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Datenzugriff

Betriebsprüfung im Onlinehandel: Datenzugriff auf Massendaten

In der Betriebsprüfung eines Onlinehändlers darf die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO die Daten einsehen, nach ihren Vorgaben auswerten lassen oder sich in maschinell auswertbarer Form übertragen lassen, und zwar auch aus Vor- und Nebensystemen. Bei tausenden Bestellungen entscheidet, ob sich der Weg von der Bestellung zur Buchung in beide Richtungen gehen lässt. Die Begriffe Z1, Z2 und Z3 erklärt eine eigene Seite; hier geht es um das, was bei Massendaten anders ist.

In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.

Stand: 2026-11-06

Was bei Massendaten anders ist als beim Einzelbeleg

Eine Außenprüfung sieht sich in der Regel nicht jede Bestellung einzeln an, sie hat auf das Wesentliche abzustellen (§ 2 Abs. 4 ApO). Überlassene Daten lassen sich aber maschinell auswerten. Darum zählt, ob der Datenbestand vollständig, verknüpft und auswertbar ist. Die Buchführung muss sich einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit erschließen, und die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 145 Abs. 1 AO).

Die GoBD nennen ausdrücklich die Daten „aller Vor- und Nebensysteme“, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten (Rz. 159). Liegen Ihre Daten bei einem Dritten und teilen Sie das mit, muss dieser den Zugriff gewähren, die Kosten tragen Sie (§ 147 Abs. 6 Satz 2 und 3 AO). Für einen Onlinehändler verteilt sich der Bestand typischerweise so:

Wo die Daten eines Onlinehändlers liegen
DatenquelleTypischer InhaltPrüfungsfrage
Shop oder MarktplatzBestellung, Liefertag, Land, Steuersatz, ErstattungSind alle Verkäufe in den Büchern angekommen?
ZahlungsdienstleisterKundenzahlung, Gebühr, AuszahlungPassen Zahlungen und Umsätze zusammen?
WarenwirtschaftBestände, Wareneingänge, RetourenPassen Menge und Erlös zueinander?
FinanzbuchhaltungJournal, Konten, Saldenliste, StammdatenLässt sich jede Summe aufgliedern?
BelegablageRechnungen, Gebührenabrechnungen, BescheideGehört zu jeder Buchung ein Beleg?

Von der Tagesbuchung zurück zur Bestellung

Verdichtung ist zulässig, die Aufgliederung ist die Bedingung

Beispiel: Ein Händler verkauft am 14. Mai 2026 über einen Marktplatz nach Österreich. Im Journal steht eine Tagesbuchung mit 612,50 € Netto und 122,50 € Steuer zu 20 %, im Buchungstext die Zahl der Positionen. Der Prüfer fragt nach den Bestellungen dahinter.

Die Summe muss sich nachvollziehbar aufgliedern lassen: Datum, Marktplatz, Land und Satz der Buchung führen zur Berichtsdatei, die Datei zu den einzelnen Bestellungen, und deren Summe ergibt wieder 735,00 € brutto. Das ist die Forderung aus Rz. 42. Andernfalls, so die GoBD, ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht gewährleistet. Rz. 161 zeigt das am Kassensystem: Wer nur Tagesendsummen bereitstellt und die Einzeldaten zurückhält, hat falsch qualifiziert, und die Finanzbehörde kann den Zugriff nachträglich verlangen.

Der Weg muss auch vorwärts gehen: von einer Bestellung bis zur Buchung, zur Voranmeldung und in den Jahresabschluss. Eine Bestellung, die in keiner Tagessumme steckt, ist das, wonach die Auswertung sucht.

Plattformmeldungen: was das Finanzamt schon kennt

Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG), Umsetzung von DAC7

Meldende Plattformbetreiber melden dem Bundeszentralamt für Steuern spätestens zum 31. Januar des Folgejahres (§ 13 Abs. 1 Satz 1 PStTG). Gemeldet werden unter anderem Gebühren, Provisionen und Steuern je Quartal, die je Quartal gezahlte oder gutgeschriebene Vergütung und die Zahl der Tätigkeiten (§ 14 Abs. 2 Nr. 9 bis 11, für Rechtsträger über § 14 Abs. 3 Nr. 7 PStTG). Das BZSt leitet die Daten zu Anbietern im Inland zur Durchführung des Besteuerungsverfahrens an die zuständige Landesfinanzbehörde weiter (§ 9 Abs. 2 Satz 1 PStTG).

