Jahresabschluss der GmbH ohne Umsatz: was eine ruhende GmbH jedes Jahr erledigen muss

Drei Lagen ohne Umsatz, eine Pflichtenkette

„Ohne Umsatz“ beschreibt drei verschiedene Gesellschaften: die Vorratsgesellschaft, die gegründet, aber nie tätig war; die ruhende GmbH, die ihr Geschäft eingestellt hat und nur noch ein Konto und vielleicht eine Beteiligung hält; und die GmbH, die nach dem Ende ihrer Tätigkeit auf die Auflösung wartet. Für alle drei gilt dieselbe Kette aus Buchführung, Jahresabschluss, Feststellung, Offenlegung und Steuererklärungen. Kleiner wird nur der Umfang, nicht die Pflicht.

Wer die Pflichten loswerden will, muss die Gesellschaft beenden: durch einen Auflösungsbeschluss der Gesellschafter, der drei Viertel der abgegebenen Stimmen braucht, soweit der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt (§ 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG), und die anschließende Liquidation. Bis zur Löschung laufen die Abschlüsse weiter; zu Beginn der Liquidation kommt eine eigene Eröffnungsbilanz mit erläuterndem Bericht hinzu (§ 71 Abs. 1 GmbHG).

Was das Gesetz von der GmbH ohne Geschäft verlangt

• § 13 Abs. 3 GmbHG und § 6 Abs. 1 HGB: Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft, und die Vorschriften für Kaufleute gelten für sie – unabhängig davon, ob sie ein Gewerbe betreibt.
• § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB: Jeder Kaufmann ist zur Buchführung verpflichtet. Ein Monat ohne Geschäftsvorfall braucht keine Buchung, das Geschäftsjahr aber einen Abschluss.
• § 242 Abs. 1 bis 3 und § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang. Die Kleinstkapitalgesellschaft darf den Anhang weglassen, wenn sie Haftungsverhältnisse und Kredite an Geschäftsführer unter der Bilanz angibt (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB).
• § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB: Kleine und Kleinstgesellschaften dürfen bis zu sechs Monate nach dem Stichtag aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht.
• § 42a Abs. 2 GmbHG: Die Gesellschafter beschließen über Feststellung und Ergebnisverwendung, bei kleinen Gesellschaften spätestens bis zum Ablauf der ersten elf Monate des folgenden Geschäftsjahres; der Gesellschaftsvertrag kann diese Frist nicht verlängern.
• § 325 Abs. 1 und 1a, § 326 Abs. 2 HGB: Einzureichen ist der festgestellte Abschluss spätestens ein Jahr nach dem Stichtag. Die Kleinstkapitalgesellschaft legt nur die Bilanz vor und kann die dauerhafte Hinterlegung verlangen, wenn sie mitteilt, dass sie zwei der drei Merkmale des § 267a Abs. 1 HGB an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet.
• § 140 AO: Die handelsrechtliche Buchführungspflicht gilt auch für die Besteuerung – Grundlage für E-Bilanz und Steuererklärungen.
• § 335 HGB: Wer nicht offenlegt, bekommt vom Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren; ein fehlender Umsatz schützt davor nicht.

Pflichten der GmbH ohne Umsatz auf einen Blick

Beispiel: Bilanz einer ruhenden GmbH zum 31. Dezember 2025

Kleinst-Gliederung nach § 266 Abs. 1 Satz 4 HGB; Geschäft seit Ende 2023 eingestellt, keine Arbeitnehmer.

Beispiel: Eine GmbH mit 25.000 € Stammkapital hat ihren Onlinehandel Ende 2023 eingestellt und hält seitdem nur noch ihr Bankkonto. Im Geschäftsjahr 2025 fallen 612,50 € Aufwendungen an – Kontoführung, Kammer- und Registergebühren und die Rückstellung für den Abschluss –, Erträge gibt es keine. Das ergibt einen Jahresfehlbetrag von 612,50 €; aus den Vorjahren steht ein Verlustvortrag von 1.420,00 €.

