Die index.xml nach dem Beschreibungsstandard: Aufbau, Elemente und typische Fehler

Was der Beschreibungsstandard festlegt und was nicht

Die Anlage zu den GoBD in der Fassung vom 11. März 2024 beschreibt den Standard als einheitliche technische Bereitstellungshilfe für die Format- und Inhaltsbeschreibung, entwickelt von der Finanzbehörde mit Softwareherstellern und der CaseWare Germany GmbH, die IDEA in Deutschland vertreibt. Umfang, Struktur und Bezeichnung der Daten gibt er ausdrücklich nicht vor, und er ermöglicht die Übergabe auf freiwilliger Basis. Wer eine andere Form wählt, muss die Strukturinformationen trotzdem maschinell auswertbar mitliefern (GoBD Rz. 176).

Technisch trennt der Standard Nutzdaten und Beschreibung. Die Tabellen liegen als Textdateien vor, entweder mit Trennzeichen (VariableLength, etwa CSV) oder mit festen Spaltenpositionen (FixedLength); weitere Dateiformate kennt der Standard nicht. Nur die Beschreibung ist XML. Je Tabelle wird genau eine Datei angenommen, und alle Beschreibungen stehen in einer einzigen index.xml. Die technische Beschreibung kann laut GoBD-Anlage kostenlos bei CaseWare angefordert werden; Version 1.6 hat den Datentyp Zeit ergänzt.

Element für Element: was in der index.xml steht

Bedeutung laut Beschreibungsstandard Version 1.6 und wie der GoBD-Datenexport dieser Software das jeweilige Element belegt.

Kopfzeile, Trennzeichen, Zeichensatz: Regeln für die CSV-Dateien

Für Muster-index.xml-Dateien der Finanzbehörde legt die GoBD-Anlage unter Nr. 1.4 fest: Die Felder müssen in jeder CSV-Datei in der beschriebenen Reihenfolge stehen, jeder Datei soll ein Kopfdatensatz mit den Feldnamen vorangestellt werden, und eine beschreibende index.xml ist beizufügen. Weicht eine Lieferung ab, etwa ohne Kopfzeile, mit anderem Feldtrenner als Semikolon, anderem Dezimalzeichen als Komma, anderem Tausendertrennzeichen als Punkt, anderem Zeilenumbruch als CRLF oder anderem Texteinschluss als Anführungszeichen, ist die Beschreibung entsprechend anzupassen.

Der Export dieser Software hält genau diese Konventionen ein. Jede CSV beginnt mit einer Kopfzeile, Felder trennt ein Semikolon, Beträge tragen das Dezimalkomma, als Tausendertrennzeichen ist der Punkt deklariert, Texte stehen in Anführungszeichen, jede Zeile endet mit CRLF, kodiert ist in UTF-8. Damit die Kopfzeile nicht als erster Datensatz gilt, setzt jede Table den Startdatensatz auf 2 – die Lösung, die das Dokument zum Standard in seinen häufig gestellten Fragen für genau diesen Fall zeigt.

Drei weitere Regeln aus dem Standard sind leicht zu übersehen. Negative Zahlen tragen das Minuszeichen ohne Leerstelle vor oder hinter der Zahl. Die Wahl eines Zeichensatzes ändert den Zeilenbegrenzer nicht; wer nicht CRLF verwendet, muss ihn ausdrücklich angeben. Und die Zeichen Anführungszeichen, kaufmännisches Und, Kleiner- und Größerzeichen gehören in Namen und Beschreibungen als XML-Entität geschrieben. Beschreibungstexte zeigt die Importkomponente dem Prüfer als Kommentar an; sie sollten 255 Zeichen nicht überschreiten.

Die DTD als Bauplan der index.xml

Eine DTD (Document Type Definition) ist die Grammatik der index.xml: Sie bestimmt, welche Elemente vorkommen dürfen, wie oft und in welcher Reihenfolge, und erlaubt einem XML-Parser, die Beschreibung zu validieren. Daten über die Tabellen stehen in ihr nicht. Zwei Regeln setzt der Standard: Die Datei gehört in denselben Ordner wie die index.xml, und ihr Inhalt bleibt unangetastet. Seine Beispiele verwenden die Namen gdpdu-01-08-2002.dtd (Version 1.1) und gdpdu-01-03-2019.dtd (Version 1.6).

Der Export dieser Software verweist im DOCTYPE der index.xml auf die Datei gdpdu-01-09-2004.dtd und legt genau diese Datei in denselben Ordner, statt sie nur zu verlinken. Einen bestimmten Dateinamen schreiben die GoBD nicht vor; nach dem Standard kommt es darauf an, dass die referenzierte DTD vollständig und unverändert neben der index.xml liegt.