Die gemeldete Zahl ist kein Umsatz im Sinne Ihrer Buchhaltung. Vergütung ist nach § 5 Abs. 2 Satz 1 PStTG das Entgelt abzüglich der einbehaltenen Gebühren, Provisionen und Steuern. Halten Sie deshalb je Plattform und Jahr eine Überleitung bereit. Beispiel für ein Quartal, in dem die Mitteilung der Plattform die Erstattungen bereits abgezogen hat; prüfen Sie das für Ihre eigene Mitteilung:

Überleitung von der Plattformmeldung zum Erlöskonto
PostenBetrag
Gemeldete Vergütung im Quartal195.600,00 €
zuzüglich gemeldete Gebühren und Provisionen30.500,00 €
ergibt Bruttoumsatz nach Erstattungen226.100,00 €
abzüglich darin enthaltener Umsatzsteuer 19 %36.100,00 €
ergibt Erlöse netto laut Konto190.000,00 €

Die Außenprüfungsordnung seit September 2026

  • Auswahl: Ob und wann geprüft wird, entscheidet die Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen; die Fallauswahl soll grundsätzlich risikoorientiert erfolgen (§ 2 Abs. 2 ApO).
  • Schwerpunkte: Die Prüfung hat auf das Wesentliche abzustellen, zu Beginn sollen Schwerpunkte gebildet werden (§ 2 Abs. 4 ApO).
  • Vorlauf: Die Anordnung soll in der Regel bei Großbetrieben vier Wochen, sonst zwei Wochen vor Beginn bekanntgegeben werden (§ 6 Abs. 5 Satz 2 ApO).
  • Daten vorab: Schon mit der Anordnung kann die Vorlage von Unterlagen verlangt werden, Daten aus einem Datenverarbeitungssystem sind dann in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen (§ 197 Abs. 3 AO, § 6 Abs. 2 ApO). Zwei Wochen sind wenig, wenn Sie Berichte erst bei Anbietern zusammensuchen müssen.
  • Ablauf: Finanzbehörde und Steuerpflichtige können Rahmenbedingungen der Mitwirkung vereinbaren (§ 8 ApO). Nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen möglich. Für seine Erfüllung gilt grundsätzlich ein Monat nach Bekanntgabe; in begründeten Einzelfällen kann die Frist verlängert werden. Bei nicht oder nicht hinreichend fristgerechter Erfüllung beträgt das Mitwirkungsverzögerungsgeld 75 € je vollem Kalendertag, höchstens für 150 Kalendertage. Ist die Verzögerung glaubhaft entschuldbar, unterbleibt die Festsetzung (§ 200a Abs. 1 und 2 AO).

Seit dem 10. September 2026 gilt die Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Außenprüfung (Außenprüfungsordnung, ApO) vom 25. August 2026. Die Betriebsprüfungsordnung trat mit Ablauf des 9. September 2026 außer Kraft (§ 39 ApO). Die ApO richtet sich an die Finanzverwaltung, erklärt aber, womit Sie rechnen müssen. Die GoBD verweisen in Rz. 158 noch auf die alte Vorschrift.

Nachschau, Prüfsiegel und andere Verwechslungen

Kassen-Nachschau

§ 146b AO betrifft Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Wer ausschließlich online verkauft und keine Kasse führt, ist davon nicht betroffen. Für einen Laden oder Marktstand neben dem Shop gilt sie.

Umsatzsteuer-Nachschau

§ 27b UStG erlaubt ohne Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung das Betreten von Geschäftsräumen und die Einsicht in gespeicherte Daten zu den Sachverhalten der Nachschau. Sie ist keine Außenprüfung, kann aber in eine übergehen.

Plattformmeldung und Prüfung

Eine Meldung nach dem PStTG ist keine Prüfungsanordnung. Sie ist eine Information an die Finanzverwaltung, die dort ausgewertet werden darf (§ 9 Abs. 4 PStTG).

Zertifikat der Software

Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate, und Zertifikate Dritter entfalten ihr gegenüber keine Bindungswirkung (GoBD Rz. 180 und 181). Entscheidend ist, wie Sie das System einsetzen.

Wo Datenzugriff bei hohem Volumen scheitert

  • Berichte nur beim Anbieter: Prüfen Sie, wie lange Marktplatz und Zahlungsdienstleister Ihre Berichte bereithalten. Die Aufbewahrungspflicht trifft Sie: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
  • Vorgefilterte Listen: Die Finanzbehörde akzeptiert keine Reports mit ausgewählten Feldern und Datensätzen, die nicht mehr alle aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten (GoBD Rz. 173).
  • Auswertungen, die das System nicht kann: Beim mittelbaren Zugriff kann nur eine Auswertung mit den vorhandenen Möglichkeiten des Systems verlangt werden (Rz. 166). Das hilft nur, wenn das System die Daten überhaupt hat.
  • Fehlende Beschreibung: Zur Datenüberlassung gehören Dateiherkunft, Struktur, Felder, Zeichensatz und Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form (Rz. 176). Eine CSV-Datei ohne diese Angaben ist nur die halbe Lieferung.
  • Nachforderungen: Bei unvollständigen Daten kann die Finanzbehörde eine neue Überlassung verlangen und im Verlauf der Prüfung weitere anfordern (Rz. 176). Halten Sie den Stand fest, den Sie geliefert haben.
  • Systemwechsel: Ein maschinell auswertbarer Datenträger genügt erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, und nur, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO).

