ChatGPT für Steuerberater: was in der Kanzlei sinnvoll ist und wo es endet

Stufe 1: Texte ohne Mandantenbezug

Rundschreiben, Ablaufbeschreibungen, Stellenanzeigen, Musterantworten auf häufige Fragen. Ein Auftrag könnte so lauten:

Entwirf ein Rundschreiben an unsere GmbH-Mandanten, ohne Namen.
Thema: Welche Unterlagen wir für den Jahresabschluss 2026 brauchen.
Ton: sachlich, Sie-Form, höchstens eine Seite.
Gliederung: Bank und Kasse, offene Rechnungen, Inventur,
Verträge und Darlehen, Verrechnungskonten der Gesellschafter.
Nenne nur Vorschriften, deren Fundstelle sicher ist, und markiere sie.

Auf dieser Stufe gelangen keine Mandantengeheimnisse in den Chat. Die FAQ der Bundessteuerberaterkammer halten für Inhalte, die ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind, in der Regel auch öffentlich verfügbare KI-Systeme für einsetzbar. Trotzdem gilt: Jede Fundstelle und jede Frist im Entwurf prüft ein Mensch an der Primärquelle, bevor das Schreiben das Haus verlässt.

Stufe 2: Sachverhalte pseudonymisiert strukturieren

Eine Gesprächsnotiz in eine Gliederung bringen, aus einem geschilderten Sachverhalt eine Fragenliste für das nächste Mandantengespräch machen, zwei Varianten nebeneinanderstellen: Das gelingt mit Platzhaltern wie „Gesellschaft A“, „Gesellschafter 1“ oder „Grundstück in Großstadt“. Nach den FAQ der Kammer darf dabei auf keiner Seite ein Name, eine Anschrift oder eine Steuernummer erkennbar sein — und auch die Kombination harmloser Einzelheiten kann einen Mandanten verraten.

Das Ergebnis ist eine Arbeitshilfe, keine Beurteilung. Sprachmodelle können plausible, aber falsche Antworten liefern; die Kammer empfiehlt, Paragrafen im Gesetz nachzuschlagen, Berechnungen gegenzurechnen und wichtige Ergebnisse von einer zweiten Person ansehen zu lassen.

Stufe 3: in der Buchhaltung eines Mandanten

Ist die Buchhaltung des Mandanten bei jahresabschluss.io, verbindet sich ChatGPT im Browser per OAuth mit der Adresse https://jahresabschluss.io/mcp. Nach der Anmeldung wählen Sie auf der Freigabeseite die Gesellschaft, Lesen ist immer enthalten, Buchen und Rechnungsversand sind eigene Haken, als Gültigkeit wählen Sie 30 Tage, 90 Tage oder ein Jahr. Wo Sie in ChatGPT einen eigenen MCP-Server hinzufügen, beschreibt OpenAI selbst; Hilfe und Entwicklerdokumentation benennen die Menüs derzeit unterschiedlich, deshalb nennen wir hier keine.

Laut Entwicklerdokumentation von OpenAI behandelt ChatGPT jedes Werkzeug ohne Lesekennzeichnung als schreibend und verlangt dafür standardmäßig Ihre Bestätigung. Der Server von jahresabschluss.io kennzeichnet seine lesenden Werkzeuge entsprechend; alles, was bucht, legt ChatGPT Ihnen deshalb vorher vor. Laut Dokumentation lässt sich Ihre Entscheidung je Werkzeug für ein Gespräch merken.

Ablauf: Voranmeldung eines Mandanten vorbereiten

Mit einer Verbindung, die das Recht „Buchen“ trägt, läuft eine Voranmeldung im Gespräch so:

• „Zeig mir die Umsatzsteuer-Zahlen der Gesellschaft für September 2026.“ — get_vat_return mit period=2026-09 liefert die Kennzahlen, Angaben zur Dauerfristverlängerung und zur Sondervorauszahlung.
• „Gibt es Fragen des Vordrucks, die wir beantworten müssen?“ — get_vat_supplementary liest die bedingten Angaben mit amtlichem Wortlaut. ChatGPT stellt sie Ihnen; nur wenn Sie alle ausdrücklich verneinen, bestätigt es mit confirm_vat_supplementary „keine Sonderfälle“. Liegt einer vor, erfassen Sie ihn in der App.
• „Prüf die Voranmeldung amtlich.“ — check_tax_filing mit art=ustva führt die amtliche ELSTER-Prüfung mit Testmerker aus; übermittelt wird dabei nichts.
• „Bereite die Übermittlung vor und gib mir den Freigabe-Link.“ — prepare_tax_filing friert Werte und Prüfwert für 30 Minuten ein, request_tax_filing_approval liefert einen Link, der 7 Tage gilt.
• Über den Link öffnet ein Mensch den Vorgang in der App, die den Stand neu rechnet und vergleicht; übermittelt wird dort mit der PIN. Alternativ nimmt die Kanzlei den Mandanten in ihre Sammelübermittlung, die vor dem Versand die Vollmacht je Mandant prüft.

