Umstieg von Odoo
Von Odoo umsteigen: Was Sie exportieren, in welcher Reihenfolge und wann
Ein Wechsel der Buchhaltung ist weniger eine Frage der neuen Software als der richtigen Reihenfolge. Aus Odoo brauchen Sie drei Dinge: die Salden zum Stichtag, die Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten und, wenn der Wechsel mitten im Jahr liegt, die Buchungen seit Jahresbeginn. Dazu kommt die Sicherung der Altdaten, bevor ein Vertrag endet. Diese Seite ordnet die Schritte, nennt die Exportwege, die Odoo in seiner Dokumentation beschreibt, und zeigt, wie die Daten hier im Bereich Umzug ankommen.
Stand: 2026-10-19
Der beste Zeitpunkt: Jahreswechsel oder Monatsanfang
Am saubersten gelingt der Umstieg zum Beginn eines Geschäftsjahres. Die Bestandskonten laufen über das Jahresende: Was in Odoo am letzten Tag des alten Jahres auf Bank, Forderungen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital steht, ist der Eröffnungswert hier. Die Erfolgskonten beginnen bei null. Es gibt keine Überschneidung, keine halben Monate und keine Frage, welches System eine Buchung im Januar geführt hat.
Den Abschluss des letzten Odoo-Jahres müssen Sie dafür nicht abwarten. Sobald die Salden in Odoo stehen, können Sie die Eröffnungswerte übernehmen und parallel den Jahresabschluss des Vorjahres aus der Odoo-Saldenliste hier erstellen; der erste Jahresabschluss je Arbeitsbereich ist kostenlos. Übernehmen Sie die Eröffnungswerte aber erst, wenn in Odoo keine Buchungen für das alte Jahr mehr ausstehen, etwa Abschreibungen oder Abgrenzungen.
Ein Wechsel im laufenden Jahr ist ebenfalls möglich. Dann bilden die Schlusssalden des Vorjahres die Eröffnung, und die Monate vom Jahresbeginn bis zum Wechsel kommen über den Buchungsstapel aus Kanzlei Software aus Odoo. Legen Sie den Stichtag auf einen Monatsanfang, damit Umsatzsteuer-Voranmeldungen eindeutig einem System zugeordnet bleiben.
Was Sie aus Odoo mitnehmen und in welchem Format
Menüwege und Formate laut Odoo-Dokumentation; die Versionsangabe nennt die Fassung, in der der Weg beschrieben ist.
| Daten | Weg in Odoo laut Dokumentation | Format | Ziel hier |
|---|---|---|---|
| Saldenliste zum Stichtag | Buchhaltung → Berichtswesen → Rohbilanz (englische Oberfläche: Accounting → Reporting → Trial Balance), Export über den Pfeil neben PDF (Odoo 19) | XLSX oder PDF | Buchhaltung → Umzug, Eröffnungswerte |
| Kunden und Lieferanten | Listenansicht, Datensätze markieren, Action → Export (Odoo 18) | CSV oder XLS | Umzug, Stammdaten |
| Anlagegüter, sofern in Odoo geführt | ebenfalls über den Listenexport | CSV oder XLS | Umzug, Stammdaten |
| Buchungen seit Jahresbeginn | General Ledger → Actions → Datev DATA (zip), darin EXTF_accounting_entries.csv (Odoo 18 bis 20) | CSV im Kanzlei Software-Format | Umzug, Buchungsstapel zur Prüfung durch unser Team |
| Belegdateien | General Ledger → Actions → Datev ATCH (zip) (Odoo 18 bis 20) | ZIP mit Belegen und document.xml | Ihre eigene Aufbewahrung |
| Frühere Geschäftsjahre | Berichte und Listen als XLSX oder CSV | je nach Bericht | Aufbewahrung außerhalb, keine Übernahme als Buchungen |
Eröffnungswerte aus der Odoo-Saldenliste
In der deutschen Odoo-Oberfläche heißt die Saldenliste Rohbilanz. Laut Odoo-Dokumentation finden Sie sie unter Buchhaltung → Berichtswesen → Rohbilanz (englische Oberfläche: Accounting → Reporting → Trial Balance). Jeder Bericht lässt sich dort als PDF oder über das Pfeilsymbol neben dem PDF-Knopf als XLSX ausgeben. Stellen Sie den Zeitraum auf das Ende des alten Geschäftsjahres und prüfen Sie vorher, ob noch Entwürfe offen sind, damit die Liste nur gebuchte Vorgänge zeigt.
