Wie exportieren Sie GoBD-Daten für mehrere Geschäftsjahre auf einmal?

Was die Prüfungsanordnung über den Umfang festlegt

Maßgeblich für den Umfang Ihres Exports ist die Prüfungsanordnung. Sie benennt den Prüfungszeitraum, und nur innerhalb dieses Rahmens besteht das Recht auf Datenzugriff: Seit der Änderung der GoBD vom 11.03.2024 stellt Rz. 159 ausdrücklich klar, dass der Zugriff nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO in allen drei Ausgestaltungen auf die jeweilige Außenprüfung beschränkt ist. Jahre, die nicht angeordnet sind, gehören deshalb nicht in das Paket, auch wenn sie technisch mit einem Häkchen mehr dabei wären.

Zeitlich kann die Finanzbehörde früh ansetzen. Nach § 197 Abs. 3 AO darf sie bereits mit der Prüfungsanordnung verlangen, dass Daten aus einem Datenverarbeitungssystem innerhalb einer angemessenen Frist in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden. Wer die Anordnung in Händen hält, kennt also in der Regel schon die benötigten Jahre und kann den Export für genau diesen Zeitraum vorbereiten, bevor der erste Prüfungstag überhaupt feststeht.

Gemeinsames Archiv oder ein Paket je Jahr

Eine bestimmte Paketgröße schreibt das Gesetz nicht vor. § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO verlangt die Übertragung nach den Vorgaben der Finanzbehörde. Nennt der Prüfer eine Aufteilung, gilt diese. Ohne solche Vorgabe spricht viel für ein gemeinsames Archiv über den ganzen Zeitraum: Eine einzige Beschreibungsdatei erfasst sämtliche Tabellen, der Bestand kann in einem Durchgang eingelesen werden, und Buchungen lassen sich über den Jahreswechsel hinweg verfolgen, ohne dass zwei Journale erst zusammengeführt werden müssen.

Getrennte Pakete sind dagegen unvermeidlich, wenn die Jahre aus verschiedenen Systemen stammen. Dann beschreibt jede Quelle ihre eigenen Daten mit ihrer eigenen Struktur. Zwei fertige Exporte nachträglich in einen Ordner zu kopieren, stiftet eher Verwirrung, als dass es hilft, weil jede Beschreibungsdatei nur die Tabellen ihres eigenen Pakets kennt.

Aufbau des Mehrjahresarchivs aus der Software

Beispiel für einen Prüfungszeitraum von drei Geschäftsjahren. Tabellen ohne Inhalt fehlen absichtlich: Eine leere Datei würde behaupten, solche Daten würden gar nicht geführt.

Jahreswechsel: Schlusssalden und Eröffnungswerte

Ein mehrjähriges Archiv macht sichtbar, ob die Jahre sauber aneinander anschließen. Nach § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB müssen die Wertansätze der Eröffnungsbilanz mit denen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahres übereinstimmen. Liegen die Saldenlisten zweier aufeinanderfolgender Jahre nebeneinander, sollte jedes Bestandskonto dort weitermachen, wo es im Vorjahr aufgehört hat, während Aufwands- und Ertragskonten wieder bei null beginnen und das Vorjahresergebnis im Eigenkapital ankommt.

Prüfen Sie diesen Übergang vor dem Export selbst. Häufige Ursachen für Abweichungen sind Korrekturen, die nach Abschluss eines Jahres noch in dieses Jahr gebucht wurden, oder Eröffnungswerte, die beim Umstieg erfasst und später nicht mehr abgeglichen wurden. Weil jede Saldenliste im eigenen Unterordner genau ein Geschäftsjahr abbildet, gelingt dieser Vergleich mit wenigen Blicken auf die Bank-, Forderungs- und Eigenkapitalkonten.

Jahre, die noch im früheren Programm gebucht wurden

Reicht der Prüfungszeitraum in die Zeit vor dem Umstieg zurück, kommen diese Jahre aus dem alten System. Einen fremden GoBD-Export liest die Software nicht als Buchungen ein. Ihr Startpunkt sind die Eröffnungswerte, die beim Umzug aus der Schlussbilanz oder der zuletzt erstellten Saldenliste des Vorsystems übernommen werden. Die Altjahre bleiben im früheren Programm oder in dessen Z3-Export lesbar und auswertbar aufbewahrt.

Für die Prüfung bedeutet das zwei Lieferungen: den Export des Altsystems für die frühen Jahre und das Archiv aus dieser Software für die Jahre danach. Legen Sie eine kurze Notiz bei, welches System welchen Zeitraum abdeckt, und vergleichen Sie die Eröffnungswerte des ersten Jahres hier mit den Schlusssalden des letzten Jahres im Altsystem. Wie Sie Altdaten vor der Kündigung eines Programms sichern, beschreibt die Seite zum Softwarewechsel.

