und auf welchem Weg?
Datenträgerüberlassung ist der Begriff, unter dem der Z3-Zugriff vielen bekannt ist. Amtlich heißt er inzwischen anders: Die GoBD sprechen seit dem BMF-Schreiben vom 11. März 2024 von „Datenüberlassung (Z3)“, und § 147 Abs. 6 AO spricht seit 2023 nicht mehr vom Datenträger, sondern von der Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format. Gemeint ist dasselbe: Die Buchhaltung geht als auswertbare Dateien an die Außenprüfung. Diese Seite zeigt, welche Wege dafür zulässig sind, was in das Paket gehört und was mit den Daten nach der Übergabe geschieht.
Stand: 2026-10-19
Vom Datenträger zum Format: was sich am Begriff geändert hat
In der Fassung des Steuersenkungsgesetzes von 2000 sprach § 147 Abs. 6 AO davon, die Unterlagen „auf einem maschinell verwertbaren Datenträger“ zur Verfügung zu stellen. Daher stammt das Wort Datenträgerüberlassung, das sich im Sprachgebrauch bis heute gehalten hat. Seit dem 1. Januar 2023 lautet Nr. 3 der Vorschrift anders: Die Finanzbehörde kann verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format an sie übertragen werden. Das Medium ist damit nicht mehr Teil des Tatbestands.
Die GoBD haben die Sprache mit dem BMF-Schreiben vom 11. März 2024 nachgezogen, das seit dem 1. April 2024 gilt. In Rz. 128, 161, 167, 168, 176 und 177 steht seither „Datenüberlassung“, in Rz. 160 ist von überlassenen Daten die Rede, und Rz. 176 spricht von neuen Datenüberlassungen statt neuen Datenträgern. Die zweite Änderung vom 14. Juli 2025 hat Rz. 167 inhaltlich nicht angefasst. Wer heute „Datenträgerüberlassung“ schreibt, wird verstanden, meint rechtlich aber die Datenüberlassung nach aktueller Fassung.
Auf welchem Weg die Daten zum Prüfer gelangen
GoBD Rz. 167 nennt zwei Beispiele: einen Datenträger oder die Zurverfügungstellung über eine Datenaustauschplattform, für die die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat, mit Verweis auf § 87a Abs. 1 AO. Diese Vorschrift lässt die elektronische Übermittlung von Dokumenten zu, soweit der Empfänger dafür einen Zugang eröffnet. Welcher Weg im Einzelfall gilt, klären Sie am besten direkt mit dem Prüfer, bevor Sie das Archiv erzeugen.
Gefragt wird oft früher, als man denkt. § 197 Abs. 3 AO lässt zu, dass schon die Prüfungsanordnung eine angemessene Frist für die Datenübertragung setzt, und Rz. 167 bestätigt, dass die Datenüberlassung auf diesem Weg vor dem ersten Prüfungstag fällig werden kann. Mit einem Export auf Knopfdruck ist eine solche Frist gut zu halten.
Umgekehrt ist der Weg begrenzt: Die Finanzbehörde darf nicht selbst Daten aus Ihrem System herunterladen und keine Kopien vorhandener Datensicherungen anfertigen (Rz. 167). Das Einlesen muss ohne Installation fremder Software auf ihren Rechnern gelingen, und eine Verschlüsselung muss spätestens bei der Übernahme aufgehoben werden (Rz. 176). Bei kennwortgeschützten Dateien verlangt die GoBD-Anlage, das Kennwort mitzuteilen.
Das Export-Archiv Datei für Datei
Inhalt der Datei gobd-export-<Jahr>.zip aus dieser Software. Tabellen ohne Inhalt fehlen absichtlich, weil eine leere Tabelle die Aussage „nichts geführt“ träfe.
