Export und Dateiaufbau
AccountOne-Export importieren: so sind die Dateien aufgebaut und so laden Sie sie hoch
Bevor der erste Monat gebucht ist, müssen die richtigen Dateien aus AccountOne heraus und hier hinein. Das ist weniger ein Klickpfad als eine Frage des Verständnisses: Was steht im Dateikopf, welche Spalten nutzt der Import, warum braucht er Erlös- und Zahlungsdatei zusammen, und was passiert, wenn AccountOne einen großen Monat auf mehrere Dateien verteilt. Diese Seite beschreibt den Export in AccountOne nach dessen eigener Anleitung, den Aufbau der Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format und die Prüfungen, die der Import beim Lesen vornimmt.
Stand: 2026-10-06
Der Export in AccountOne
AccountOne beschreibt den Weg in seiner Hilfe; hier die Zusammenfassung, soweit sie für den Import zählt.
Die Exporte liegen in AccountOne in der Export-Übersicht in der Kopfzeile. Dort wählen Sie Jahr und Monat und erhalten die Buchungsdaten des Monats wahlweise gesamt oder getrennt nach Erlösen und Zahlungen, auf Wunsch je Schnittstelle und Anbindung. Für den Import hier laden Sie die getrennten Dateien: den Erlös- und den Zahlungsstapel je Kanal. Die Dateinamen enthalten Exportart, Exportmonat und Buchungsmonat.
AccountOne weist selbst darauf hin, dass ein Monatsexport nachgelaufene Daten und Korrekturen früherer Monate enthalten kann – und dass Amazon-Daten vor dem fünften Tag des Folgemonats unvollständig sein können. Der Import ordnet Zeilen nach ihrem Belegdatum dem richtigen Monat zu; einen unvollständigen Export erkennt er nicht, deshalb lohnt der Blick auf den Status in AccountOne vor dem Herunterladen.
Aufbau des Buchungsstapels
| Element | Inhalt | Bedeutung für den Import |
|---|---|---|
| Kennung | EXTF, Version 700, Kategorie 21 „Buchungsstapel“, Buchungsversion 12 | Pflicht – andere Formate werden mit Lesefehler abgewiesen |
| Kopffelder | Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge 6, Datum von und bis, Bezeichnung mit Kanal und Monat | Zeitraum und Kanal der Datei; der Kopf nennt keinen Kontenrahmen |
| Spaltenzeile | 124 benannte Spalten | Pflicht – der Import liest nach Spaltennamen |
| Umsatz, Soll/Haben, Konto, Gegenkonto | Bruttobetrag mit Komma, Kennzeichen S oder H, Konto und Gegenkonto | Beinbildung; Konten laufen durch die Übersetzungstabelle |
| BU-Schlüssel | leer bei Inlandserlösen, 240 bei OSS, 401 oder 94 bei Gebühren | über die Übersetzung ausgewertet |
| Belegdatum, Belegfeld 1, Buchungstext | TTMM, Bestell- oder Abrechnungsnummer, Text mit Transaktionsnummer | Zeitraum, Paarung, Kanalerkennung |
| EU-Land und Steuersatz (Bestimmung) | Länderkürzel oder USt-IdNr., Steuersatz bei OSS | Bestimmungsland, Satz, innergemeinschaftliche Lieferung |
| Leistungsdatum, Datum Zuordnung Steuerperiode | TTMMJJJJ | Liefertag bei Erstattungen, Steuerzeitpunkt |
Warum Erlös- und Zahlungsdatei zusammengehören
Die Erlösdatei allein kennt nur den Liefertag, die Zahlungsdatei allein nur den Vereinnahmungstag und die Gebühren. Erst zusammen ergeben sie je Bestellung beide Daten – und nur so kann der Import nach den Einstellungen Ihrer Gesellschaft buchen. Lädt man nur die Erlösdatei, bucht der Import alle Bestellungen mit der Annahme, dass die Vereinnahmung am Liefertag lag, und es fehlen sämtliche Gebühren des Monats samt Vorsteuer.
Umgekehrt enthält die Zahlungsdatei allein Käuferzahlungen ohne Bestellgegenstück – sie werden gezählt, nicht gebucht –, aber auch Gebühren und sonstige Zeilen, die weiterhin im Buchungsplan stehen. Die Vorschau zeigt beide Lücken deutlich: viele Bestellungen ohne Zahlung oder viele Zahlungen ohne Bestellung bedeuten fast immer eine fehlende Datei.
Zahlen, Zeichen und Kodierung
- Alle Felder stehen in Anführungszeichen, auch Zahlen. Beträge nutzen das Komma als Dezimaltrennzeichen; einzelne Beträge haben weniger als zwei Nachkommastellen („10“, „2184,1“) – der Import liest sie korrekt.
