KI-Abo buchen: Konto, Vorsteuer und Rechnung aus dem Ausland

Vier Anbieter, vier Abrechnungswege

Stand 06.11.2026, aus den Bedingungen und der Hilfe der Anbieter. Anbieter wechseln Gesellschaften und Abläufe; für Ihre Buchung zählt allein, was auf Ihrer Rechnung steht.

Die Rechnung entscheidet: fünf Fälle

Lesen Sie zuerst Namen und Anschrift des Ausstellers, dann die Steuerzeile. Daraus ergeben sich Schlüssel und Kennzahlen; der Name des Dienstes spielt keine Rolle.

• Aussteller im EU-Ausland, keine Steuer: Sie schulden die Steuer (§ 13b Abs. 1, Abs. 5 Satz 1 UStG). Schlüssel RC19, Kennzahlen 46, 47 und 67.
• Aussteller außerhalb der EU, keine Steuer: ebenfalls Ihre Steuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 1, Abs. 5 Satz 1 UStG). Schlüssel RCB19, Kennzahlen 84, 85 und 67.
• Deutsche Umsatzsteuer eines im Inland ansässigen Ausstellers: normale Vorsteuer. Schlüssel V19, Kennzahl 66. Eine deutsche USt-IdNr. ist dafür ein Anhaltspunkt, aber kein Beweis, denn eine bloße Registrierung begründet keine Ansässigkeit (Abschn. 13b.11 Abs. 2 UStAE).
• 19 % von einem Aussteller im Ausland: Sie schulden trotzdem § 13b, denn die Steuerschuld hängt daran, dass Sie Unternehmer sind (§ 13b Abs. 5 Satz 1 UStG). Den ausgewiesenen Betrag schuldet der Aussteller nach § 14c Abs. 1 UStG, abziehbar ist er nicht (Abschn. 15.2 Abs. 1 UStAE). Der Bruttobetrag wird Aufwand (Schlüssel V0), die § 13b-Steuer melden Sie daneben an. Typische Ursache: Beim Kauf war keine USt-IdNr. hinterlegt.
• Beleg eines App-Stores: Bei ChatGPT und Claude liegen nach einem Abschluss in der iPhone- oder Android-App Zahlung und Beleg beim Store, nicht beim Anbieter. Buchen Sie nach dem, was auf diesem Beleg steht.

USt-IdNr. zuerst, dann das Abo

Wer eine solche Leistung für sein Unternehmen bezieht, muss dem Anbieter seine USt-IdNr. nennen; ohne sie darf der Anbieter grundsätzlich von einem Nichtunternehmer ausgehen (Abschn. 3a.2 Abs. 9 und 3a.9a Abs. 1 UStAE, Art. 18 Abs. 2 der EU-Verordnung 282/2011). So landen 19 % auf der Rechnung, obwohl das Abo betrieblich ist.

Hinterlegen Sie die Nummer deshalb vor der ersten Abrechnung, zusammen mit dem Firmennamen als Rechnungsempfänger. Vergeben wird sie auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern (§ 27a UStG), auch an Kleinunternehmer. Die schulden § 13b mit und ohne Nummer und können die Steuer nicht abziehen; ohne Nummer zahlen sie zusätzlich die 19 % an den Anbieter. Die Folgen stehen auf der Seite zur Umsatzsteuer auf der ChatGPT-Rechnung.

Beispiel: ein Monat mit drei KI-Rechnungen

Beispiel mit erfundenen Beträgen (keine Listenpreise): GmbH, SKR03, Vorsteuerabzug, Rechnungen eines Monats:

A) KI-Abo, Aussteller in Irland, 100,00 EUR ohne Steuer (RC19)
   4964  Überlassung von Rechten          100,00
   1577  Vorsteuer § 13b UStG 19 %         19,00
     an 1787  Umsatzsteuer § 13b UStG 19 %       19,00
     an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L         100,00

B) Büropaket mit KI, Verkäufer mit Sitz in Deutschland,
   50,00 EUR + 9,50 EUR Umsatzsteuer (V19)
   4964  Überlassung von Rechten           50,00
   1576  Abziehbare Vorsteuer 19 %          9,50
     an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L          59,50

C) KI-Abo, Aussteller in den USA, 40,00 EUR ohne Steuer (RCB19)
   4964  Überlassung von Rechten           40,00
   1577  Vorsteuer § 13b UStG 19 %          7,60
     an 1787  Umsatzsteuer § 13b UStG 19 %        7,60
     an 1600  Verbindlichkeiten aus L+L          40,00

Voranmeldung
   Kz 46 = 100     Kz 47 = 19,00
   Kz 84 = 40      Kz 85 =  7,60
   Kz 66 = 9,50    Kz 67 = 26,60

Die § 13b-Steuer von 26,60 € und die Vorsteuer von 26,60 € heben sich auf. Aus den drei Rechnungen bleibt nur die normale Vorsteuer von 9,50 € als Erstattung. A und C laufen über dieselben Konten und unterscheiden sich allein in der Kennzahl. Im SKR04 lauten die Konten 6837, 1407, 3837, 1406 und 3300; die vollständigen Sätze stehen auf der Seite zur ChatGPT-Rechnung.