| Datei | Inhalt | Datenart | Wann enthalten |
|---|---|---|---|
| journal.csv | Buchungsjournal mit allen Buchungen der gewählten Jahre, einschließlich Erfassungszeitpunkt | Bewegungsdaten | immer |
| saldenliste.csv | Summen- und Saldenliste je Sachkonto; bei mehreren Jahren je Jahr im eigenen Unterordner | verdichtete Bewegungsdaten | immer |
| konten.csv | verwendete Konten mit Bezeichnung, Soll- oder Haben-Natur sowie Kontoart und Kontotyp nach GoBD Rz. 94 (leer, wo nicht bestimmbar) | Stammdaten | immer |
| partner.csv | Debitoren und Kreditoren | Stammdaten | wenn Geschäftspartner geführt werden |
| anlagen.csv | Anlagenverzeichnis | Stammdaten | wenn Anlagegüter vorhanden sind |
| anlagen_bewegungen.csv | AfA, Zu- und Abgänge je Anlagegut | Bewegungsdaten | wenn Anlagegüter vorhanden sind |
| stammdaten_historie.csv | frühere Stände von Konto- und Partnerstammdaten | Stammdaten | wenn sich Stammdaten geändert haben |
| bewirtungs_eigenbelege.csv | digitale Bewirtungsbelege | Dokumentdaten | wenn vorhanden |
| index.xml | Beschreibung aller Tabellen und Felder samt der Verknüpfungen Buchung → Konto und Saldenliste → Konto als Fremdschlüssel | Metadaten | immer |
| gdpdu-01-09-2004.dtd | Beschreibungsdefinition, auf die die index.xml verweist | Metadaten | immer, im selben Ordner |
| README.txt | Klartext-Hinweis für Prüfer und Steuerberatung | Erläuterung | immer |
Mit Belegen: das Belegarchiv als erweitertes Paket
Rz. 167 erfasst neben den Daten auch elektronische Dokumente und Unterlagen. Will der Prüfer die Belege mitbekommen, wählen Sie in der Buchhaltung unter „Belege“ im Menü mit den drei Punkten „Belegarchiv exportieren“. Dieses Archiv ist eine Obermenge des Datenexports: Es enthält alle oben genannten Tabellen samt index.xml und DTD und zusätzlich den Ordner belege/ mit den Belegdateien, das Belegverzeichnis belege.csv und die Tabelle beleg_buchung.csv. Seine index.xml beschreibt auch die Verknüpfung Beleg ↔ Buchung, selbst wenn eine Buchung mehrere Belege trägt.
Für eine Übergabe mit Belegen genügt damit ein einziges Archiv; der reine Datenexport aus dem Abschlussbereich bleibt der schlanke Weg, wenn nur die Buchungsdaten verlangt sind. Kann ein Beleg nicht aufgelöst werden, meldet die Software „Belegarchiv ist unvollständig“, statt ein lückenhaftes Paket herauszugeben. Große Bestände teilt sie in mehrere Dateien auf, damit sie sich auf einem Datenträger oder über eine Plattform übergeben lassen.
So erzeugen und übergeben Sie das Paket
- Übergabeweg und Frist mit dem Prüfer abstimmen: Datenträger oder Austauschplattform, welche Geschäftsjahre, bis wann.
- In der Buchhaltung den Bereich „Abschluss“ aufrufen, zu „Exporte“ wechseln und im Abschnitt „Betriebsprüfung“ die Geschäftsjahre anhaken, die die Prüfungsanordnung nennt.
- „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“ anklicken. Die Software liest auch große Journale vollständig, prüft einen in sich stimmigen Datenbankstand und legt die ZIP-Datei gobd-export-<Jahr>.zip ab.
- Sind auch die Belege verlangt, erzeugen Sie stattdessen das Belegarchiv unter „Belege“; es bringt dieselben Tabellen und zusätzlich die Belegdateien mit ihrer Zuordnung mit.
- Das fertige Archiv im kostenlosen Online-Check „GoBD-Export prüfen“ inventarisieren lassen; das geschieht lokal im Browser, ohne dass die Datei hochgeladen wird.
- Die Dateien auf den vereinbarten Datenträger kopieren oder auf der Plattform bereitstellen und eine identische Kopie für die eigenen Unterlagen behalten.
Was nach der Übergabe mit den Daten geschieht
Mit der Übergabe verlassen die Daten Ihr Unternehmen: Rz. 168 zählt die Mitnahme ausdrücklich zur Datenüberlassung. Die Behörde darf sie auf ihren mobilen Geräten verarbeiten, gleich wo diese eingesetzt werden, und sie vorhalten, bis die Verwaltungsakte, die sie betreffen, unanfechtbar sind (§ 147 Abs. 7 AO). Danach endet das Recht: Sind die Bescheide aus der Prüfung bestandskräftig, müssen die Daten gelöscht und überlassene Datenträger zurückgegeben werden (Rz. 169).