In der Software: Jahre anhaken und ein Archiv erhalten

• Wechseln Sie in der Buchhaltung zu Abschluss → Exporte; die Schaltfläche „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“ finden Sie im Abschnitt „Betriebsprüfung“.
• Setzen Sie für jedes Geschäftsjahr des Prüfungszeitraums ein Häkchen und lassen Sie Jahre außerhalb der Anordnung frei.
• Die Software erzeugt ein einziges ZIP-Archiv mit dem Journal über alle gewählten Jahre, je Jahr einem Unterordner mit der Saldenliste sowie Kontenverzeichnis, vorhandenen Stammdaten, index.xml und DTD.
• Große Journale werden seitenweise gelesen, damit nichts still abgeschnitten wird, und der Export bezieht sich auf einen geprüften Datenbankstand, damit Journal und Saldenlisten zueinander passen.
• Verlangt der Prüfer auch die Belege, wählen Sie im Bereich Belege über das Drei-Punkte-Menü „Belegarchiv exportieren“. Dieses umfassendere Paket bringt dieselben Tabellen mit und legt die Belegdateien samt Zuordnung zur Buchung dazu.
• Vor der Übergabe können Sie das ZIP auf der kostenlosen Seite „GoBD-Export prüfen“ im Browser inventarisieren lassen, ohne dass die Datei Ihren Rechner verlässt.

Häufige Fragen

Muss ich Jahre außerhalb des Prüfungszeitraums mitliefern?

Nein. Der Datenzugriff ist nach GoBD Rz. 159 auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt, und diesen Rahmen setzt die Prüfungsanordnung mit dem Prüfungszeitraum. Haken Sie deshalb nur die angeordneten Geschäftsjahre an. Weitere Jahre kommen erst dann in Betracht, wenn die Finanzbehörde den Prüfungszeitraum entsprechend festlegt.

Warum liegt das Journal nicht ebenfalls je Jahr in einem eigenen Ordner?

Weil es nicht nötig ist und die Auswertung erschweren würde. Buchungsnummern laufen je Gesellschaft fortlaufend durch und wiederholen sich nicht, jede Buchung trägt ihr Datum, und der Prüfer kann nach Jahren filtern. Die Summen- und Saldenliste ist dagegen eine Auswertung zum Ende eines Geschäftsjahres; sie steht deshalb je Jahr im eigenen Unterordner.

Was mache ich, wenn ein Jahr des Zeitraums noch nicht festgeschrieben ist?

Ein Export gibt den Stand zum Zeitpunkt seiner Erstellung wieder. Bleibt ein Jahr offen, können sich Buchungen danach noch ändern, und das gelieferte Paket weicht vom späteren Bestand ab. Schließen Sie die angeordneten Jahre deshalb vorher ab und schreiben Sie sie fest; spätere Korrekturen laufen dann nachvollziehbar als Storno statt als Änderung.

Kann ich Jahre einzeln exportieren und die Archive später zusammenlegen?

Einzelne Jahre lassen sich exportieren, indem Sie nur ein Häkchen setzen. Mehrere Archive von Hand zusammenzulegen, ist aber nicht ratsam: Jede index.xml beschreibt nur die Tabellen ihres eigenen Pakets, und ein Ordner mit zwei Beschreibungen ist für eine Prüfsoftware nicht eindeutig. Wählen Sie die Jahre besser gemeinsam aus und erzeugen Sie ein Archiv.

Wer liefert die Jahre, die meine Steuerkanzlei gebucht hat?

Jahre, die in einem Kanzleisystem gebucht wurden, kommen aus dessen Export, denn nur dort liegen die vollständigen Buchungsdaten. Stimmen Sie früh ab, wer welchen Teil des Prüfungszeitraums liefert und bis wann. Für die Jahre, die Sie selbst in der Software gebucht haben, erzeugen Sie das Archiv hier; die Kanzlei kann über einen eigenen Zugang mitarbeiten.

Gehören die Belege in dasselbe Archiv wie das Journal?

Nicht zwingend. Der GoBD-Datenexport enthält bewusst keine Belegtabellen und ist das schlankere Paket, wenn der Prüfer zunächst die Daten haben möchte. Werden auch Belege verlangt, ist das Belegarchiv das passende Paket. Neben sämtlichen Tabellen des Datenexports bringt es die Belegdateien, ein Belegverzeichnis und die Zuordnung mit, welcher Beleg zu welcher Buchung gehört; große Archive kommen in mehreren Teilen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen — abgerufen am 19.10.2026
• § 197 AO – Bekanntgabe der Prüfungsanordnung — abgerufen am 19.10.2026
• BMF-Schreiben vom 11.03.2024, Änderung der GoBD (BStBl I S. 374), Rz. 94, 159 und 167 — abgerufen am 19.10.2026
• § 252 HGB – Allgemeine Bewertungsgrundsätze — abgerufen am 19.10.2026