Hier öffnen Sie Buchhaltung → Umzug und laden die Datei hoch; erlaubt sind PDF, CSV, Excel, JPG und PNG mit höchstens 20 MB. Konten und Salden erkennt die KI, die Vorschau zeigt jede Zeile, und erst Ihre Bestätigung schreibt die Eröffnungswerte. Hilfreich ist, dass Odoo bei deutschen Gesellschaften laut Quelltext der Lokalisierung den Code eines Kontos nicht mehr ändern lässt, sobald darauf gebucht wurde; die SKR-Nummern in Ihrer Liste sind also dieselben, unter denen gebucht wurde. Wählen Sie hier denselben Kontenrahmen.
Zum Abgleich vergleichen Sie nach dem Übernehmen die Summe der Aktiva mit der Bilanzsumme aus Odoo und den Saldo des Bankkontos mit dem Kontoauszug zum Stichtag. Weicht etwas ab, kommen als Ursache etwa eine nachträgliche Buchung im alten Jahr oder ein Konto in Frage, das in der Exportansicht mit Zwischensummen zusammengefasst war.
Das laufende Jahr: Buchungsstapel statt Neuerfassung
Für Odoo 18 bis 20 beschreibt die Dokumentation im Hauptbuch zwei Kanzlei Software-Exporte. Der Export Datev DATA (zip) enthält drei CSV-Dateien: Kundenkonten, Lieferantenkonten und die Datei EXTF_accounting_entries.csv mit allen Buchungszeilen des im Hauptbuch eingestellten Zeitraums. In Odoo 17 heißt der Weg im Hauptbuch noch Export Datev (csv), und die Dokumentation nennt dafür ausdrücklich eine Enterprise-Datenbank mit deutscher Lokalisierung.
Die Buchungsdatei laden Sie im Bereich Umzug als Buchungsstapel aus Kanzlei Software hoch. Sie wird nicht sofort automatisch gebucht: Unser Team sieht den Stapel durch und richtet die Buchungen ein. Rückfragen stellen Sie über „Datei an unser Team senden“; eine Antwort kommt werktags zwischen 9 und 18 Uhr in der Regel binnen zwei Stunden.
Ab dem Wechselstichtag buchen Sie nur noch hier. Rechnungen, die weiter in Odoo entstehen, kommen als Belege herein. Wer in Odoo parallel weiterbucht, erzeugt zwei Stände derselben Bücher; beenden Sie deshalb die Buchungsarbeit in Odoo bewusst und halten Sie das Datum in der Verfahrensdokumentation fest.
Altdaten sichern, bevor Sie etwas kündigen
Buchungen und Unterlagen früherer Jahre müssen Sie für die Dauer der Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO lesbar und im Fall einer Außenprüfung auch maschinell auswertbar bereithalten. Die GoBD erlauben nach einem Systemwechsel zwei Wege: das alte System lesbar weiterzuführen oder die Daten samt Stamm-, Bewegungs- und Metadaten gleichwertig in ein anderes System zu überführen (GoBD Rz. 142 bis 144). Reine Auszüge oder Ausdrucke genügen nicht, wenn dabei Daten verloren gehen.
Bei Odoo Online wird die Datenbank nach einer Kündigung laut Datenschutzerklärung von Odoo drei Wochen lang deaktiviert und danach gelöscht; Sicherungen werden bis zu zwölf Monate aufbewahrt. Exportieren Sie deshalb alles, was Sie brauchen, vor der Kündigung. Odoo selbst nennt in seiner Dokumentation CSV und XLS als mitgelieferte Formate für Finanzdaten; eine Ausgabe im XML-basierten Beschreibungsstandard beschreibt sie nicht. Wer Odoo selbst betreibt, kann laut Odoo auf einer Version unbegrenzt bleiben und die alte Datenbank lesend aufheben.
Einen fremden GoBD-Export liest diese Software nicht als Buchungen ein; ihr Startpunkt sind Eröffnungswerte, die Jahre davor bleiben im alten System oder in dessen Exporten. Welche Optionen es dafür gibt und worauf ein Prüfer achtet, beschreibt die Seite zu Altdaten beim Softwarewechsel.
Checkliste für den Umstieg
| Schritt | Wann | Ergebnis |
|---|---|---|
| Stichtag festlegen und Steuerberatung informieren | vor allem anderen | eindeutiger Beginn der Bücher hier |
| Kontenrahmen hier wie in Odoo wählen (SKR03 oder SKR04) | beim Anlegen der Gesellschaft | gleiche Kontonummern in beiden Systemen |
| Offene Entwürfe in Odoo buchen oder löschen | vor dem Export | Saldenliste nur aus gebuchten Vorgängen |
| Saldenliste zum Stichtag als XLSX exportieren und hochladen | nach dem letzten Buchungstag | bestätigte Eröffnungswerte |
| Kunden, Lieferanten, Anlagen als CSV oder Excel übernehmen | direkt danach | Stammdaten für offene Posten und AfA |
| Bei Wechsel im Jahr: Datev DATA exportieren, Buchungsdatei hochladen | nach dem letzten Odoo-Monat | Buchungen seit Jahresbeginn, eingerichtet von unserem Team |
| Bank verbinden, erste Belege buchen | ab dem Stichtag | laufende Buchhaltung hier |
| Altdaten exportieren und ablegen, erst dann kündigen | vor jeder Kündigung | lesbare Bücher früherer Jahre |
Häufige Fragen
Wie viel Aufwand bedeutet der Umstieg von Odoo?