GoBD-Export und Berichtsdateien in dieser Software

Unter „Abschluss“ erzeugen Sie die Datenüberlassung (Z3) als ZIP-Datei, auf Wunsch für mehrere Geschäftsjahre: Buchungsjournal, Saldenliste je Jahr, Kontenverzeichnis, Geschäftspartner und Anlagen, soweit vorhanden, dazu die Beschreibung index.xml mit den Verknüpfungen und eine Prüfsummendatei. Ändern sich die Daten während des Exports, entsteht kein gemischtes Archiv. Das Belegarchiv lässt sich als eigener Export abrufen und wird bei großen Beständen in mehrere Teile zerlegt. Jede Buchung ist über eine Hashkette mit ihrer Vorgängerin verbunden, was eine nachträgliche Änderung bei der Prüfung sichtbar macht. Die Verfahrensdokumentation führen Sie in der Software.

Beim Marktplatz-Import speichert die Software die Berichtsdatei mit Dateiname, Prüfsumme, Zusammenfassung und Kennungen der gebuchten Zeilen. Der GoBD-Export legt die Dateien im Ordner marktplatzberichte bei, eine Liste verbindet sie mit den Importen; was über die Größengrenze des Exports geht, nennt ein Hinweis, Sie laden es im Importverlauf einzeln. Die Prüfsumme weist die verwendete Datei nach; sie belegt allein nicht, dass alle Zeilen gebucht wurden.

Erzeugen Sie den Export einmal vor der ersten Prüfung und sehen Sie ihn gemeinsam mit Ihrer Kanzlei durch, nicht erst nach der Anordnung. Ob die Daten einer konkreten Prüfung genügen, entscheiden Bestand und Einsatz im Einzelfall. Die Kanzlei ist der bessere Weg, sobald eine Prüfungsanordnung vorliegt oder Plattformmeldung und Erklärung nicht zusammenpassen. Abgerechnet wird je Gesellschaft und Monat, nicht je Transaktion; die Beträge stehen unter Preise.

Häufige Fragen

Darf der Betriebsprüfer auf meine Shop- und Marktplatzdaten zugreifen?

Ja, soweit sie aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten. Die GoBD nennen in Rz. 159 die Daten aller Vor- und Nebensysteme. Liegen die Daten bei einem Dritten, greift § 147 Abs. 6 Satz 2 AO, die Kosten tragen Sie nach Satz 3.

Dürfen Marktplatzumsätze als Tagessumme gebucht werden?

Ja, wenn sich die Summe in ihre Einzelpositionen aufgliedern lässt (GoBD Rz. 42). Die Einzeldaten müssen dafür erhalten bleiben. Wer nur Tagesendsummen bereitstellt und die Einzeldaten zurückhält, muss nach Rz. 161, dort am Beispiel eines Kassensystems, mit einer Nachforderung rechnen.

Was ist der Unterschied zwischen Z3 und Datenüberlassung?

Keiner. Die GoBD überschreiben Rz. 167 mit „Datenüberlassung (Z3)“, gemeint ist § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO: Die Daten werden in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanzbehörde übertragen. Früher war auch von Datenträgerüberlassung die Rede.

Weiß das Finanzamt, was ich auf Marktplätzen verkaufe?

Soweit eine Plattform meldet, ja. Nach § 13 und § 14 PStTG gehen Vergütung, Gebühren und Zahl der Tätigkeiten einmal jährlich, aufgeschlüsselt nach Quartalen, an das BZSt, das sie nach § 9 Abs. 2 PStTG an die Landesfinanzbehörde weitergibt. Beim Warenverkauf sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 PStTG Anbieter freigestellt, die im Meldezeitraum über dieselbe Plattform weniger als 30 Verkäufe tätigen und dafür insgesamt weniger als 2.000 Euro Vergütung erhalten oder gutgeschrieben bekommen.

Was hat sich durch die Außenprüfungsordnung geändert?

Sie hat am 10. September 2026 die Betriebsprüfungsordnung abgelöst (§ 39 ApO). Sie richtet sich an die Verwaltung, betont die risikoorientierte Fallauswahl (§ 2 Abs. 2 Satz 3 ApO) und die Bildung von Prüfungsschwerpunkten (§ 2 Abs. 4 ApO). Die Rechte und Pflichten stehen weiter in der Abgabenordnung.

Macht ein GoBD-Export meine Buchführung ordnungsgemäß?

Nein. Der Export bedient den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO. Die Ordnungsmäßigkeit hängt auch von vollständigen Daten, Berechtigungen und dem Einsatz im Unternehmen ab, und die Finanzverwaltung erteilt dazu keine Positivtestate (GoBD Rz. 179 und 180).

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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