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GoBD bei EÜR

Gilt der GoBD-Datenzugriff auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner?

Wer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, stellt keine Bilanz auf. Daraus wird gern der Schluss gezogen, GoBD und Datenzugriff beträfen nur Bilanzierer. Das stimmt so nicht: Auch Einnahmen-Überschuss-Rechner müssen Aufzeichnungen und Unterlagen aufbewahren, und in einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde auf die elektronischen Daten zugreifen. Der Bundesfinanzhof hat diesem Zugriff allerdings eine klare Grenze gesetzt. Diese Seite zeigt, wo sie verläuft, was Kleinunternehmen seit der GoBD-Änderung von 2024 wissen sollten und wie der Export im Abo „Buchhaltung & EÜR“ entsteht.

Stand: 2026-10-19

Aufbewahrungspflicht auch ohne Bilanz

GoBD Rz. 115 stellt ausdrücklich klar, dass auch Steuerpflichtige, die ihren Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, Aufzeichnungen und Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 AO aufbewahren müssen; die Randziffer stützt sich dabei auf Urteile des Bundesfinanzhofs aus den Jahren 2004 und 2009. Sind diese Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, greift § 147 Abs. 6 AO: Die Finanzbehörde kann im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht nehmen, Auswertungen verlangen oder sich die Daten überlassen lassen.

Welche Aufzeichnungen ein EÜR-Rechner führen muss, ergibt sich aus mehreren Gesetzen. Die GoBD nennen in Rz. 3 und 4 unter anderem § 4 Abs. 3 Satz 5, § 4 Abs. 4a Satz 6 und § 4 Abs. 7 EStG sowie § 22 UStG. Dahinter stehen laufend zu führende Verzeichnisse für bestimmte Wirtschaftsgüter, die gesonderte Aufzeichnung von Entnahmen und Einlagen, die getrennte Aufzeichnung bestimmter Betriebsausgaben wie Geschenke und Bewirtungen und die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten.

Die Grenze aus dem Urteil des Bundesfinanzhofs von 2021

Mit Urteil vom 07.06.2021 (VIII R 24/18) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass die Aufforderung an einen Einnahmen-Überschuss-Rechner, einen Datenträger „nach GDPdU“ bereitzustellen, als unbegrenzter Zugriff zu verstehen und deshalb rechtswidrig ist. Der Datenzugriff erstreckt sich nur auf Daten, die nach § 147 Abs. 1 AO aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind. Das Gericht schloss sich damit einer Entscheidung aus dem Jahr 2020 an.

Für die Praxis heißt das nicht, dass ein EÜR-Rechner keine Daten herausgeben muss. Es heißt, dass das Verlangen auf die pflichtigen Aufzeichnungen zielen muss und nicht pauschal alles erfassen darf, was in einem Programm gespeichert ist. Erhalten Sie eine sehr allgemein gehaltene Anforderung, besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Daten tatsächlich darunterfallen, und liefern Sie diese dann vollständig und maschinell auswertbar.

Bilanzierer und EÜR-Rechner beim Datenzugriff

Vereinfachte Gegenüberstellung; im Einzelfall kommt es auf Rechtsform, Umsatzsteuerstatus und Branche an.

Datenzugriff in der Außenprüfung nach Art der Gewinnermittlung
GesichtspunktBilanziererEÜR-Rechner
GewinnermittlungBetriebsvermögensvergleich mit Bilanz und Gewinn- und VerlustrechnungÜberschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 3 EStG
Herkunft der PflichtenHandelsrecht über § 140 AO, steuerlich §§ 141 ff. AOsteuerliche Aufzeichnungspflichten, unter anderem § 4 Abs. 3 Satz 5, Abs. 4a Satz 6 und Abs. 7 EStG sowie § 22 UStG
Aufbewahrung nach § 147 Abs. 1 AOjaja, GoBD Rz. 115
Typischer DatenbestandJournal, Konten, Saldenliste, Bilanz, GuV, AnlagenverzeichnisEinnahmen- und Ausgabenbuchungen, Verzeichnisse nach § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG, gesonderte Aufzeichnungen, Anlagenverzeichnis
Umfang des Datenzugriffsaufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten im Rahmen der Außenprüfungebenso; ein pauschales Verlangen eines Datenträgers nach GDPdU ist rechtswidrig (BFH VIII R 24/18)
Export in der SoftwareGoBD-Datenexport in jedem Buchhaltungstarifderselbe Export im Abo „Buchhaltung & EÜR“

Kleinunternehmen: Maßstab Unternehmensgröße

Mit der Änderung vom 11.03.2024 hat das Bundesfinanzministerium Rz. 15 der GoBD neu gefasst. Bei Kleinunternehmen, die ihren Gewinn per EÜR ermitteln und unter der Umsatzgrenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG in der jeweils gültigen Fassung bleiben, sind die GoBD-Anforderungen nach dem Wortlaut „regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten“. Zuvor stand dort ein fester Betrag von 17.500 € Jahresumsatz; heute verweist die Randziffer auf die Kleinunternehmergrenze, die für das Vorjahr derzeit bei 25.000 € liegt.

Eine Befreiung ist das nicht. Auch ein kleiner Betrieb muss seine Aufzeichnungen ordnungsgemäß führen und aufbewahren, und in einer Außenprüfung gelten dieselben Zugriffsrechte. Die Randziffer sieht aber vor, die Anforderungen in der Regel auch an der Größe des Betriebs zu messen. Wer Einnahmen und Ausgaben ohnehin in einer Buchhaltungssoftware erfasst, hat den Export unabhängig davon zur Hand.