- Die Datei ist in Windows-1252 kodiert mit Zeilenumbrüchen CRLF; Umlaute in Buchungstexten bleiben so erhalten. Ein Öffnen und Speichern in einer Tabellenkalkulation kann Kodierung, Anführungszeichen oder führende Nullen verändern – laden Sie die Originaldatei hoch.
- Sachkonten sind sechsstellig, in der Regel das SKR03-Konto mal hundert; Personenkonten siebenstellig. Beides übersetzt die Übersetzungstabelle auf Ihren Kontenrahmen.
- Das Belegdatum trägt nur Tag und Monat. Der Import leitet das Jahr aus dem Zeitraum der Datei ab; ein Monat, der größer ist als der Monat der Datei, gehört ins Vorjahr.
- Eine fremde Währung im Kopf, eine fehlende Spaltenzeile oder eine andere Kategorie als 21 führen zu einem Lesefehler für die ganze Datei; der Import nennt ihn beim Hochladen.
Grenzen und geteilte Dateien
Ab 60.000 Zeilen teilt AccountOne einen Export automatisch auf mehrere Dateien auf. Die Teile gehören zusammen in einen Vorgang, damit die Paarung von Bestell- und Zahlungszeilen über die Teile hinweg funktioniert. Je Vorgang nimmt der Import bis zu zwölf Dateien mit zusammen 40 MB an, jede Datei bis 15 MB; reicht das nicht, laden Sie Erlös- und Zahlungsdatei desselben Zeitraums immer zusammen in einen Vorgang und teilen stattdessen nach Kanälen oder Zeiträumen – die Dublettenerkennung über den Quellschlüssel sorgt dafür, dass eine Zeile nie doppelt gebucht wird.
Nach dem Hochladen zeigt die Software je Datei Bezeichnung, Zeitraum, Zeilenzahl und Lesefehler, dann das Inventar der Quellkonten und Steuerschlüssel für die Übersetzungstabelle, dann die Vorschau. Gebucht wird erst auf Ihren Klick.
Häufige Fragen
Reicht die Gesamtdatei aus der Export-Übersicht statt der getrennten Erlös- und Zahlungsdatei?
Der Import ist auf die getrennten Dateien ausgelegt, weil er Bestell- und Zahlungszeilen anhand ihrer Rolle erkennt. Laden Sie Erlös- und Zahlungsdatei je Kanal und Monat getrennt herunter – so, wie AccountOne sie in der Export-Übersicht anbietet.
Kann ich die Datei vorher in einer Tabellenkalkulation öffnen?
Zum Ansehen ja, zum Speichern besser nicht. Tabellenkalkulationen verändern beim Speichern häufig Kodierung, Anführungszeichen, Datumsformate und führende Nullen. Laden Sie immer die unveränderte Originaldatei hoch; die Vorschau zeigt Ihnen den Inhalt ohnehin.
Welchen Kontenrahmen hat die Datei?
Der Kopf nennt keinen. Die Konten sind sechsstellig und entsprechen in der Regel dem SKR03-Konto mal hundert; AccountOne lässt sich aber individuell einstellen. Deshalb ordnen Sie jedes Quellkonto einmal in der Übersetzungstabelle Ihrem eigenen Konto zu.
Was passiert, wenn ich dieselbe Datei zweimal hochlade?
Nichts Schlimmes: Jede Zeile trägt einen stabilen Quellschlüssel; bereits gebuchte Zeilen zählt die Vorschau als bereits gebucht und plant sie nicht erneut. Die Dublettenerkennung wirkt auch über Monatsgrenzen, wenn AccountOne eine Zeile in zwei Monatsexporten führt.
Warum wird meine Datei mit „kein Buchungsstapel“ abgewiesen?
Vermutlich ist es ein anderer Export – etwa eine OSS-Meldedatei, eine Umsatzmatrix oder eine Stammdatendatei. Der Import nimmt nur Buchungsstapel im Kanzlei Software-Format mit Kategorie 21 an. Prüfen Sie in der Export-Übersicht, dass Sie den Buchungsdaten-Export gewählt haben.
Muss ich jeden Monat die Übersetzungstabelle neu ausfüllen?
Nein. Die Tabelle wird je Gesellschaft gespeichert und beim nächsten Hochladen vorbelegt. Nur neue Quellkonten oder Schlüssel, die in der Datei erstmals auftauchen, erscheinen als nicht zugeordnet.
Quellen und Rechtsstand
Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.
- AccountOne-Hilfe: Wo finde ich meine Exporte? (Export-Dashboard) — abgerufen am 6. Oktober 2026
- AccountOne-Hilfe: Kanzlei Software EXTF Dateien ab 60.000 Zeilen — abgerufen am 6. Oktober 2026
- AccountOne-Hilfe: Info Amazon Export — abgerufen am 6. Oktober 2026
Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.