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Datenzugriff Z1–Z3

Z1, Z2 oder Z3: Wie greift der Betriebsprüfer auf Ihre Buchhaltung zu?

Wer eine Prüfungsanordnung erhält, liest darin oder hört im ersten Gespräch bald die Kürzel Z1, Z2 und Z3. Sie stehen für die drei Arten, auf die eine Außenprüfung an elektronisch geführte Bücher herankommt: Einsicht ins eigene System, Auswertung nach Vorgabe des Prüfers und Übertragung der Daten in einem auswertbaren Format. Diese Seite ordnet die drei Formen rechtlich ein, zeigt, wer zwischen ihnen wählt und was Sie bei jeder Form konkret beitragen müssen – und wie Sie jede davon mit der Buchhaltungssoftware bedienen, ohne die Prüfung aufzuhalten.

Stand: 2026-10-19

Was das Gesetz unter Datenzugriff versteht

Die Grundlage steht in § 147 Abs. 6 AO. Sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden, kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung erstens Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das System zur Prüfung nutzen, zweitens verlangen, dass ihr die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt werden, und drittens verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben an sie übertragen werden. Die Kürzel verwenden die GoBD selbst: Rz. 165 trägt die Überschrift „Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)“, Rz. 166 „Mittelbarer Datenzugriff (Z2)“ und Rz. 167 seit März 2024 „Datenüberlassung (Z3)“.

Ein allgemeines Einsichtsrecht ist das nicht. Seit der Änderung vom 11. März 2024 stellt GoBD Rz. 159 an den Anfang, dass der Zugriff in allen drei Ausgestaltungen auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt ist. Gegenstand sind die aufzeichnungspflichtigen und die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, und zwar unabhängig von der Art der Prüfung: Auch eine Lohnsteuer-Außenprüfung kann sich auf Daten der Finanzbuchhaltung erstrecken.

Für Nachschauen gelten eigene, engere Vorschriften. Bei der Kassen-Nachschau darf der Amtsträger die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen (§ 146b Abs. 2 AO). Bei der Umsatzsteuer-Nachschau erlaubt § 27b Abs. 2 UStG die Einsicht in gespeicherte Daten und die Nutzung des Systems, eine Übertragung von Dateien sieht die Vorschrift nicht vor.

Z1, Z2 und Z3 nebeneinander

Was jede Zugriffsform bedeutet, wer mit den Daten arbeitet und was Sie dafür bereitstellen.

Die drei Formen des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO
MerkmalZ1 – unmittelbarZ2 – mittelbarZ3 – Datenüberlassung
Rechtsgrundlage§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 AO, GoBD Rz. 165§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 2 AO, GoBD Rz. 166§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO, GoBD Rz. 167
Wer mit den Daten arbeitetder Prüfer selbst, nur lesendSie oder ein beauftragter Dritter nach Vorgabe des Prüfersder Prüfer, mit den übertragenen Dateien
Womit ausgewertet wirdmit Hard- und Software des Unternehmensmit den Auswertungen, die Ihr System bereits bietetmit der Prüfsoftware der Finanzbehörde
Was Sie bereitstellenZugang zum System und Hilfe bei der Bedienungdas Ergebnis als auswertbare Datei oder anschließend einen Nur-Lesezugriffalle Daten samt Stamm- und Metadaten, Verknüpfungen und Strukturbeschreibung
Übergabe und Ortkeine Fernabfrage durch die Behörde (Rz. 165)Datei an den Prüfer oder Nachlesen im System (Rz. 166)Datenträger oder Austauschplattform der Behörde (Rz. 167)
In dieser SoftwareJournal, Saldenliste und Konten gemeinsam am Bildschirm ansehenListen und Auswertungen erzeugen und als Datei ausgebenSchaltfläche „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“

Wer entscheidet, welche Zugriffsform gilt

Die Wahl trifft die Finanzbehörde. Nach GoBD Rz. 164 steht die Entscheidung in ihrem pflichtgemäßen Ermessen, und wenn es erforderlich ist, darf sie mehrere Formen kumulativ in Anspruch nehmen. Sie können schildern, was Ihr System leistet, und einen vollständigen Export anbieten; die Auswahl selbst bleibt aber bei der Behörde.

