ChatGPT-Rechnung buchen: Buchungssätze für SKR03 und SKR04

Der Buchungssatz: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Beispiel: Monatsrechnung über 20,00 €, Aussteller mit Sitz in Irland, Ihre USt-IdNr. ist hinterlegt, Schlüssel RC19:

SKR03
  4964  Überlassung von Rechten                20,00
  1577  Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG 19 %    3,80
    an 1787  Umsatzsteuer § 13b UStG 19 %             3,80
    an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L               20,00

SKR04
  6837  Überlassung von Rechten                20,00
  1407  Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG 19 %    3,80
    an 3837  Umsatzsteuer § 13b UStG 19 %             3,80
    an 3300  Verbindlichkeiten aus L+L               20,00

Steuer und Vorsteuer heben sich auf, Ihr Aufwand bleibt 20,00 €. Nötig ist die Buchung trotzdem, weil sonst Bemessungsgrundlage und Steuer in der Voranmeldung fehlen. Steht auf der Rechnung eine Gesellschaft außerhalb der EU, nehmen Sie RCB19: gleiche Konten, andere Kennzahlen.

Warum 4964 und 6837

ChatGPT ist ein Nutzungsrecht auf Zeit: Sie zahlen für den Zugang, solange das Abo läuft, und erwerben nichts Bleibendes. Genau das beschreibt der Kontoname. Die Software führt OpenAI deshalb im Kontierungsszenario für Software-Abos; im Jahresabschluss steht das Konto unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Die Alternativen im Vergleich:

• 4806 / 6495 Wartungskosten für Hard- und Software: passt nicht, denn ChatGPT pflegt keine vorhandene Software.
• 0027 / 0135 EDV-Software: nur für gekaufte Programme. Ein Abo wird nicht aktiviert.
• 3123 / 5923 und 3125 / 5925: Diese Kanzlei Software-Automatikkonten tragen § 13b in sich, zählen aber zu den Aufwendungen für bezogene Leistungen. Das kommt eher in Frage, wenn der Dienst unmittelbar in Ihre Leistung an Kunden eingeht. Für die Büroarbeit bleibt 4964 bzw. 6837.
• 4980 / 6850 Sonstiger Betriebsbedarf oder 4900 / 6300 Sonstige betriebliche Aufwendungen: vertretbar, wenn Ihre Kanzlei es so führt. Wichtig ist, dass alle KI-Abos einheitlich auf einem Konto laufen.

Was der Kontoname für die Gewerbesteuer bedeutet

Der Name von 4964 und 6837 entspricht dem Wortlaut von § 8 Nr. 1 Buchst. f GewStG. Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten gehen dort mit einem Viertel in die Summe der Hinzurechnungsposten ein. Hinzugerechnet wird ein Viertel des Betrags, um den diese Summe 200.000 € übersteigt. Mit üblichen Abo-Beträgen allein wird diese Schwelle kaum erreicht. Die Verwaltung rechnet die befristete Überlassung von Software regelmäßig hinzu, wenn ein Nutzungsrecht eingeräumt wird und der Überlassende eine geschützte Rechtsposition hat (gleich lautende Ländererlasse vom 02.07.2012, Rn. 33). Ob das auf einen KI-Dienst zutrifft oder er eine bloße Dienstleistung ist, sagt der Erlass nicht, und auch die Kontowahl entscheidet es nicht. Bei hohen Summen klären Sie das mit Ihrer Kanzlei.

Bezahlung per Kreditkarte oder Bank

Die Zahlung gleicht die Verbindlichkeit aus, der Betrag ist derselbe wie auf der Rechnung:

SKR03
  1600 an 1730  Kreditkartenabrechnung    20,00
  1730 an 1200  Bank (Kartenabrechnung ausgleichen)

SKR04
  3300 an 3610  Kreditkartenabrechnung    20,00
  3610 an 1800  Bank (Kartenabrechnung ausgleichen)

Beim Bilanzierer bucht die Bankzeile allein keinen Aufwand: Erst der Beleg bringt Konto und Steuer. Fehlt die Rechnung, wird der Umsatz geparkt, bis sie da ist. Beim Einnahmen-Überschuss-Rechner zählt dagegen der Zahlungstag (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG).

