PayPal im Hauptbuch
PayPal Gebühren buchen SKR03 und SKR04: Konto, Steuer, Rückzahlung
PayPal-Gebühren buchen Sie im SKR03 auf 4970 und im SKR04 auf 6855, gegen das Verrechnungskonto 1384 bzw. 1474 und ohne Vorsteuer. Denn die eigenen Nutzungsbedingungen des Anbieters sagen, dass als Bankdienstleistung in der EU keine Umsatzsteuer anfällt. Abweichend liegt der Kauf auf Rechnung. Diese Seite zeigt außerdem, was bei einer Rückzahlung mit der Gebühr geschieht und wie Ereigniscodes jede Zeile einordnen.
In der Software: Jahresabschluss.io führt die doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04: Belege, Bankumsätze und Rechnungen werden laufend verbucht; die KI kontiert und bucht eindeutige Vorgänge innerhalb Ihrer Freigaben selbst.
Stand: 2026-11-06
Das Gebührenkonto und was PayPal selbst zur Steuer sagt
Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. in Luxemburg (R.C.S. Luxembourg B 118 349, Stand 6. November 2026; prüfen Sie Ihre eigenen Unterlagen). Sie kann ihre transaktionsbezogenen Gebühren abziehen, bevor der Betrag Ihrem Guthaben gutgeschrieben wird. Darum erscheint dort oft nur der Nettobetrag, gebucht wird trotzdem brutto: Kundenzahlung auf 1384 / 1474, Gebühr als eigener Aufwand.
Zur Steuer enthalten die Nutzungsbedingungen zwei Sätze: Die angegebenen Gebühren sind inklusive aller anwendbaren Steuern, und als Bankdienstleistung falle in der EU keine Umsatzsteuer an. Die Rechtsgrundlage nennt der Anbieter nicht; sachlich passt die Befreiung für Umsätze im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG, die nach UStAE 4.8.7 Abs. 1 Satz 2 nicht voraussetzt, dass der Leistende ein Kreditinstitut ist. Folgt man dieser Aussage, gibt es keine Vorsteuer zu ziehen, und ohne steuerpflichtige Leistung entsteht auch kein Fall des § 13b UStG.
Als Nachweis nennen die Nutzungsbedingungen einen herunterladbaren Bericht im Konto mit allen Gebühren und belasteten Beträgen. Bewahren Sie ihn auf, wenn er Ihr Buchungsbeleg ist: Nach GoBD Rz. 121 entfällt die Aufbewahrung des Nachweises eines Zahlungsabwicklungsdienstes nicht, wenn er als Buchungsbeleg dient oder die einzige Form der Abrechnung darstellt.
Kauf auf Rechnung: die Ausnahme bei der Umsatzsteuer
Laut Hilfe-Center zu Kauf auf Rechnung, abgerufen am 6. November 2026. Entscheidend ist, was auf Ihrer Monatsrechnung steht.
Für diese Gebühren steht im Geschäftskonto eine monatliche Rechnung bereit. Unsere Software bucht jede Gebührenzeile ohne Steuerschlüssel. Den steuerlichen Teil aus dieser Monatsrechnung ergänzen Sie selbst. Fällt die Zahlung des Käufers bei Rechnungskauf endgültig aus, beschreibt das Hilfe-Center eine eigene Regelung zur Umsatzsteuer; hier sollte die Kanzlei mitlesen.
| Lage | Angabe des Anbieters | Folge für die Buchung |
|---|---|---|
| Gültige USt-IdNr. hinterlegt | keine Mehrwertsteuer auf die Gebühr; als Empfänger ggf. Steuer zum lokalen Satz zu zahlen | Rechnung prüfen; bei § 13b und vollem Vorsteuerabzug 1577 / 1407 an 1787 / 3837; ohne Abzugsrecht ist die Steuer Aufwand |
| Keine gültige USt-IdNr. hinterlegt | Mehrwertsteuer wird auf die Gebühr berechnet | ausgewiesene Steuer gesondert prüfen; Kanzlei fragen, ob sie abziehbar ist |
PayPal-Rückzahlung: die Festgebühr bleibt
Die Beträge sind frei gewählt und keine aktuellen Gebührensätze.
Laut Gebührenseite vom 4. November 2026 behält PayPal bei einer vollständigen oder teilweisen Rückzahlung die Festgebühr; der übrige Teil der Gebühr wird nicht einbehalten. Beispiel: Ein Kunde zahlt 59,50 € für eine Rechnung, abgezogen werden 2,10 €, davon 0,35 € Festgebühr. Der Kunde tritt vom Kauf zurück, die Rechnung wird gutgeschrieben, und 1,75 € Gebühr kommen zurück.
| Zeile | Soll SKR03 / SKR04 | Haben SKR03 / SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|
| Rechnung (50,00 netto, 9,50 USt) | 1400 / 1200 | 8400 / 4400 | 59,50 |
| T0006 Zahlung | 1384 / 1474 | 1400 / 1200 | 59,50 |
| Gebühr zur Zahlung | 4970 / 6855 | 1384 / 1474 | 2,10 |
| Gutschrift an den Kunden | 8720 / 4720 | 1400 / 1200 | 59,50 |
| T1107 Rückzahlung | 1400 / 1200 | 1384 / 1474 | 59,50 |
| Rückerstatteter Gebührenanteil | 1384 / 1474 | 4970 / 6855 | 1,75 |
Ereigniscodes: wie jede PayPal-Zeile eingeordnet wird
Code-Familien nach der Entwicklerdokumentation des Anbieters, Einordnung nach unserer Software.