Auch den Zeitpunkt kann sie vorziehen. Nach § 197 Abs. 3 AO lässt sich schon mit der Prüfungsanordnung verlangen, dass aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist vorgelegt werden; elektronisch erstellte Unterlagen sind dann in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanzbehörde zu übertragen. Die Datenüberlassung kann also fällig sein, bevor der Prüfer zum ersten Mal im Haus ist.

Eine Erleichterung gibt es nach einem Systemwechsel. Hat die Außenprüfung noch nicht begonnen und ist das fünfte Kalenderjahr nach der Umstellung oder Auslagerung abgelaufen, genügt es, die betroffenen Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Für diese Altdaten bleibt dann nur noch der Z3-Zugriff (§ 147 Abs. 6 AO, GoBD Rz. 164).

Ihre Pflichten bei jeder Zugriffsform

  • Unterstützen müssen Sie in jedem Fall: § 200 Abs. 1 Satz 2 AO verpflichtet dazu, die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 AO zu unterstützen. Die Kosten des Datenzugriffs trägt nach § 147 Abs. 6 AO der Steuerpflichtige.
  • Bei Z1 nutzt der Prüfer Ihre Hard- und Software im Nur-Lesezugriff, einschließlich der Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und ihrer Verknüpfungen. Er liest und analysiert mit den Auswertungsmöglichkeiten, die im System vorhanden sind, etwa Filtern und Sortieren (GoBD Rz. 165).
  • Bei Z2 werten Sie oder ein beauftragter Dritter nach seinen Vorgaben aus und stellen das Ergebnis im maschinell auswertbaren Format bereit oder ermöglichen danach einen Nur-Lesezugriff. Verlangt werden kann nur, was das System an Auswertungen bereits bietet (GoBD Rz. 166 in der Fassung vom 14. Juli 2025).
  • Bei Z3 gehören die Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie die internen und externen Verknüpfungen dazu (Rz. 167). Die Strukturinformationen müssen maschinell auswertbar beiliegen, und das Einlesen muss ohne Installation fremder Software auf den Rechnern der Behörde möglich sein (Rz. 176).
  • Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa einem Rechenzentrum oder einer Kanzlei, muss dieser nach § 147 Abs. 6 Satz 2 AO je nach Verlangen Einsicht gewähren, die Daten auswerten oder sie übertragen. Die Kosten bleiben auch dann beim Steuerpflichtigen.
  • Wer den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO nicht einräumt, riskiert nach § 146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro.

Jede Zugriffsform mit der Software bedienen

Z1: Einsicht am Bildschirm

Verlangt der Prüfer Einsicht, öffnen Sie mit ihm das Buchungsjournal, die Summen- und Saldenliste und das Kontenverzeichnis in der Buchhaltung. Weil festgeschriebene Buchungen nicht mehr geändert werden, sieht er Korrekturen als Storno mit neuer Buchung und nicht als überschriebenen Eintrag.

Z2: Auswertung nach Vorgabe

Für eine Auswertung nach seinen Vorgaben erzeugen Sie die gewünschte Liste aus der Buchhaltung und geben sie ihm als Datei. Journal, Saldenliste und weitere Auswertungen lassen sich jederzeit als Datei ausgeben, sodass das Ergebnis maschinell auswertbar bei ihm ankommt.

Z3: Datenüberlassung per Knopf

In der Buchhaltung wechseln Sie zu „Abschluss“, öffnen den Bereich „Exporte“ und finden im Abschnitt „Betriebsprüfung“ die Schaltfläche „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“. Nach dem Anhaken der Prüfungsjahre entsteht eine ZIP-Datei mit allen Tabellen, der index.xml und der zugehörigen Beschreibungsdefinition.

Steuerberatung einbinden

Begleitet Ihre Steuerberatung die Prüfung, kann sie über einen eigenen Zugang zur Buchhaltung mitarbeiten. So lassen sich Rückfragen des Prüfers zu einzelnen Konten oder Buchungen auch dann beantworten, wenn Sie selbst gerade nicht verfügbar sind.