Wenn 19 % auf der Rechnung stehen

Beispiel: 20,00 € zuzüglich 3,80 € Umsatzsteuer, Aussteller mit Sitz in Irland, keine USt-IdNr. hinterlegt. Zu buchen sind der Beleg und Ihre eigene § 13b-Steuer:

Beleg (Schlüssel V0, ohne Vorsteuer)
SKR03  4964 an 1600   23,80
SKR04  6837 an 3300   23,80

Ihre § 13b-Steuer auf 20,00 €
SKR03  1577 an 1787    3,80
SKR04  1407 an 3837    3,80

Voranmeldung: Kz 46 = 20, Kz 47 = 3,80, Kz 67 = 3,80

Die 3,80 € auf der Rechnung sind keine Vorsteuer: Schuldet der Empfänger die Steuer nach § 13b, schuldet der Aussteller den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG, und abziehbar ist nur gesetzlich geschuldete Steuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, Abschn. 14c.1 Abs. 1 und 15.2 Abs. 1 UStAE). Ihre § 13b-Steuer hebt sich mit der Vorsteuer auf; die 3,80 € bleiben Kosten, bis der Aussteller berichtigt. V19 ist nur richtig, wenn der Aussteller im Inland ansässig ist; eine deutsche USt-IdNr. allein genügt dafür nicht (Abschn. 13b.11 Abs. 2 UStAE). Woher der Fall kommt, steht auf der Seite zur Umsatzsteuer.

Die Software hilft hier nur zum Teil: Liest sie eine ausländische Nummer, schlägt sie den Bruttobetrag als Aufwand vor und hält den Beleg zur Prüfung an; die § 13b-Buchung ergänzt sie nicht. Liest sie keine Nummer und stehen weder Ihre USt-IdNr. noch ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft auf der Rechnung, erkennt sie den Fall nicht: Dann steht V19 im Vorschlag, und die Automatik kann die Vorsteuer bei ausreichender Sicherheit buchen. Prüfen Sie Rechnungen mit Steuerausweis deshalb selbst.

Jahresabo: Abgrenzung und Steuer laufen auseinander

Beispiel: Am 1. Oktober zahlen Sie 240,00 € ohne Steuer für zwölf Monate, Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr, Schlüssel RC19:

SKR03
  4964  Aufwand (3 von 12 Monaten)        60,00
  0980  Aktive Rechnungsabgrenzung       180,00
  1577  Vorsteuer § 13b UStG 19 %         45,60
    an 1787  Umsatzsteuer § 13b UStG 19 %      45,60
    an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L        240,00

SKR04: 6837, 1900, 1407, 3837 und 3300 mit denselben Beträgen

Beim Bilanzierer gehören neun Zwölftel ins Folgejahr (§ 250 Abs. 1 HGB). Die Umsatzsteuer folgt dagegen der Zahlung: Wird vor der Leistung gezahlt, entsteht die Steuer im Voranmeldungszeitraum der Zahlung (§ 13b Abs. 4 Satz 2 UStG), hier also auf den ganzen Betrag. Steht der Leistungszeitraum auf der Rechnung, bildet die Software die Abgrenzung beim Buchen; einen Folgejahresanteil unter der Bagatellgrenze Ihrer Gesellschaft (voreingestellt 50 €) lässt sie im Jahr der Rechnung. Einnahmen-Überschuss-Rechner grenzen nicht ab.

Rechnung in US-Dollar

Für die Umsatzsteuer rechnen Sie fremde Währung nach dem Durchschnittskurs um, den das Bundesministerium der Finanzen für den Monat bekannt gibt (§ 16 Abs. 6 UStG); den Tageskurs muss das Finanzamt gestatten. Kursänderungen bis zur Zahlung bleiben dabei außen vor (Abschn. 16.4 Abs. 1 UStAE).