Bei einem Wechsel zum Jahresbeginn besteht der Kern aus zwei Dateien: der Saldenliste für die Eröffnungswerte und der Stammdatenliste. Beides laden Sie selbst hoch und bestätigen es nach der Vorschau. Bei einem Wechsel im Jahr kommt der Buchungsstapel aus Kanzlei Software hinzu, den unser Team prüft und einrichtet. Planen Sie zusätzlich Zeit ein, um offene Entwürfe in Odoo vor dem Export zu buchen oder zu verwerfen.
Kann ich mitten im Geschäftsjahr von Odoo wechseln?
Ja. Die Eröffnung kommt dann aus den Schlusssalden des Vorjahres, und die Buchungen vom Jahresbeginn bis zum Wechsel übernehmen Sie über die Datei EXTF_accounting_entries.csv aus dem Odoo-Export Datev DATA. Unser Team richtet diese Buchungen ein. Wählen Sie als Stichtag einen Monatsanfang, damit jede Umsatzsteuer-Voranmeldung eindeutig aus einem System stammt.
Was mache ich mit den Belegdateien aus Odoo?
Odoo bietet für Odoo 18 bis 20 den Export Datev ATCH (zip) mit den Rechnungsdateien und einer document.xml. Laut Dokumentation enthält er Kundenrechnungen nur, wenn sie über „Senden“ erzeugt wurden, und Lieferantenrechnungen nur, wenn sie per E-Mail-Alias oder Hochladen in Odoo kamen. Bewahren Sie dieses Archiv mit den Altdaten auf; neue Belege laden Sie hier hoch.
Muss ich Odoo nach dem Umstieg kündigen?
Nein. Odoo kann für Verkauf, Lager und CRM bleiben, während nur die Buchhaltung hierher wechselt. Wenn Sie eine Odoo-Online-Datenbank kündigen, beachten Sie die Frist aus der Datenschutzerklärung von Odoo: Die Datenbank wird drei Wochen nach der Kündigung deaktiviert und dann gelöscht. Alle Exporte gehören deshalb vor die Kündigung.
Übernimmt die Software meine Kontonummern aus Odoo?
Die Eröffnungswerte werden je Konto aus der hochgeladenen Saldenliste gelesen und in der Vorschau angezeigt. Führen Sie in Odoo SKR03 oder SKR04, wählen Sie hier denselben Rahmen, dann passen die Nummern unmittelbar. Bei einem selbst angelegten Kontenplan senden Sie die Liste über „Datei an unser Team senden“, und wir klären die Zuordnung mit Ihnen.
Was geschieht mit den Geschäftsjahren vor dem Umstieg?
Sie bleiben, wo sie entstanden sind. Diese Software startet mit Eröffnungswerten und übernimmt frühere Jahre nicht als Buchungen, auch nicht aus einem GoBD-Export. Für eine spätere Betriebsprüfung halten Sie die alte Odoo-Datenbank lesbar oder sichern vollständige Exporte. Ein selbst betriebenes Odoo lässt sich laut Odoo auf einer Version unbegrenzt weiter nutzen.
Quellen und Rechtsstand
Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.
- Odoo-Dokumentation 19.0: Chart of accounts (Trial Balance) — abgerufen am 19.10.2026
- Odoo-Dokumentation 19.0, deutsche Fassung: Kontenplan (Rohbilanz) — abgerufen am 19.10.2026
- Odoo-Dokumentation 19.0: Reporting (Export als PDF oder XLSX) — abgerufen am 19.10.2026
- Odoo-Dokumentation 18.0: Export and import data — abgerufen am 19.10.2026
- Odoo-Dokumentation 19.0: Germany (Export aus Kanzlei Software, GoBD-Export) — abgerufen am 19.10.2026
- Odoo-Dokumentation 17.0: Germany (Quelltext, Export Datev csv) — abgerufen am 19.10.2026
- Odoo: Privacy Policy (Löschung nach Kündigung) — abgerufen am 19.10.2026
- Odoo-Dokumentation 19.0: Upgrade (On-premise ohne Upgradepflicht) — abgerufen am 19.10.2026
- Odoo-Quelltext 19.0: Modul l10n_de (Kontocode gesperrt) — abgerufen am 19.10.2026
- BMF: GoBD, Fassung der 2. Änderung vom 14.07.2025 — abgerufen am 19.10.2026
Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.