Vier Missverständnisse rund um den Datenzugriff

  • „Mit dem Export ist alles erledigt.“ Nicht zwingend: Die Behörde darf die Datenüberlassung mit der Einsicht oder der Auswertung nach Vorgabe verbinden (GoBD Rz. 164).
  • „Ein PDF des Journals reicht.“ Nein. Journaldaten der Finanzbuchhaltung in ein PDF umzuwandeln, mindert die maschinelle Auswertbarkeit und ist nach GoBD Rz. 129 unzulässig.
  • „Der Prüfer holt sich die Daten selbst.“ Ebenfalls nein: Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen anzufertigen (Rz. 167).
  • „Belege sind davon nicht erfasst.“ Doch: Rz. 167 nennt neben den Daten ausdrücklich elektronische Dokumente und Unterlagen. Für sie gibt es deshalb das Belegarchiv, das die Tabellen des Datenexports um die Belegdateien und ihre Zuordnung zu den Buchungen ergänzt.

Häufige Fragen

Kann ich die Zugriffsart selbst bestimmen?

Nein. Welche der drei Formen die Finanzbehörde nutzt, liegt nach GoBD Rz. 164 in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; auch eine Kombination ist zulässig. Sinnvoll ist trotzdem, früh zu sagen, was Ihr System kann. Wer einen vollständigen Export mit index.xml anbietet, gibt dem Prüfer eine Grundlage, und Fragen zur Einsicht oder zu Auswertungen lassen sich dann gezielter klären.

Darf der Prüfer von seinem Büro aus in meine Buchhaltung schauen?

Für den unmittelbaren Zugriff schließt GoBD Rz. 165 eine Fernabfrage der Finanzbehörde auf Ihr System aus; Z1 findet mit Ihrer Hard- und Software statt. Anders bei Z3: Übertragene Daten darf die Behörde nach § 147 Abs. 7 AO auch auf mobilen Geräten unabhängig vom Einsatzort verarbeiten und bis zur Unanfechtbarkeit der betreffenden Bescheide aufbewahren.

Gilt die Datenüberlassung auch bei einer Umsatzsteuer-Nachschau?

Nein. § 27b Abs. 2 UStG erlaubt den Amtsträgern bei der Umsatzsteuer-Nachschau, gespeicherte Daten einzusehen und dafür das Datenverarbeitungssystem zu nutzen. Eine Übertragung von Dateien sieht die Vorschrift nicht vor. Der Datenzugriff in allen drei Formen nach § 147 Abs. 6 AO ist an eine Außenprüfung gebunden, wie GoBD Rz. 159 seit März 2024 ausdrücklich klarstellt.

Meine Buchhaltung liegt bei der Kanzlei. Wer liefert dann die Daten?

Teilen Sie der Finanzbehörde mit, dass sich die Daten bei einem Dritten befinden, muss dieser nach § 147 Abs. 6 Satz 2 AO je nach Verlangen Einsicht gewähren, auswerten oder die Daten übertragen; die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Buchen Sie selbst in dieser Software, erzeugen Sie den Export selbst oder lassen Ihre Steuerberatung über deren Zugang mitwirken.

Wer trägt die Kosten für den Datenzugriff?

Nach § 147 Abs. 6 AO der Steuerpflichtige, auch wenn die Daten bei einem Dritten liegen. Für den Export aus dieser Software fällt kein gesonderter Betrag an: Der GoBD-Datenexport gehört zu jedem Buchhaltungstarif, auch zum Abo „Buchhaltung & EÜR“ für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Vor der Übergabe lässt sich das Archiv außerdem kostenlos mit dem Online-Check prüfen.

Gehören Kassen- und Lohndaten zum Datenzugriff?

Ja, Rz. 159 nennt neben der Finanzbuchhaltung auch Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie alle Vor- und Nebensysteme mit aufzeichnungspflichtigen Daten. Für Kassen mit Sicherheitseinrichtung gilt die einheitliche digitale Schnittstelle nach § 146a AO, für den Lohn die Digitale LohnSchnittstelle. Diese Exporte kommen aus den jeweiligen Systemen; der Buchhaltungsexport ersetzt sie nicht.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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