Beispiel mit angenommenem Kurs: 20,00 USD bei 1,10 USD je Euro ergeben 18,18 € Bemessungsgrundlage und 3,45 € Steuer. Bucht die Karte 18,40 € ab, sind 0,22 € Aufwand aus der Währungsumrechnung (SKR03 2150, SKR04 6880). Eine Rechnung in Fremdwährung bucht die Automatik nicht selbst: In der Prüfung tragen Sie den Eurobetrag laut Bank- oder Kartenabrechnung ein. Das ist nicht automatisch die Bemessungsgrundlage nach § 16 Abs. 6 UStG. Prüfen Sie sie deshalb, bevor Sie die Voranmeldung abgeben.

Die Rechnung im Chat prüfen und buchen

Ist ChatGPT verbunden (sonst zuerst die Anleitung), reicht ein Auftrag wie dieser:

Im Belegeingang liegt die ChatGPT-Rechnung für März.
Nenne Aussteller, Betrag, Konto und Steuerschlüssel.
Passt der Vorschlag nicht zu SKR03 4964 und § 13b, sag warum.
Buche erst, wenn ich zugestimmt habe.

Das Programm findet den Beleg mit list_receipts, liest mit get_receipt_proposal Konten, Schlüssel und Prüfhinweis und zeigt Ihnen das Ergebnis. Nach Ihrer Zustimmung bucht confirm_receipt; eine Änderung, etwa RCB19 statt RC19, gehört mit Begründung in die Korrektur desselben Aufrufs. Dafür braucht die Verbindung das Recht „Buchen“, und ob ChatGPT über einen eigenen Konnektor schreiben darf, hängt laut OpenAI vom Tarif ab. Die Datei selbst geben Sie nicht in den Chat, sondern über den Hochlade-Link (create_receipt_upload_link) oder die Beleg-Adresse (get_receipt_inbox_address).

Was die Software übernimmt und was nicht

• Sie übernimmt: Rechnung lesen, Aussteller und Steuer erkennen, Konto und Schlüssel vorwählen, Kennzahlen füllen, Abgrenzung bilden, Zahlung zuordnen.
• Sie beurteilt nicht, ob das Abo wirklich betrieblich ist. Einen privaten Anteil sieht sie der Rechnung nicht an.
• Ausländische Steuer erkennt sie nur an einer gelesenen Nummer des Ausstellers. Rechnungen mit 19 % prüfen Sie deshalb selbst.
• Bei Ihnen bleiben die erste § 13b-Entscheidung, die Kontenvorgabe Ihrer Kanzlei und die Abgabe der Voranmeldung in der App mit Ihrer PIN.
• Bei OpenAI ändert die Software nichts: USt-IdNr. und Firmenname tragen Sie dort selbst ein.

Häufige Fragen

Welches Konto nehme ich für ChatGPT im SKR03?

4964, „Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen)“. Im SKR04 ist es 6837.

Wie lautet der Buchungssatz für ChatGPT ohne Umsatzsteuer?

SKR03: 4964 und 1577 an 1787 und 1600. SKR04: 6837 und 1407 an 3837 und 3300. Steuer und Vorsteuer heben sich auf.

Darf ich ChatGPT auch auf Sonstiger Betriebsbedarf buchen?

Das ist vertretbar, wenn Ihre Kanzlei es so führt. Wichtig ist die einheitliche Behandlung aller KI-Abos. Die Umsatzsteuer ändert sich dadurch nicht.

Muss ich ChatGPT aktivieren?

Nein. Ein Abo ist ein Nutzungsrecht auf Zeit und laufender Aufwand. Aktiviert wird nur gekaufte Software.

Was mache ich mit API-Guthaben, das ich im Voraus kaufe?

Aufwand gehört in das Jahr, in dem das Guthaben verbraucht wird (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Wie Sie einen Rest zum Stichtag ausweisen, stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.

Wo finde ich die ChatGPT-Rechnung?

Laut Hilfe von OpenAI in den Abrechnungseinstellungen des Kontos, bei ChatGPT Business nur für Inhaber des Arbeitsbereichs. Bei einem Kauf im App-Store liegt der Beleg im Store-Konto.