Fehlt etwas oder stimmt eine Lieferung nicht, kann die Behörde neue Datenüberlassungen mit vollständigen und zutreffenden Daten verlangen, und im Verlauf der Prüfung auch weitere anfordern (Rz. 176). Weil sich der Export jederzeit erneut erzeugen lässt, ist eine solche Nachlieferung kein neues Projekt. Kassendaten nach der DSFinV-K und Lohndaten nach der Digitalen LohnSchnittstelle kommen dagegen aus den jeweiligen Systemen und sind nicht Teil dieses Archivs.
Häufige Fragen
Reicht ein USB-Stick als Datenträger?
Ein bestimmtes Medium schreiben weder § 147 Abs. 6 AO noch GoBD Rz. 167 vor; dort ist beispielhaft von einem Datenträger oder einer Datenaustauschplattform die Rede. Entscheidend ist, dass die Dateien maschinell auswertbar sind und sich ohne fremde Software einlesen lassen. Welches Medium der Prüfer annimmt, sprechen Sie vorher mit ihm ab.
Darf ich das Archiv verschlüsseln?
Die GoBD verlangen, dass eine Verschlüsselung spätestens bei der Übernahme auf die Systeme der Finanzbehörde aufgehoben wird und das Einlesen ohne Installation fremder Software möglich ist (Rz. 176). Ist eine Datei kennwortgeschützt, muss das Kennwort nach der GoBD-Anlage mitgeteilt werden. Geben Sie es dem Prüfer am besten auf einem anderen Weg als das Archiv selbst.
Kann das Finanzamt die Daten schon vor Prüfungsbeginn verlangen?
Ja. Nach § 197 Abs. 3 AO kann die Prüfungsanordnung verlangen, aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist vorzulegen; elektronisch erstellte Daten sind dann in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen. GoBD Rz. 167 bestätigt, dass dieses Verlangen vor Beginn der Prüfung geltend gemacht werden kann.
Bekomme ich meinen Datenträger zurück?
Ja. Nach GoBD Rz. 169 sind die überlassenen Daten spätestens nach Bestandskraft der Bescheide aus der Außenprüfung zu löschen und zur Auswertung überlassene Datenträger zurückzugeben. Bis zur Unanfechtbarkeit darf die Behörde die Daten nach § 147 Abs. 7 AO auch auf mobilen Geräten aufbewahren. Behalten Sie selbst eine identische Kopie dessen, was Sie übergeben haben.
Warum fehlt in meinem Archiv die Datei partner.csv?
Weil Sie in der Buchhaltung keine Geschäftspartner geführt haben. Die Software legt Tabellen nur an, wenn es Datensätze gibt. Eine leere Partnertabelle wäre gegenüber dem Prüfer die Aussage, es gebe keine Debitoren oder Kreditoren; diese Aussage soll das Archiv nicht ungeprüft treffen. Dasselbe gilt für Anlagen, Stammdatenhistorie und Bewirtungsbelege.
Gehört die Verfahrensdokumentation auf den Datenträger?
Nicht automatisch, aber auf Verlangen müssen die Teile der Verfahrensdokumentation bereitgestellt werden können, die einen Systemüberblick geben und zum Verständnis des Systems nötig sind (GoBD Rz. 160). Die Software hat dafür einen eigenen Bereich, in dem Sie die Beschreibung erstellen und bei Bedarf beilegen.
Quellen und Rechtsstand
Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen — abgerufen am 19.10.2026
- § 197 AO – Bekanntgabe der Prüfungsanordnung — abgerufen am 19.10.2026
- § 87a AO – Elektronische Kommunikation — abgerufen am 19.10.2026
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – GoBD (BStBl I S. 1269) — abgerufen am 19.10.2026
- BMF-Schreiben vom 11.03.2024 – Änderung der GoBD, Rz. 167 bis 169 und Anlage — abgerufen am 19.10.2026
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025 – 2. Änderung der GoBD — abgerufen am 19.10.2026
- Caseware: Beschreibungsstandard GDPdU/GoBD, Version 1.6 (mit Wortlaut der früheren Fassung des § 147 Abs. 6 AO) — abgerufen am 19.10.2026
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