Wie lange muss der Jahresabschluss aufbewahrt werden?

Zehn Jahre. Der Jahresabschluss gehört zu den in § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB aufgeführten Unterlagen, für die § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB zehn Jahre anordnet – ebenso wie für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Konzernabschlüsse. Steuerlich folgt dieselbe Frist aus § 147 Abs. 3 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 1 AO.

Gelten für Buchungsbelege wirklich nur noch acht Jahre?

Ja. § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB und § 147 Abs. 3 Satz 1 AO sehen für Buchungsbelege acht Jahre vor. Nach Art. 95 EGHGB und Art. 97 § 19a EGAO gilt das für alle Belege, deren zehnjährige Frist nach altem Recht noch nicht abgelaufen war. Bei Instituten nach § 1 Abs. 1b KWG, Unternehmen unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstituten nach § 2 Abs. 1 WpIG bleibt es bei zehn Jahren.

Wann beginnt die Frist genau?

Mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das jeweilige Ereignis eingetreten ist (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). Beim Jahresabschluss ist das handelsrechtlich die Feststellung, steuerlich die Aufstellung. Beim Buchungsbeleg ist es die Entstehung, bei der Rechnung nach § 14b Abs. 1 UStG die Ausstellung.

Reicht es, alles einzuscannen und das Papier zu vernichten?

Für Belege und Handelsbriefe ja, unter den Bedingungen des § 257 Abs. 3 HGB: bildliche Übereinstimmung bei empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen, Verfügbarkeit und Lesbarmachung während der gesamten Frist. Nicht für Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse – die nimmt § 257 Abs. 3 HGB ausdrücklich aus, ebenso § 147 Abs. 2 AO. Der nach § 245 HGB unterzeichnete Jahresabschluss ist im Original aufzubewahren.

Darf ich nach Fristablauf ohne Weiteres vernichten?

Nur, wenn steuerlich nichts mehr offen ist. § 147 Abs. 3 Satz 5 AO hemmt den Fristablauf, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Diese beträgt nach § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO vier Jahre und beginnt wegen der Anlaufhemmung des § 170 Abs. 2 AO erst mit Ablauf des Jahres der Erklärungsabgabe, spätestens mit Ablauf des dritten Jahres nach dem Jahr der Steuerentstehung.

Gilt die Aufbewahrungsfrist auch für Einzelunternehmer?

Ja. § 257 Abs. 1 HGB verpflichtet jeden Kaufmann, unabhängig von der Rechtsform; steuerlich gilt § 147 AO für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen. Die Frist hängt an der Art der Unterlage – zehn, acht oder sechs Jahre –, nicht an der Größe oder Rechtsform des Unternehmens.

Pflichten

Aufbewahrungsfrist Jahresabschluss: 10 Jahre und was Sie wissen muessen

Q: Wie lange sind Handelsbriefe aufzubewahren?

Sechs Jahre – empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe stehen in § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Die Eingangsrechnung zählt nicht dazu: Sie ist Buchungsbeleg nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB und damit acht Jahre aufzubewahren.

Der Jahresabschluss ist zehn Jahre aufzubewahren – die Buchungsbelege dazu seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht. Diese Verkürzung fehlt in vielen älteren Übersichten und macht heute die meisten Ablagepläne falsch.

Stand: September 2026

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Drei Fristen, nicht eine

§ 257 Abs. 1 HGB zählt vier Gruppen von Unterlagen auf, und § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB gibt jeder Gruppe eine eigene Frist.

Unterlage	Norm	Frist
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse	§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB	10 Jahre
Buchungsbelege	§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB	8 Jahre
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe	§ 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB	6 Jahre
Rechnungen im Umsatzsteuerrecht	§ 14b Abs. 1 UStG	8 Jahre

Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB „nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen“. Der Schriftverkehr zu einem Auftrag fällt darunter, die Eingangsrechnung nicht: Sie ist Buchungsbeleg, also acht Jahre. Der Anhang teilt die Frist des Jahresabschlusses.

Acht Jahre für Belege – und die Ausnahme

Die Verkürzung wirkt rückwirkend auf alle Belege, deren alte Frist am 1. Januar 2025 noch lief.

