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Belegarchiv exportieren

Wie geben Sie Ihre Belege vollständig an den Betriebsprüfer heraus?

Das Journal zeigt, was gebucht wurde; erst der Beleg zeigt, warum. Deshalb interessiert sich eine Außenprüfung nicht nur für Buchungsdaten, sondern auch für die Belege dahinter. Die GoBD zählen elektronische Dokumente und Unterlagen ausdrücklich zu dem, was die Finanzbehörde im Rahmen der Datenüberlassung verlangen kann. Ein Ordner voller PDF-Dateien ohne Bezug zur Buchung hilft dabei wenig. Diese Seite erklärt, woraus ein brauchbares Belegarchiv besteht, welcher Teil einer E-Rechnung aufzubewahren ist und wie die Software das Archiv erzeugt und Lücken meldet, statt sie zu verschweigen.

Stand: 2026-10-19

Drei Bestandteile eines brauchbaren Belegarchivs

Die Belegdateien selbst sind nur der erste Teil. Damit ein Prüfer mit ihnen arbeiten kann, braucht er zusätzlich ein Verzeichnis, das jeden Beleg als Datensatz aufführt, und eine Zuordnung zur Buchung. GoBD Rz. 167 nennt neben Stamm- und Bewegungsdaten ausdrücklich die internen und externen Verknüpfungen sowie elektronische Dokumente und Unterlagen. Ein Archiv ohne diese Verknüpfung zwingt den Prüfer, jeden Beleg von Hand einer Buchung zuzuordnen, und verlagert diese Arbeit samt Rückfragen in die laufende Prüfung.

Die Zuordnung ist selten eins zu eins. Eine Eingangsrechnung wird in zwei Raten bezahlt, eine Sammelüberweisung begleicht mehrere Rechnungen, eine Buchung stützt sich auf Rechnung und Gutschrift zugleich. Eine eigene Zuordnungstabelle, die mehrere Belege je Buchung und mehrere Buchungen je Beleg erlaubt, bildet solche Fälle ab, ohne dass eine Datei doppelt im Archiv liegen muss.

Was das Belegarchiv der Software enthält

Inhalt des Archivs, das über „Belegarchiv exportieren“ entsteht. Es umfasst alle Tabellen des GoBD-Datenexports und ergänzt sie um die Belege.

Bestandteile des Belegarchivs und ihr Nutzen in der Außenprüfung
BestandteilInhaltNutzen in der Prüfung
Tabellen des GoBD-Datenexports mit index.xml und DTDJournal, Saldenliste, Kontenverzeichnis und vorhandene Stammdaten; die index.xml beschreibt zusätzlich die Verknüpfung zwischen Beleg und BuchungDaten und Belege in einem Paket, maschinell verknüpft
Belegdateien im Ordner belege/die Dateien so, wie sie in der Software liegenAnsicht des Belegs selbst
belege.csvBelegverzeichnis mit einem Eintrag je BelegÜberblick, Filter und Abgleich der Anzahl
beleg_buchung.csvwelcher Beleg zu welcher Buchung gehört, auch mehrere je BuchungBrücke vom Journal zum passenden Beleg
mehrere Teilegroße Archive werden aufgeteilt und als Teil 1 von N, Teil 2 von N usw. benannthandhabbare Dateigrößen bei der Übertragung
Meldung „Belegarchiv ist unvollständig“erscheint, wenn ein Beleg nicht auflösbar istLücken werden vor der Übergabe sichtbar

E-Rechnungen: welcher Teil aufzubewahren ist

Mit der zweiten Änderung der GoBD vom 14.07.2025 hat das Bundesfinanzministerium die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen konkretisiert. Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt nach Rz. 131 grundsätzlich der strukturierte Teil, also der maschinenlesbare Datensatz. Den menschenlesbaren Teil einer hybriden Rechnung, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame Angaben enthält, die im Datensatz fehlen oder von ihm abweichen, zum Beispiel Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen.

Der strukturierte Datensatz darf also nicht verloren gehen. Rz. 125 enthält seit 2025 ein eigenes Beispiel zu hybriden Formaten, nach dem die XML-Daten nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden dürfen; Rz. 118 stellt klar, dass bei strukturierten Datensätzen die inhaltliche Übereinstimmung zählt, nicht die bildliche. Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich im Empfangsformat aufzubewahren, Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Software legt die Belegdateien so ins Archiv, wie sie in ihr gespeichert sind. Achten Sie deshalb darauf, dass der empfangene Datensatz einer E-Rechnung erhalten bleibt, und bewahren Sie E-Rechnungen nicht nur als Bild oder Ausdruck auf.

Papierbelege, Fotos und ersetzendes Scannen

Viele Belege entstehen noch auf Papier und werden fotografiert oder gescannt, bevor sie in die Buchhaltung gelangen. Diese Bilddateien landen im Belegarchiv wie jede andere Datei. Achten Sie darauf, die Auswertbarkeit elektronischer Dokumente nicht nachträglich zu verringern: Rz. 129 der GoBD nennt als unzulässiges Beispiel die Umwandlung eines PDF/A-3-Dokuments in ein TIFF-Bild, weil dabei maschinell auswertbare Inhalte verloren gehen.