Was ein Export aus der EÜR-Buchhaltung enthält

In der Software ist es derselbe GoBD-Datenexport wie bei Bilanzierern. Das Buchungsjournal enthält alle Buchungen mit Erfassungszeitpunkt, die Summen- und Saldenliste zeigt die Konten je Jahr, das Kontenverzeichnis erklärt die verwendeten Konten. Anlagenverzeichnis und Anlagenbewegungen kommen hinzu, wenn Anlagegüter erfasst sind, digitale Bewirtungsbelege, wenn es solche gibt, und Geschäftspartner, wenn Sie Kunden oder Lieferanten als Stammdaten führen.

Eine index.xml beschreibt alle beigelegten Tabellen samt ihren Verknüpfungen nach dem Beschreibungsstandard, und die dort referenzierte DTD-Datei liegt direkt daneben. Tabellen ohne Inhalt fehlen bewusst. Weil der Bundesfinanzhof den Zugriff auf pflichtige Daten begrenzt hat, lohnt vor der Übergabe die Abstimmung, welche Jahre die Anforderung tatsächlich umfasst; die Jahre steuern Sie beim Export über die Häkchen.

Der Weg im Abo „Buchhaltung & EÜR“

  • Das Abo „Buchhaltung & EÜR“ kostet 99 € je Arbeitsbereich und Monat; der GoBD-Datenexport ist darin ohne Aufpreis enthalten.
  • Im EÜR-Bereich öffnen Sie den Jahresende-Check (in der Bilanzbuchhaltung heißt dieselbe Seite Abschluss) und dort „Exporte“; im Abschnitt „Betriebsprüfung“ klicken Sie auf „GoBD-Datenexport (Betriebsprüfung)“.
  • Wählen Sie die Jahre, die die Prüfungsanordnung nennt. Sie erhalten ein ZIP-Archiv mit einem Journal über alle gewählten Jahre und je Jahr einer Saldenliste im eigenen Unterordner.
  • Sollen Belege mit, nehmen Sie statt des reinen Datenexports das Belegarchiv, das Sie unter Belege mit dem Menü der drei Punkte erzeugen. Darin stecken alle Tabellen des Datenexports, ergänzt um Belegdateien, Belegverzeichnis und Belegzuordnung.
  • Für die Steuerkanzlei steht daneben der Buchungsstapel aus Kanzlei Software bereit; er dient der Zusammenarbeit, nicht der Datenüberlassung an den Prüfer.
  • Auf der kostenlosen Seite „GoBD-Export prüfen“ sehen Sie vor der Übergabe, welche Bausteine das Archiv enthält.

Häufige Fragen

Darf das Finanzamt von einem EÜR-Rechner einen GDPdU-Datenträger verlangen?

Nicht pauschal. Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 07.06.2021, Az. VIII R 24/18, ist ein solches Verlangen als unbegrenzter Zugriff zu verstehen und rechtswidrig. Zugriff besteht nur auf Daten, die nach § 147 Abs. 1 AO aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind. Diese müssen Sie im Rahmen einer Außenprüfung allerdings maschinell auswertbar bereitstellen.

Gelten für EÜR-Rechner dieselben Aufbewahrungsfristen?

Ja. § 147 Abs. 3 AO unterscheidet nach der Art der Unterlage, nicht nach der Gewinnermittlung. Aufzeichnungen gehören zu Abs. 1 Nr. 1 und sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Gezählt wird ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres, und offene Festsetzungsfristen schieben das Fristende hinaus.

Was ändert sich, wenn ich unter der Kleinunternehmergrenze liege?

Nach GoBD Rz. 15 in der Fassung vom 11.03.2024 werden die Anforderungen bei Kleinunternehmen mit EÜR in der Regel auch an der Betriebsgröße gemessen. Die Randziffer verweist auf die Grenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG, derzeit 25.000 € Vorjahresumsatz. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten entfallen dadurch nicht.

Welche Daten gehören bei einer EÜR typischerweise zum Zugriff?

Die Aufzeichnungen der Einnahmen und Ausgaben mit den zugehörigen Belegen, die laufend zu führenden Verzeichnisse nach § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG, die gesonderten Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG etwa für Geschenke und Bewirtungen, die Aufzeichnung von Entnahmen und Einlagen und die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen nach § 22 UStG. Maßstab ist nach dem BFH-Urteil die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht.

Kostet der GoBD-Export im EÜR-Abo extra?

Nein. Der GoBD-Datenexport ist in jedem Buchhaltungstarif enthalten, auch im Abo „Buchhaltung & EÜR“ für 99 € je Arbeitsbereich und Monat. Für die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei steht außerdem der Buchungsstapel aus Kanzlei Software bereit. Beides erzeugen Sie selbst in der Software, ohne Auftrag an Dritte.

Kann meine Steuerkanzlei den Export für mich erzeugen?

Ja, wenn Sie ihr einen Zugang zur Software einrichten; ein Steuerberater-Zugang ist möglich. Wer den Export erzeugt, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass die Daten aus der Buchhaltung stammen, in der tatsächlich gebucht wurde, und dass Sie gemeinsam klären, welche Jahre und Aufzeichnungen die Anforderung umfasst.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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