Bis 2024 galten auch für Belege zehn Jahre. Art. 95 EGHGB und Art. 97 § 19a EGAO ordnen an, dass die neue Fassung erstmals für Unterlagen gilt, deren alte Frist noch nicht abgelaufen war. Ein Beleg aus 2016 lief nach altem Recht bis Ende 2026, war am 1. Januar 2025 also noch in der Frist – für ihn gilt die Achtjahresfrist, die Ende 2024 endete. Ganze Jahrgänge wurden so auf einen Schlag frei.

Die Ausnahme steht in § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB: Bei Instituten nach § 1 Abs. 1b KWG, bei Unternehmen unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und bei Wertpapierinstituten nach § 2 Abs. 1 WpIG bleiben Belege zehn Jahre aufzubewahren. Für eine gewöhnliche GmbH oder UG gilt das nicht.

Fristbeginn: Feststellung im HGB, Aufstellung in der AO

Keine Frist läuft ab dem Bilanzstichtag – und HGB und AO knüpfen an unterschiedliche Ereignisse an.

Handelsrecht: § 257 Abs. 5 HGB

Die Frist beginnt „mit dem Schluß des Kalenderjahrs“, in dem der Jahresabschluss festgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Steuerrecht: § 147 Abs. 4 AO

Dieselbe Stelle benutzt das Wort „aufgestellt“. Aufstellung ist die Handlung der Geschäftsführung, Feststellung der Beschluss der Gesellschafter.

Der Unterschied ist kein Redaktionsversehen. Wird ein Abschluss 2026 aufgestellt, aber erst 2027 festgestellt, beginnt die handelsrechtliche Frist ein Jahr später. Maßgeblich ist der spätere Termin.

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Die Ablaufhemmung schlägt die Kalenderrechnung

Auch eine abgelaufene Zehn- oder Achtjahresfrist erlaubt noch keine Vernichtung.

§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO stellt klar: „Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.“ Sie beträgt nach § 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO vier Jahre, beginnt wegen § 170 Abs. 2 AO aber erst mit Ablauf des Jahres der Erklärungsabgabe, spätestens mit Ablauf des dritten Jahres nach dem Jahr der Steuerentstehung, und eine Außenprüfung hält sie zusätzlich an.

Elektronisch aufbewahren – mit einer Ausnahme

Bild- und Datenträger sind zulässig, das unterschriebene Original des Abschlusses bleibt es aber trotzdem.

Was elektronisch geht

§ 257 Abs. 3 HGB erlaubt die Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern, wenn empfangene Handelsbriefe und Belege bildlich, die übrigen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen und die Daten während der gesamten Frist verfügbar und jederzeit lesbar zu machen sind.

Die gesetzliche Grundlage der Lesbarmachung

§ 239 Abs. 4 HGB fordert dasselbe für die Bücher, § 261 HGB die nötigen Hilfsmittel auf eigene Kosten – die gesetzliche Grundlage dessen, was die GoBD als Lesbarmachung beschreiben.

Der Satz beginnt jedoch mit „Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse“; § 147 Abs. 2 AO nimmt Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz ebenso aus. Weil der Jahresabschluss nach § 245 HGB unter Angabe des Datums zu unterzeichnen ist, bleibt das unterschriebene Stück zehn Jahre aufzubewahren – ein Scan ersetzt es nicht. Wie eine GoBD-konforme Buchhaltung das im Alltag abbildet, steht auf der Seite zur Digitalisierung der Buchhaltung.

Typische Fehler

Alles pauschal zehn Jahre lagern – Belege sind acht Jahre, Handelsbriefe sechs.

Alles pauschal acht Jahre lagern: Die Verkürzung betrifft nur § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB.

Ab dem Bilanzstichtag rechnen statt ab dem Schluss des Kalenderjahrs (§ 257 Abs. 5 HGB).

Nach Kalenderablauf vernichten, obwohl eine Außenprüfung läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Den unterschriebenen Jahresabschluss einscannen und das Original wegwerfen.

Ein Archiv hinterlassen, das ohne die abgelöste Buchhaltungssoftware unlesbar ist.

Rechtsgrundlagen

Stand: 31. August 2026

Wortlaut: § 257 HGB, § 239 HGB, § 245 HGB, Art. 95 EGHGB, § 147 AO, Art. 97 § 19a EGAO, § 169 AO, § 170 AO, § 14b UStG. Diese Seite ordnet die Rechtslage allgemein ein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.

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