Private Mitnutzung, je nach Rechtsform

• Einzelunternehmer und Freiberufler: Nur der betrieblich veranlasste Teil ist Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 4, § 12 Nr. 1 EStG), der Rest ist Entnahme. Die § 13b-Steuer schulden Sie auf den ganzen Betrag (§ 13b Abs. 5 Satz 7 UStG), Vorsteuer gibt es nur für den unternehmerischen Teil (Abschn. 15.2c Abs. 2 UStAE).
• GmbH und UG: Das Abo ist Aufwand der Gesellschaft. Nutzt ein Gesellschafter es privat, stellt sich die Frage nach Arbeitslohn oder verdeckter Gewinnausschüttung (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Das klären Sie mit Ihrer Kanzlei.
• Mitarbeitende: Überlässt der Arbeitgeber ein Programm, das er auch im Betrieb einsetzt, ist der Vorteil aus der privaten Nutzung steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Das gilt nur, wenn der Zugang überlassen wird, nicht für einen Zuschuss zum eigenen Abo (R 3.45 LStR). Das Gesetz spricht von System- und Anwendungsprogrammen, KI-Dienste nennt es nicht.

Von der Rechnungs-E-Mail bis zur Buchung

Mit verbundenem Programm (sonst zuerst die Anleitung „Claude oder ChatGPT verbinden“) prüfen Sie den Monat so:

Zeige mir alle Belege dieses Monats von KI-Diensten.
Nenne je Beleg Aussteller, Land, Steuerbetrag, Konto und
Steuerschlüssel. Markiere, wo eine Prüfung offen ist.
Buche noch nichts.

Das Programm ruft list_receipts auf, liest mit get_receipt_proposal je Beleg den Vorschlag samt Prüfhinweis und antwortet mit einer Liste. Erst auf Ihr Wort bucht es mit confirm_receipt, sofern die Verbindung das Recht „Buchen“ trägt. Die Rechnungen selbst kommen nicht über den Chat in die Buchhaltung: Sie leiten die Rechnungs-E-Mail an die Beleg-Adresse weiter (get_receipt_inbox_address) oder laden die Datei über den Hochlade-Link hoch (create_receipt_upload_link).

Ab Werk bucht die Automatik sichere Vorschläge selbst. § 13b-Schlüssel sind davon ausgenommen: Die erste Rechnung eines Anbieters bleibt zur Prüfung stehen. Tragen Sie den Schlüssel in den Stammdaten des Lieferanten ein, können Folgerechnungen mit derselben USt-IdNr. und demselben Land durchlaufen; ändern sich Nummer oder Land oder steht Steuer unter einer ausländischen Nummer auf der Rechnung, hält die Software wieder an. Eine Grenze bleibt: Trägt die Rechnung eines Ausstellers im Ausland 19 % in Euro, aber weder Ihre USt-IdNr. noch einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft, und liest die Software keine ausländische Nummer, erkennt sie den Fall nicht. Dann steht V19 im Vorschlag, und die Automatik kann die Vorsteuer bei ausreichender Sicherheit buchen. Schauen Sie solche Rechnungen deshalb selbst an.

Was bei Ihnen bleibt

• USt-IdNr. und Firmenname beim Anbieter eintragen. Die Software hat keinen Zugriff auf Ihr Konto dort.
• Den ersten § 13b-Fall je Anbieter bestätigen und Rechnungen mit 19 % aus dem Ausland selbst prüfen.
• Den Privatanteil festlegen und belegen; eine eigene Funktion dafür gibt es für KI-Abos nicht.
• Die Voranmeldung in der App mit Ihrer PIN übermitteln. Das verbundene Programm bereitet sie vor, gibt sie aber nicht ab.
• Zweifelsfälle mit Ihrer Kanzlei klären; diese Seite ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Auf welches Konto buche ich ein KI-Abo?

Im SKR03 auf 4964, im SKR04 auf 6837 („Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten“). Die Software schlägt diese Konten vor; eine abweichende Vorgabe Ihrer Kanzlei hat Vorrang.

Bekomme ich aus einem KI-Abo Vorsteuer zurück?

Umsatzsteuer eines im Inland ansässigen Verkäufers ziehen Sie normal ab. Beim § 13b-Fall heben sich Steuer und Vorsteuer auf. 19 % auf der Rechnung eines Ausstellers im Ausland sind in der Regel nicht abziehbar; § 13b melden Sie trotzdem an.

Muss ich § 13b auch bei kleinen Monatsbeträgen anmelden?

Ja. Für sonstige Leistungen ausländischer Unternehmer kennt § 13b UStG keine Betragsgrenze.

Ist ein KI-Abo etwas anderes als ein Software-Abo?

Buchhalterisch nicht, beides ist laufender Aufwand. Unterschiede liegen bei den Anbietern: Aussteller, Umgang mit der USt-IdNr. und Regeln für alte Rechnungen.

Muss ich für ein Abo aus Irland eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Nein. Die Meldung nach § 18a UStG betrifft den Leistenden, nicht den Empfänger. Sie erklären den Bezug in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Was gilt für Abos aus dem App-Store?

Bei ChatGPT und Claude kommt der Beleg dann vom Store, nicht vom Anbieter. Für Firmenkäufe ist der Abschluss im Browser übersichtlicher, weil Sie dort USt-IdNr. und Firmennamen hinterlegen.