Die Rückstellung von 288,50 € deckt Kosten für 2025, die erst 2026 anfallen: den Jahresabschluss mit der Software (250 €, weil es nicht der erste Abschluss im Konto ist), die Hinterlegung beim Unternehmensregister (18,50 € nach KV 1420 JVKostG) und die E-Bilanz (20 €). Mit 23.256 € Bilanzsumme, ohne Umsatzerlöse und ohne Arbeitnehmer überschreitet die GmbH keines der drei Merkmale des § 267a Abs. 1 HGB, wie schon am Stichtag davor; sie ist also Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a Abs. 1 Satz 2 i. V. m. § 267 Abs. 4 Satz 1 HGB).

Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt nur sonstige betriebliche Aufwendungen von 612,50 € und den gleich hohen Jahresfehlbetrag. Steuerlich ergibt sich, soweit keine Korrekturen anfallen, ein Verlust, der den verbleibenden Verlustvortrag erhöht und mit der Körperschaftsteuererklärung gesondert festgestellt wird (§ 10d Abs. 4 Satz 1 EStG); für die Gewerbesteuer gilt das entsprechend für den Fehlbetrag. Die Gesellschafter stellen den Abschluss fest und beschließen, den Fehlbetrag vorzutragen. Hinterlegt wird nur die Bilanz.

Vorratsgesellschaft, Holding, Vermögenslosigkeit: was sich jeweils ändert

Umsatzsteuer der GmbH ohne Umsatz: drei Fälle

Umsatzsteuerlich zählt nicht die Rechtsform, sondern die Tätigkeit: Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, also nachhaltig Einnahmen erzielen will (§ 2 Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG). Daraus ergeben sich drei Fälle.

Erstens die Kleinunternehmerin: Lag der Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und überschreitet er im laufenden Jahr 100.000 € nicht, sind ihre Umsätze steuerfrei, und die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG gelten nicht (§ 19 Abs. 1 Satz 1 und 2 UStG) – keine Voranmeldungen und keine Jahreserklärung, solange das Finanzamt nicht zur Abgabe auffordert (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO) und die GmbH keine Steuer etwa als Leistungsempfängerin nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet (§ 18 Abs. 4a UStG). Wer auf die Regelung verzichtet hat, bleibt fünf Kalenderjahre daran gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

Zweitens die regelbesteuerte GmbH, deren Umsatz auf null gefallen ist: Solange sie regelbesteuert bleibt, gibt sie weiter Voranmeldungen ab, notfalls mit Nullwerten, bis das Finanzamt sie befreit. Von selbst bleibt sie es aber nicht: Hat ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten, ist sie von Gesetzes wegen Kleinunternehmerin (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG), es sei denn, sie hat nach § 19 Abs. 3 UStG auf die Regelung verzichtet. § 18 Abs. 2 Satz 3 UStG erlaubt die Befreiung, wenn die Steuer des Vorjahres nicht mehr als 2.000 € betrug. Der Wortlaut spricht von einer Befreiung durch das Finanzamt, nicht von einem Antrag; sprechen Sie das Finanzamt deshalb an. Die Jahreserklärung bleibt Pflicht (§ 18 Abs. 3 UStG).

Drittens die Vorratsgesellschaft, die noch nie tätig war: Ob sie schon Unternehmerin ist, hängt davon ab, ob sie eine Tätigkeit ausübt (§ 2 Abs. 1 UStG). Nimmt sie die Tätigkeit auf und ist sie nicht Kleinunternehmerin, meldet sie im laufenden und im folgenden Kalenderjahr monatlich an (§ 18 Abs. 2 Satz 5 Nr. 1 UStG).

Jahresplan der ruhenden GmbH – und wann die Kanzlei der bessere Weg ist

Für das Geschäftsjahr 2025 mit Stichtag 31. Dezember 2025.

