AccountOne und Bankauszahlung: So funktioniert das Verrechnungskonto

Das Verrechnungskonto als Verbindung zur Marktplatzabrechnung

Auf dem Verrechnungskonto werden die Beträge zusammengeführt, die zwischen Ihren Verkäufen und der Auszahlung liegen. Es erhält seine Funktion durch die Zuordnung in Ihrer Buchhaltung. Der Import verwendet das von Ihnen gewählte Marktplatzkonto und setzt nicht für alle Gesellschaften ungefragt dasselbe feste Konto ein.

Ordnen Sie die betreffenden Quellkonten deshalb sorgfältig zu. Wenn Erlöse auf einem anderen Verrechnungskonto landen als die zugehörigen Gebühren oder Auszahlungen, ist der verbleibende Saldo schwerer zu erklären. Für eine schlüssige Abstimmung müssen die zusammengehörigen Bewegungen auf das jeweils passende Konto bezogen werden können.

Verkäufe und Gebühren bewegen den Saldo unterschiedlich

Die Erlösverarbeitung bucht Bestellungen gegen das Verrechnungskonto. Gebühren aus dem Zahlungsstapel werden gesondert als Aufwand berücksichtigt und vermindern den dort angesammelten Betrag. Ein zurückgezahlter Kaufpreis wirkt ebenfalls anders als ein neuer Verkauf. Sie sollten diese Bewegungen daher zunächst nach ihrer Art und erst danach nach ihrer Summe betrachten.

Warum Auszahlungs- und Reservezeilen ausgelassen werden

Die Dateien können neben Verkäufen und Gebühren auch Zeilen für Reserven, Transit oder Auszahlungen enthalten. In der Übersetzungstabelle setzen Sie die entsprechenden Konten auf „nicht buchen“. Sobald eine Seite einer Zeile so zugeordnet ist, wird sie im Import gezählt, aber nicht als Buchung übernommen.

Die Auszahlung soll über die tatsächliche Bankbewegung erfasst werden. Eine zusätzliche Übernahme derselben Bewegung aus der Datei würde die Abstimmung beeinträchtigen. Auch Reserveumbuchungen werden in diesem Ablauf nicht separat aus dem Stapel gebucht. Der einbehaltene Betrag bleibt für die Erklärung des noch nicht ausgezahlten Guthabens trotzdem relevant.

Die Bankgutschrift schließt den Geldweg ab

Wenn die Auszahlung auf Ihrem Bankkonto eingeht, wird sie als Geldtransit gegen das Marktplatz-Verrechnungskonto gebucht. Damit lässt sich der auf dem Konto angesammelte Betrag mit der tatsächlich erfolgten Überweisung verbinden. Die Bankgutschrift erzeugt in diesem Ablauf keinen zusätzlichen Verkauf, weil die zugrunde liegenden Erlöse schon aus den Bestellzeilen stammen.

Vergleichen Sie den Bankbetrag mit der Abrechnung des betreffenden Marktplatzes. Achten Sie dabei auf Gebühren und Rückzahlungen, die bereits verrechnet wurden, sowie auf den Zeitpunkt der Auszahlung. Der Umsatz einer einzelnen Monatsdatei muss nicht genau dem Bankeingang desselben Kalendermonats entsprechen.

Einen verbleibenden Saldo sachlich erklären

Ein nicht ausgeglichenes Verrechnungskonto ist zunächst ein Prüfauftrag. Möglich sind noch nicht ausgezahlte Beträge, Reserven oder Buchungen und Bankbewegungen aus unterschiedlichen Zeiträumen. Auch Bestellungen mit fehlender Zahlungsinformation können für die Abstimmung relevant sein. Aus dem Saldo allein lässt sich keine dieser Ursachen sicher bestimmen.

Gehen Sie deshalb vom letzten nachvollziehbaren Stand aus und vergleichen Sie die seitdem hinzugekommenen Erlöse, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen. Prüfen Sie bei Differenzen auch die Kontenübersetzung und ausgelassene Zeilen. So lässt sich gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung oder Kanzlei feststellen, ob ein zeitlicher Restbetrag vorliegt oder die Zuordnung eines konkreten Vorgangs geklärt werden muss.

Häufige Fragen

Kann ich das Verrechnungskonto selbst auswählen?

Sie legen das Zielkonto über die Übersetzungstabelle fest. Der Import nutzt diese gesellschaftsbezogene Zuordnung für die betroffenen Marktplatzbuchungen, weshalb sie zur bestehenden Buchhaltung passen sollte.

Warum ist meine Auszahlung kleiner als der Umsatz?

Eine Auszahlung kann bereits um Gebühren, Erstattungen oder zurückbehaltene Beträge vermindert sein. Vergleichen Sie die konkrete Abrechnung, denn aus einer kleineren Bankgutschrift allein folgt noch keine bestimmte Ursache.

Werden Auszahlungszeilen automatisch zu Bankbuchungen?

Die dafür vorgesehenen Quellkonten werden auf „nicht buchen“ gesetzt. Die tatsächliche Auszahlung wird anschließend über den eingegangenen Bankumsatz als Geldtransit gegen das Verrechnungskonto erfasst.

Was bedeutet „nicht buchen“ für eine Reservezeile?

Die Zeile wird bei der Verarbeitung berücksichtigt und gezählt, erzeugt aber keinen eigenen Buchungssatz. Für die Abstimmung können Sie den Reservebetrag weiterhin anhand Ihrer Marktplatzabrechnung nachvollziehen.

Muss das Konto an jedem Monatsende null sein?

Ein Restbetrag kann durch noch ausstehende Auszahlungen oder zeitliche Unterschiede entstehen. Prüfen Sie seine Zusammensetzung, statt allein aus einem von null abweichenden Saldo auf eine fehlerhafte Buchung zu schließen.

Wie vermeide ich eine doppelte Erfassung der Auszahlung?

Führen Sie die Auszahlung über den Bankumsatz und kontrollieren Sie die Auslassung der entsprechenden Dateizeilen. Die Erlöse bleiben den Bestellungen zugeordnet, während die Bankbewegung den Geldtransit abbildet.