Was im Archiv steckt
Jede Tabelle ist eine CSV-Datei mit Kopfzeile, Semikolon als Feldtrenner, Komma als Dezimalzeichen und Zeilenende CRLF – die Konventionen des Musters der Finanzbehörde in der GoBD-Anlage. Die index.xml beschreibt alle Tabellen und sagt der Prüfsoftware, dass die Daten in Zeile 2 beginnen. Tabellen ohne Inhalt fehlen absichtlich: Eine leere Partnertabelle wäre die Aussage, es gebe keine Geschäftspartner.
| Datei | Inhalt |
|---|---|
| journal.csv | Buchungsjournal mit allen Buchungen der gewählten Jahre, einschließlich Erfassungszeitpunkt |
| saldenliste.csv | Summen- und Saldenliste je Sachkonto; bei mehreren Jahren je Jahr in einem Unterordner |
| konten.csv | Kontenverzeichnis der verwendeten Konten mit Bezeichnung, Soll- oder Haben-Natur sowie Kontoart und Kontotyp nach GoBD Rz. 94 |
| partner.csv | Stammdaten der Debitoren und Kreditoren – nur, wenn Geschäftspartner geführt werden |
| anlagen.csv, anlagen_bewegungen.csv | Anlagenverzeichnis sowie AfA, Zugänge und Abgänge je Anlagegut – nur, wenn vorhanden |
| stammdaten_historie.csv | frühere Stände von Konto- und Partnerstammdaten – nur, wenn sich etwas geändert hat |
| index.xml | Beschreibung aller Tabellen und Felder nach dem Beschreibungsstandard, mit den Verknüpfungen Buchung → Konto und Saldenliste → Konto |
| gdpdu-01-09-2004.dtd | die Beschreibungsdefinition, auf die index.xml verweist – im selben Ordner, wie es der Beschreibungsstandard verlangt |
| README.txt | Klartext-Hinweis für Prüfer und Steuerberatung: was enthalten ist und wie es zusammenhängt |
So erstellen Sie den Export
Sechs Schritte von der Prüfungsanordnung bis zum geprüften Archiv.
- 1
Jahre festschreiben
Schreiben Sie die Geschäftsjahre fest, die geprüft werden. Danach ändert sich keine Buchung mehr; Korrekturen laufen als Storno mit neuer Buchung und bleiben sichtbar.
- 2
Abschluss öffnen
In der Buchhaltung den Bereich „Abschluss“ öffnen und zu „Exporte“ gehen. Im Abschnitt „Betriebsprüfung“ steht der GoBD-Datenexport.
- 3
Prüfungsjahre wählen
Setzen Sie je Geschäftsjahr, das die Prüfungsanordnung nennt, ein Häkchen. Alle gewählten Jahre landen in einem Archiv.
- 4
Export herunterladen
„GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“ anklicken. Die Software stellt die Tabellen, die index.xml, die DTD und eine Erläuterung zu einer ZIP-Datei zusammen.
- 5
Belegarchiv dazulegen
Unter „Belege“ im Menü mit den drei Punkten „Belegarchiv exportieren“ wählen. Das Archiv ordnet jeden Beleg seiner Buchung zu.
- 6
Vor der Übergabe prüfen
Ziehen Sie beide Dateien in den kostenlosen Online-Check „GoBD-Export prüfen“. Er zeigt lokal im Browser, welche Bestandteile enthalten sind.
Buchen, festschreiben, exportieren – in einer Software
Der erste Jahresabschluss ist gratis — Saldenliste hochladen und ansehen.
Drei Arten des Datenzugriffs
§ 147 Abs. 6 AO kennt drei Wege, auf denen die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung an elektronische Buchhaltungsdaten kommt. Welchen sie wählt, entscheidet die Behörde.
| Zugriffsart | Was verlangt wird | Wie Sie es hier erledigen |
|---|---|---|
| Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) | Der Prüfer nimmt Einsicht in die gespeicherten Daten und nutzt dafür Ihr System. | Sie geben ihm Einsicht in Journal, Konten und Auswertungen am Bildschirm. |
| Mittelbarer Datenzugriff (Z2) | Die Daten werden nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet und ihm zur Verfügung gestellt. | Sie erzeugen die gewünschten Listen und Auswertungen aus der Buchhaltung. |
| Datenüberlassung (Z3) | Die Daten werden in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanzbehörde übertragen – etwa auf einem Datenträger oder über ihre Austauschplattform. | Ein Klick auf den GoBD-Datenexport liefert das Archiv mit index.xml. |
Wann der Prüfer die Daten verlangt
Oft schon mit der Prüfungsanordnung: Nach § 197 Abs. 3 AO kann die Finanzbehörde verlangen, dass die Daten innerhalb einer angemessenen Frist vor Beginn der Prüfung übertragen werden. Wer den Export erst dann zusammensuchen muss, verliert Zeit, die für Rückfragen fehlt.
Seit 2025 hat das Gewicht: Frühestens sechs Monate nach der Prüfungsanordnung kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen, das binnen eines Monats zu erfüllen ist. Wer es versäumt, zahlt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 € je vollem Kalendertag, höchstens für 150 Tage (§ 200a AO). Die Einzelheiten stehen auf der Seite Mitwirkungsverzögerungsgeld.
Was den Export prüffest macht
Festgeschriebene Buchungen
Erfassungszeitpunkt je Buchung
Verknüpfungen maschinell lesbar
Kein stilles Abschneiden
Sie buchen noch in einem anderen Programm?
Dann kommt der Export aus diesem Programm – wie, beschreiben die Seiten zu Kanzlei Software, Lexware, sevDesk und Odoo. Ob ein vorhandenes Archiv alle Bestandteile enthält, zeigt der kostenlose Online-Check, der die Datei nur in Ihrem Browser öffnet.
Wer wechselt, nimmt die Pflicht mit: Die Daten der alten Jahre müssen für die ganze Aufbewahrungsfrist auswertbar bleiben. Ziehen Sie vor der Kündigung einen vollständigen Export aller Jahre. Diese Software übernimmt beim Umzug die Eröffnungswerte aus Ihrer letzten Saldenliste und die Stammdaten; den Rest beschreibt die Seite Softwarewechsel und Altdaten.
Preise
Der GoBD-Export ist Teil der Buchhaltung, nicht ein Zusatzmodul. Es gibt ihn in jedem Tarif, für beliebig viele Geschäftsjahre.
| Tarif | Preis | Enthalten |
|---|---|---|
| Buchhaltung Solo | ab 95 € | laufende Buchhaltung mit GoBD-Export, Belegarchiv, Festschreibung und Verfahrensdokumentation |
| Buchhaltung Gesamtpaket | ab 125 € | zusätzlich je Gesellschaft und zwölf Monate ein HGB-Jahresabschluss, die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums und eine E-Bilanz |
| Buchhaltung & EÜR | 99 € | je Arbeitsbereich, für Einnahmen-Überschuss-Rechner: Buchhaltung mit GoBD-Export und Anlage EÜR |
Rechtsgrundlagen
Stand: 19. Oktober 2026.
Alle Seiten zum GoBD-Export
Jede Seite beantwortet eine Frage, die vor oder während einer Betriebsprüfung tatsächlich auftaucht.
Was der Prüfer bekommt
Betriebsprüfung
Aufbewahrung und Wechsel
Aus anderen Programmen