• Bis 30. Juni 2026: Jahresabschluss 2025 aufstellen und unterzeichnen; die sechs Monate gelten für kleine und Kleinstgesellschaften nur, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).
• Bis 30. November 2026: Feststellung und Beschluss über die Ergebnisverwendung, hier den Vortrag des Fehlbetrags (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
• Bis 31. Dezember 2026: Bilanz beim Unternehmensregister einreichen, die Hinterlegung wählen und die Mitteilung nach § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB abgeben (§ 325 Abs. 1a HGB).
• Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung 2025 mit E-Bilanz innerhalb der Abgabefristen der Abgabenordnung (§ 149 AO) übermitteln.
• Jedes Jahr: die Angaben im Transparenzregister aktuell halten und die Jahresgebühr bezahlen.

Die Kanzlei ist der bessere Weg, wenn Anteile verkauft oder übertragen werden sollen – werden innerhalb von fünf Jahren mehr als 50 % der Anteile an einen Erwerber, ihm nahestehende Personen oder eine Erwerbergruppe mit gleichgerichteten Interessen übertragen, sind nicht genutzte Verluste nach § 8c Abs. 1 Satz 1 und 2 KStG grundsätzlich nicht mehr abziehbar –, wenn die GmbH Beteiligungen hält und die Einordnung nach § 267a Abs. 3 HGB offen ist, wenn Darlehen an oder von Gesellschaftern bestehen oder wenn die Auflösung ansteht.

Mit der Software: Kleinstabschluss und Hinterlegungsdatei der ruhenden GmbH

Jahresabschluss.io stellt den Abschluss aus der Saldenliste auf und richtet den Pflichtumfang nach Rechtsform und Größenklasse: Bei der Kleinstkapitalgesellschaft stehen die Angaben unter der Bilanz statt eines Anhangs, die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Software stets in voller Gliederung. Geben Sie bei den Größenmerkmalen an, dass die GmbH eine reine Beteiligungsgesellschaft ist, stuft die Software sie nach § 267a Abs. 3 HGB als kleine ein. Für die Hinterlegung erzeugt sie die Einreichungsdatei mit der Erklärung nach § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB; einreichen müssen Sie selbst über die Publikations-Plattform des Unternehmensregisters und dort „Hinterlegung“ wählen.

Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto und bei mehreren Gesellschaften für eine davon; danach kostet der Kleinstabschluss 250 €. Die E-Bilanz kostet 20 € je Wirtschaftsjahr. Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung erstellen und prüfen Sie im Steuer-Modul kostenlos; der Direktversand kostet je Erklärung 50 € und ist nur in den unterstützten Fällen der Veranlagungszeiträume 2023 bis 2025 möglich.

Häufige Fragen

Muss eine GmbH ohne Umsatz einen Jahresabschluss erstellen?

Ja. Die GmbH gilt nach § 13 Abs. 3 GmbHG als Handelsgesellschaft, für sie gelten die Vorschriften für Kaufleute (§ 6 Abs. 1 HGB), also Buchführung (§ 238 Abs. 1 HGB) und Jahresabschluss (§ 242, § 264 Abs. 1 HGB). Ein fehlender Umsatz verkleinert nur den Umfang: Als Kleinstkapitalgesellschaft genügen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit Angaben unter der Bilanz, eingereicht wird nur die Bilanz.

Muss eine ruhende GmbH eine Gewerbesteuererklärung abgeben?

Ja. Die Tätigkeit einer GmbH gilt stets und in vollem Umfang als Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 2 Satz 1 GewStG), und § 25 Abs. 1 Nr. 2 GewStDV verlangt von Kapitalgesellschaften eine Gewerbesteuererklärung, ohne auf die Höhe des Gewerbeertrags abzustellen – anders als Nr. 1 mit ihrer Grenze von 24.500 € für übrige Unternehmen. Ein Fehlbetrag wird gesondert festgestellt (§ 10a Satz 6 GewStG).

Braucht eine GmbH ohne Umsatz eine E-Bilanz?