Eine positive Gebührenzeile, also die rückerstattete Gebühr aus dem Beispiel oben, passt nicht zur erwarteten Richtung. Die Software hält sie als Prüffall an, Sie buchen sie selbst gegen 4970 / 6855.
| Code | Bezeichnung laut Anbieter | In der Software |
|---|---|---|
| T00xx Eingang, z. B. T0006 | Express Checkout payment | Kundenzahlung, an Forderungen |
| T0000, T0011, T0013 | General, Mobile, Donation payment | normale Prüfung; der Code allein schließt einen Verkauf nicht aus |
| T00xx Ausgang | Zahlung an Dritte | normale Prüfung, Aufwand kommt mit dem Beleg |
| T01xx, z. B. T0106 | Fees, Chargeback fee | Gebühr auf 4970 / 6855 |
| T02xx | Transfers (Währungsumrechnung) | mit Eurobein Geldtransit, sonst Prüffall |
| T03xx | Bank deposit | Aufladung über Geldtransit |
| T04xx | Withdrawal to bank account | Auszahlung über Geldtransit |
| T1106, T1107 | Payment reversal, Payment refund | Abgang: Kundenerstattung an Forderungen; Eingang: normale Prüfung |
| T12xx, T15xx, T21xx | Chargeback, Hold, Release | Prüffall, nie automatisch |
PayPal-Guthaben, Aufladung und eigener Einkauf: häufige Verwechslungen
- Guthaben ist kein Bankkonto: 1384 / 1474 sind im Kontenkatalog sonstige Vermögensgegenstände. Der Saldo ist am Stichtag Ihre Forderung gegen PayPal, Einzelheiten stehen auf der Seite zum Guthaben beim Zahlungsdienstleister.
- Rückbuchung ist nicht Rückzahlung: Bei einer Rückzahlung handeln Sie selbst. Bei einer Rückbuchung prüfen Sie Belastung, Verkäuferschutz und Gebühren gesondert. Die genannte Rückbuchungsgebühr betrifft Kartentransaktionen, die weder über ein Käuferkonto noch über „Zahlungen ohne PayPal-Konto“ verarbeitet wurden; sie kann auch bei abgelehnter Rückbuchung anfallen. Eine tatsächliche Belastung buchen Sie bei fortbestehender Kundenforderung 1400 / 1200 an 1384 / 1474, die Gebühr auf 4970 / 6855.
- Reserve ist kein Aufwand: Einbehaltenes Geld bleibt Ihr Guthaben und damit auf dem Verrechnungskonto.
- Aufladung ist keine Einnahme: Geld vom eigenen Bankkonto läuft über Geldtransit.
- Eigener Einkauf: Bezahlen Sie einen Lieferanten aus dem Guthaben, ist das keine Gebühr. Aufwand und Vorsteuer kommen mit dessen Rechnung.
Viele PayPal-Umsätze: Fenster, Verzögerung, zwei Zeilen je Zahlung
Bei einer Zahlung mit gesondert ausgewiesener Gebühr entstehen zwei Buchungszeilen: Bruttobetrag und Gebühr. Gebührenfreie Bewegungen erzeugen keine zusätzliche Gebührenzeile. Mit vielen Zahlungen wächst deshalb auch der Aufwand für den Abgleich gegen den Bericht. PayPal begrenzt die Transaktionssuche nach eigener Entwicklerdokumentation außerdem auf 31 Tage je Abfrage und drei Jahre Historie, und neue Zeilen können bis zu drei Stunden später erscheinen.
Unsere Software liest deshalb in Fenstern von höchstens 31 Tagen, setzt beim nächsten Abruf sechs Stunden früher wieder auf und erkennt Doppelte an der Transaktions-ID. Ist ein Fenster zu voll, bricht der Lauf mit Meldung ab, statt still Zeilen auszulassen. Fremdwährungen laufen über eigene Währungsverbindungen. Der Kontostand zum Ende des Vortags wird als Auszugssaldo neben das Verrechnungskonto gestellt: Weicht er ab, fehlen meist Gebühren, Rückzahlungen oder ein Prüffall.
Was Sie bei PayPal selbst klären sollten
- Ob in Ihrem Konto Kauf auf Rechnung oder andere gesondert abgerechnete Leistungen aktiv sind.