Ob das Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden darf, ist eine eigene Frage. Das sogenannte ersetzende Scannen setzt ein geregeltes und dokumentiertes Verfahren voraus. Beschreiben Sie es in der Verfahrensdokumentation, die sich direkt in der Software anlegen lässt, und stimmen Sie es mit Ihrer Steuerberatung ab, bevor Papier entsorgt wird. Belege, die ausschließlich auf Papier existieren, sind nicht Gegenstand einer Datenüberlassung; sie werden in der Prüfung im Original vorgelegt.

Lücken melden statt still ausliefern

Ein Belegarchiv ist nur so gut wie seine Vollständigkeit. Fehlt ein Beleg, den die Zuordnungstabelle nennt, sucht der Prüfer ihn vergeblich und fragt nach. Lässt sich beim Export ein Beleg nicht auflösen, erscheint in der Software deshalb die Meldung „Belegarchiv ist unvollständig“, statt dass ohne Hinweis ein lückenhaftes Archiv entsteht.

Klären Sie die Ursache, bevor Sie das Archiv weitergeben, und erzeugen Sie es danach neu. Große Bestände teilt die Software in mehrere Teile auf; übergeben Sie dann alle Teile gemeinsam und nennen Sie dem Prüfer die Anzahl, damit keiner unterwegs verloren geht. Zur Gegenkontrolle eignet sich die kostenlose Seite „GoBD-Export prüfen“, die ein ZIP lokal im Browser nach Belegen, Indexdateien und Buchungsdaten durchsucht.

Der Weg in der Software zum Belegarchiv

  • Öffnen Sie in der Buchhaltung den Bereich Belege.
  • Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie „Belegarchiv exportieren“.
  • Die Software stellt die Belegdateien im Ordner belege/ zusammen und legt das Belegverzeichnis belege.csv, die Zuordnung beleg_buchung.csv sowie alle Tabellen des GoBD-Datenexports mit index.xml und DTD bei.
  • Bei sehr vielen Belegen erhalten Sie das Archiv in mehreren Teilen.
  • Die index.xml des Belegarchivs beschreibt die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung als maschinell auswertbaren Fremdschlüssel; Journal und Belege passen also ohne weiteres Paket zusammen. Der reine GoBD-Datenexport unter Abschluss → Exporte → Betriebsprüfung ist das schlankere Paket ohne Belege, etwa wenn der Prüfer zunächst nur die Daten sehen möchte.
  • Übergeben Sie das Archiv mit allen Teilen auf dem Weg, den die Finanzbehörde vorgibt, etwa auf einem Datenträger oder über ihre Datenaustauschplattform.

Häufige Fragen

Reicht bei einer ZUGFeRD-Rechnung die XML-Datei?

Grundsätzlich ja. Nach GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14.07.2025 genügt bei E-Rechnungen der strukturierte Teil. Den Bildteil müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich bedeutsame Angaben enthält, die der Datensatz nicht hat oder die von ihm abweichen, etwa Buchungsvermerke. Im Zweifel bewahren Sie die Rechnung so auf, wie Sie sie empfangen haben.

Kann ein Beleg mehreren Buchungen zugeordnet sein?

Ja. Die Datei beleg_buchung.csv bildet die Zuordnung als eigene Tabelle ab, sodass ein Beleg zu mehreren Buchungen und eine Buchung zu mehreren Belegen gehören kann. Typische Fälle sind Ratenzahlungen, Sammelüberweisungen oder eine Rechnung mit späterer Gutschrift. Die Belegdatei selbst liegt dabei nur einmal im Archiv.

Was bedeutet die Meldung „Belegarchiv ist unvollständig“?

Die Software konnte mindestens einen Beleg aus dem Bestand nicht auflösen. Statt ein Archiv mit stiller Lücke zu liefern, weist sie darauf hin. Klären Sie den betroffenen Beleg, bevor Sie das Archiv an den Prüfer geben, und erzeugen Sie es danach neu, damit Belegverzeichnis, Zuordnung und Dateien wieder zusammenpassen.

Warum kommt mein Belegarchiv in mehreren Teilen?

Große Bestände teilt die Software auf, damit die einzelnen Dateien handhabbar bleiben, ob beim Hochladen auf eine Datenaustauschplattform der Finanzbehörde oder beim Kopieren auf einen Datenträger; beide Wege nennt GoBD Rz. 167 als Beispiele. Geben Sie alle Teile gemeinsam weiter und vermerken Sie in Ihrem Begleitschreiben, wie viele es sind.

Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?

Seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre nach § 147 Abs. 3 AO, vorher waren es zehn. Für Rechnungen nennt § 14b Abs. 1 UStG dieselbe Dauer. Gezählt wird ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und die Frist endet nicht, solange er für eine noch offene Steuerfestsetzung bedeutsam ist.

Muss ich Papierbelege für die Prüfung einscannen?

Für die Datenüberlassung nicht, denn sie betrifft Daten und elektronische Dokumente. Belege, die nur auf Papier vorliegen, legen Sie in der Prüfung im Original vor. Wer ohnehin scannt, um digital zu buchen, hat die Bilddateien bereits in der Software. Ob das Papier danach vernichtet werden darf, hängt an einem dokumentierten Verfahren.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.