Ja. Sie ist buchführungspflichtig (§ 238 HGB, § 140 AO) und ermittelt ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich; daran knüpft § 5b Abs. 1 Satz 1 EStG die elektronische Übermittlung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, für Wirtschaftsjahre mit Beginn nach dem 31. Dezember 2024 samt Kontennachweisen (§ 52 Abs. 11 Satz 2 EStG). Verzichten kann das Finanzamt nur auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten (§ 5b Abs. 2 EStG); dem Antrag ist nach § 150 Abs. 8 AO zu entsprechen, wenn die elektronische Übermittlung wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist.

Muss eine GmbH ohne Umsatz Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben?

In der Regel nur, wenn sie umsatzsteuerlich Unternehmerin ist (§ 2 Abs. 1 UStG) und weder die Kleinunternehmerregelung greift noch das Finanzamt sie befreit hat; unabhängig davon kann sie Voranmeldungen schulden, etwa als Leistungsempfängerin nach § 13b UStG oder bei innergemeinschaftlichen Erwerben (§ 18 Abs. 4a UStG). Für Kleinunternehmer gelten die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG nicht (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Betrug die Steuer des Vorjahres nicht mehr als 2.000 €, kann das Finanzamt von den Voranmeldungen befreien (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG); bis dahin sind Nullmeldungen abzugeben.

Darf eine ruhende GmbH ihre Bilanz hinterlegen?

Ja, wenn sie Kleinstkapitalgesellschaft ist, also an den nach § 267 Abs. 4 HGB maßgeblichen Stichtagen höchstens eines der Merkmale 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatzerlöse und zehn Arbeitnehmer überschreitet (§ 267a Abs. 1 HGB). Sie übermittelt nur die Bilanz, verlangt die dauerhafte Hinterlegung und teilt die Einhaltung der Merkmale mit (§ 326 Abs. 2 HGB). Eine reine Beteiligungsgesellschaft ist nach § 267a Abs. 3 Nr. 3 HGB ausgeschlossen.

Wie wird eine GmbH ohne Umsatz ihre Pflichten los?

Nur über ihr Ende. Die Gesellschafter beschließen die Auflösung mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, soweit der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt (§ 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG); danach folgt die Liquidation bis zur Löschung. Besitzt die GmbH kein Vermögen mehr, kann das Registergericht sie nach § 394 Abs. 1 FamFG löschen; solange ein Bankguthaben besteht, ist sie nicht vermögenslos.

Was kostet der Jahresabschluss einer GmbH ohne Umsatz mit Software?

Bei Jahresabschluss.io ist der erste Jahresabschluss kostenlos (einmal je Konto), danach kostet der Abschluss einer Kleinstkapitalgesellschaft 250 € und die E-Bilanz 20 €. Für die Hinterlegung berechnet das Unternehmensregister 18,50 € (KV 1420 JVKostG) und zusätzlich die Jahresgebühr von 3,00 € (KV 1410 JVKostG). Alle laufenden Posten mit Fundstelle stehen auf der Seite zu den laufenden Kosten der GmbH.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 13 GmbHG – Juristische Person; Handelsgesellschaft — abgerufen am 04.11.2026
• § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung — abgerufen am 04.11.2026
• § 267a HGB – Kleinstkapitalgesellschaften — abgerufen am 04.11.2026
• § 326 HGB – Erleichterungen bei der Offenlegung — abgerufen am 04.11.2026
• § 42a GmbHG – Vorlage und Feststellung — abgerufen am 04.11.2026
• § 31 KStG – Steuererklärungspflicht — abgerufen am 04.11.2026
• § 25 GewStDV – Gewerbesteuererklärung — abgerufen am 04.11.2026
• § 2 GewStG – Steuergegenstand — abgerufen am 04.11.2026
• § 5b EStG – E-Bilanz — abgerufen am 04.11.2026
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren — abgerufen am 04.11.2026
• § 19 UStG – Kleinunternehmer — abgerufen am 04.11.2026
• § 394 FamFG – Löschung vermögensloser Gesellschaften — abgerufen am 04.11.2026
• § 8c KStG – Verlustabzug bei Körperschaften — abgerufen am 04.11.2026