Typische Stolpersteine in Exporten anderer Programme

• Die DTD fehlt im Ordner. Verweist die index.xml auf eine DTD, die nicht beiliegt oder nur als Internetadresse genannt ist, lässt sich die Beschreibung nicht gegen ihren Bauplan prüfen.
• Die Kopfzeile wird als Datensatz gelesen. Fehlt die Range-Angabe mit Startzeile 2, kommt die Zeile mit den Feldnamen als erster Datensatz an und passt bei Zahlen- oder Datumsfeldern nicht zum deklarierten Typ.
• Dezimalpunkt statt Komma. Liefert ein Programm Beträge mit Punkt, ohne DecimalSymbol anzupassen, gilt die Vorgabe Komma, und die Beträge passen nicht mehr zur Beschreibung.
• Beschreibung und Lieferung weichen ab. Nennt die index.xml eine Tabelle, die fehlt, oder verweist ein ForeignKey auf eine nicht gelieferte Tabelle, ist die Datenüberlassung nach dem Standard inkonsistent; der Import weist den Prüfer darauf hin.
• Spalten in falscher Reihenfolge. Die Felder müssen in der index.xml exakt so angeordnet sein wie in der Datei.
• Absolute Pfade. Im URL-Element sind nur relative Pfade zulässig, ausgehend vom Ordner der index.xml; vollständige Adressen mit Protokollangabe wie http oder ftp sind ungültig.
• PDF-Berichte statt Tabellen. Ein Journal als PDF kann der Standard nicht beschreiben, und die Umwandlung von Journaldaten in PDF ist nach GoBD Rz. 129 unzulässig.

Die index.xml erzeugen und selbst kontrollieren

Die index.xml entsteht nicht als Einzeldatei, sondern mit dem ganzen Archiv: in der Buchhaltung über „Abschluss“, dort im Bereich „Exporte“ und im Abschnitt „Betriebsprüfung“ mit der Schaltfläche „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“. Nach dem Entpacken liegen index.xml, DTD und CSV-Dateien nebeneinander; Saldenlisten mehrerer Jahre stecken in Unterordnern, auf die die URL-Elemente relativ zeigen.

Für eine erste Kontrolle nennt das Dokument zum Standard einen einfachen Weg: die index.xml in einem XML-fähigen Browser öffnen, um die Syntax zu prüfen. Als sichere Variante gilt dort der Probeimport mit IDEA. Ohne eigene Prüfsoftware zeigt der kostenlose Online-Check „GoBD-Export prüfen“ lokal im Browser, ob Indexdatei, Buchungs- und Stammdaten im Archiv stecken – auch bei Exporten aus anderen Programmen.

Häufige Fragen

Ist die index.xml gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. § 147 Abs. 6 AO verlangt ein maschinell auswertbares Format, und GoBD Rz. 176 verlangt die zur Auswertung nötigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form. Der Beschreibungsstandard mit der index.xml ist laut GoBD-Anlage eine freiwillige Bereitstellungshilfe. Weil IDEA ihn direkt einliest und die Muster der Finanzbehörde darauf aufbauen, ist er dennoch der naheliegende Weg.

Welche DTD-Datei ist die richtige?

Es gibt keinen einzigen richtigen Namen. Maßgeblich ist, dass die Datei, die im DOCTYPE der index.xml genannt ist, tatsächlich daneben liegt und nicht verändert wurde. Hersteller liefern unterschiedliche Fassungen aus; das Archiv dieser Software etwa enthält gdpdu-01-09-2004.dtd. Prüfen Sie bei fremden Exporten vor allem, ob DOCTYPE-Angabe und beigelegte Datei übereinstimmen.

Warum beginnt jede Tabelle erst bei Zeile 2?

Weil Zeile 1 die Feldnamen enthält. Die GoBD-Anlage sieht für die Muster der Finanzbehörde vor, dass jeder CSV-Datei ein Kopfdatensatz vorangestellt werden soll. Damit die Prüfsoftware diese Zeile nicht als Buchung oder Konto einliest, deklariert die index.xml mit dem Element Range und dem Wert From 2 den ersten echten Datensatz.

Darf ich eine index.xml von Hand nachbearbeiten?

Technisch ja, solange Beschreibung und Dateien danach exakt übereinstimmen. Der Standard empfiehlt, dass die Beschreibung von der Stelle kommt, die die Datenhoheit hat, also vom Hersteller oder vom Unternehmen selbst; die DTD darf nicht verändert werden. Bei einem Fehler im Export ist es meist sicherer, das Archiv neu zu erzeugen, statt einzelne Elemente anzupassen.

Liest IDEA auch Excel-Dateien ohne index.xml?

Nach der GoBD-Anlage unterstützt IDEA neben dem Beschreibungsstandard unter anderem Excel, allerdings nur im xlsx-Format und nur mit maschinell auswertbaren Strukturinformationen. Die Tabellen sollen reine Daten enthalten, ohne Leer-, Zwischensummen- oder Summenzeilen, mit Feldnamen in der ersten Zeile und eindeutigen Schlüsselfeldern für Verknüpfungen.

Beschreibt die index.xml auch Kontoart und Kontotyp?

Ja. Die Datei konten.csv enthält neben Kontonummer, Bezeichnung und Soll- oder Haben-Natur die Spalten kontoart (Aktiva, Passiva, Aufwand oder Ertrag) und kontotyp (Bilanz, GuV, Debitor oder Kreditor), die GoBD Rz. 94 seit März 2024 nennt. Lässt sich ein Wert nicht bestimmen, bleibt das Feld leer statt geraten; die index.xml beschreibt beide Spalten wie alle übrigen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Caseware: Beschreibungsstandard GDPdU/GoBD, Version 1.6 vom 01.03.2019 — abgerufen am 19.10.2026
• BMF-Schreiben vom 11.03.2024 – Änderung der GoBD mit Anlage „Ergänzende Informationen zur Datenüberlassung“ — abgerufen am 19.10.2026
• BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – GoBD (BStBl I S. 1269), Rz. 129 und 176 — abgerufen am 19.10.2026
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen — abgerufen am 19.10.2026