Tarif und Datenschutz laut OpenAI

Laut Hilfe von OpenAI ist die volle Unterstützung eigener MCP-Server einschließlich schreibender Aktionen als Beta für Arbeitsbereiche in Business, Enterprise und Edu vorgesehen; für persönliche Tarife beschreiben Hilfe und Entwicklerdokumentation den Umfang derzeit unterschiedlich. Der Stand ändert sich, maßgeblich ist die Hilfe des Herstellers am Tag Ihrer Entscheidung.

Zu den Daten erklärt OpenAI, dass Inhalte aus ChatGPT Business standardmäßig nicht zum Training verwendet werden, und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Die FAQ der Bundessteuerberaterkammer weisen in dieselbe Richtung: Bei Business-Lizenzen lasse sich vereinbaren, dass Eingaben nicht zum Training dienen; private Konten für dienstliche Zwecke seien unzulässig. Für eine Kanzlei heißt das: ein verwalteter Arbeitsbereich, freigegebene Konnektoren, eine schriftliche Regel, welche Stufe für welche Daten gilt.

Berufsrecht in fünf Sätzen

• § 57 Abs. 1 StBerG gilt technologieneutral: Unabhängigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Gewissenhaftigkeit und Verschwiegenheit bestehen auch beim Arbeiten mit ChatGPT.
• § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB schützt Mandantengeheimnisse strafrechtlich — einschließlich der Geschäftszahlen von Gesellschaften.
• § 62a StBerG verlangt für Dienstleister mit Zugang zu Mandantengeheimnissen einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung, bei Auslandsbezug vergleichbaren Schutz und im Einzelmandat die Einwilligung des Mandanten.
• Art. 28 DSGVO verlangt zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag; § 62a Abs. 8 StBerG stellt klar, dass das Datenschutzrecht unberührt bleibt.
• Mit ChatGPT und jahresabschluss.io sind es zwei Dienstleister, die Sie getrennt prüfen; die Einzelheiten stehen auf der Seite zum Berufsrecht.

Grenzen

• ChatGPT erbringt keine Steuerberatung und kann Vorschriften zitieren, die es so nicht gibt.
• Eine Verbindung gilt für genau eine Gesellschaft; einen Überblick über den ganzen Mandantenbestand gibt die Kanzlei-Übersicht in der App.
• Rückfragen im Mandantenportal bearbeiten Sie in der App; dort entstehen auch Jahresabschluss und E-Bilanz. Eine Eingangsrechnung kann ChatGPT mit dem Recht „Buchen“ freigeben oder ablehnen, nachdem Sie Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag bestätigt haben; ist ein Freigabeprozess mit mehreren Stufen eingerichtet, bleibt die Entscheidung in der App.
• Bankanbindung, Einstellungen der Gesellschaft und Bankverbindungen der Geschäftspartner sind über die Schnittstelle nicht erreichbar.
• Eine Lohnabrechnung bietet die Software derzeit nicht an.

Häufige Fragen

Dürfen Steuerberater ChatGPT überhaupt nutzen?

Ja, nach den FAQ der Bundessteuerberaterkammer ist das möglich, wenn das Berufsgeheimnis gewahrt bleibt: keine Angaben, die auf Mandanten schließen lassen, in ungesicherte Konten, betriebliche statt privater Zugänge und eine Prüfung jedes Ergebnisses durch eine fachkundige Person.

Welcher ChatGPT-Tarif passt zu einer Kanzlei?

Ein verwalteter Arbeitsbereich wie Business oder Enterprise. Dort gibt es laut OpenAI standardmäßig kein Training mit den Inhalten und einen Auftragsverarbeitungsvertrag; schreibende Aktionen eigener MCP-Server sind laut Hilfe von OpenAI für diese Arbeitsbereiche vorgesehen.

Kann ChatGPT die Buchhaltung eines Mandanten lesen?

Ja, wenn die Buchhaltung bei jahresabschluss.io geführt wird und ein Berechtigter die Verbindung für die Gesellschaft des Mandanten freigibt. ChatGPT sieht dann Journal, Saldenliste, offene Posten, Bankumsätze und Belege genau dieser Gesellschaft.

Fragt ChatGPT nach, bevor es bucht?

Laut OpenAI verlangen schreibende Aktionen standardmäßig eine Bestätigung. Zusätzlich weist der Server von jahresabschluss.io das Programm an, vor nicht rückholbaren Schritten wie dem Ausstellen einer Rechnung oder dem endgültigen Löschen eines Belegs ausdrücklich nachzufragen.

Wer übermittelt die Voranmeldung an das Finanzamt?

Ein Mensch in der App: entweder über den Freigabe-Link mit der eigenen PIN oder über die Sammelübermittlung der Kanzlei-Umgebung. ChatGPT bereitet vor und prüft, übermittelt aber nicht.

Ersetzt ChatGPT die Recherche in Fachliteratur?

Nein. Für die Recherche empfehlen die FAQ der Kammer Lösungen, die ihre Quellen nennen; jede Aussage zu Gesetz, Rechtsprechung oder Verwaltungsauffassung prüfen Sie an der Primärquelle.