- Ob Ihre USt-IdNr. dort hinterlegt ist.
- Woher die Erlöse kommen, wenn Sie keine Rechnung je Bestellung schreiben.
- Wie Sie mit Zahlern umgehen, die nicht Ihr Rechnungsempfänger sind: Die Gegenseite ist oft der Inhaber des Zahlungskontos, nicht die Vertragspartei.
- Die Kanzlei ist sinnvoll bei Rückbuchungen in größerer Zahl, bei Währungsgewinnen und -verlusten und bei Rechnungskauf-Ausfällen. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.
PayPal bis zur Voranmeldung und zum Abschluss
Die Anbindung ist direkt: Sie legen beim Anbieter eine eigene App an, hinterlegen deren Zugangsdaten, und die Transaktionssuche liefert die Zeilen in die Software. Auszahlung, Gebühr und Kundenzahlung schlägt die Software aus dem Ereigniscode vor; in der Einnahmenüberschussrechnung läuft die Kundenzahlung weiter durch die normale Vorschlagskette, weil dort der Zahlungseingang selbst die Einnahme ist. Aus demselben Journal entstehen Voranmeldung, Saldenliste, Jahresabschluss und E-Bilanz, allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei. Der Preis richtet sich nach Gesellschaft und Größenklasse, nicht nach der Zahl der Zeilen; die Stufen finden Sie unter /preise.
Häufige Fragen
Wie buche ich PayPal-Gebühren in SKR03?
Soll 4970 Nebenkosten des Geldverkehrs, Haben 1384 Verrechnungskonto, ohne Vorsteuer. Laut Nutzungsbedingungen vom 4. November 2026 fällt als Bankdienstleistung in der EU keine Umsatzsteuer an, was zu § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG passt.
Wie buche ich PayPal-Gebühren in SKR04?
Soll 6855 Nebenkosten des Geldverkehrs, Haben 1474 Verrechnungskonto. Die Gebühr steht getrennt vom Erlös, denn nach § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB dürfen Aufwendungen nicht mit Erträgen verrechnet werden.
Gibt es bei PayPal-Gebühren Reverse Charge nach § 13b UStG?
Für die normale Transaktionsgebühr nein, wenn man der Aussage des Anbieters folgt, dass als Bankdienstleistung keine Umsatzsteuer anfällt: Ohne steuerpflichtige Leistung greift § 13b Abs. 1 UStG nicht. Anders kann es bei Kauf auf Rechnung liegen. Dort heißt es in der Hilfe, dass Sie ggf. Steuer zum lokalen Satz zu zahlen haben.
Wie buche ich eine zurückerstattete PayPal-Gebühr?
Soll 1384 / 1474, Haben 4970 / 6855, also als Minderung des Aufwands. Laut Gebührenseite vom 4. November 2026 bleibt bei einer Rückzahlung die Festgebühr einbehalten; zurück kommt nur der übrige Teil. Unsere Software zeigt eine solche positive Gebührenzeile als Prüffall.
Ist PayPal-Guthaben ein Bankkonto in der Buchhaltung?
Nein. Es wird auf einem Verrechnungskonto geführt, im SKR03 1384 und im SKR04 1474, das im Kontenkatalog zu den sonstigen Vermögensgegenständen zählt. Stimmen Buchsaldo und Bericht für denselben Stichtag und dieselbe Währung nicht überein, klären Sie fehlende, doppelte oder fehlerhafte Buchungen sowie zeitliche Abgrenzungen (§ 239 Abs. 2 HGB).
Gilt das auch für lexoffice, sevdesk oder eine andere Software?
Ja. Das Buchungsmuster hängt nicht von der Software ab: Kundenzahlung auf das Verrechnungskonto, Gebühr auf 4970 / 6855, Auszahlung über Geldtransit. Es folgt aus § 246 Abs. 2 HGB und § 10 Abs. 1 UStG, nicht aus einem bestimmten Programm.
Quellen und Rechtsstand
Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.
- Nutzungsbedingungen für Deutschland — Letzte Aktualisierung 4. November 2026, abgerufen am 06.11.2026
- Händler- und Verkäufergebühren — Letzte Aktualisierung 4. November 2026, abgerufen am 06.11.2026
- Hilfe-Center: Kauf auf Rechnung — abgerufen am 06.11.2026
- Hilfe-Center: Mehrwertsteuererstattung bei Rechnungskauf — abgerufen am 06.11.2026
- Entwicklerdokumentation: Transaction Event Codes — abgerufen am 06.11.2026
- Entwicklerdokumentation: Transaction Search — abgerufen am 06.11.2026
- § 4 UStG — abgerufen am 06.11.2026
- § 13b UStG — abgerufen am 06.11.2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 4.8.7 — Stand 2. Juni 2026, abgerufen am 06.11.2026
- GoBD, Änderung vom 14. Juli 2025 (Rz. 121) — abgerufen am 06.11.2026
Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.