ChatGPT von der Steuer absetzen: Betriebsausgabe, Werbungskosten, Aufteilung

Wer was absetzt

Gemischte Nutzung: die Regeln

Seit dem Beschluss des Großen Senats des Bundesfinanzhofs vom 21.09.2009 (GrS 1/06) gibt es kein allgemeines Aufteilungsverbot mehr. Das BMF-Schreiben vom 06.07.2010 (BStBl I S. 614) beschreibt die Umsetzung:

• Beruflicher Anteil unter 10 %: kein Abzug (Rn. 11).
• Privater Anteil unter 10 %: voller Abzug (Rn. 12).
• Dazwischen: Aufteilung nach einem objektiven Maßstab, zum Beispiel nach Zeit- oder Mengenanteilen (Rn. 13 bis 15).
• Der Maßstab muss nach außen erkennbar und dokumentiert sein (Rn. 14). Ohne Darlegung der beruflichen Veranlassung gibt es keine Aufteilung (Rn. 2).
• Geht es nur mit unverhältnismäßigem Aufwand, wird geschätzt. Fehlt eine Schätzungsgrundlage, gilt der Aufwand als privat (Rn. 3).

KI-Dienste nennt keine dieser Quellen. Feste Prozentsätze für KI-Abos haben wir in Gesetz und BMF-Schreiben nicht gefunden; ob das Finanzamt Ihre Aufteilung anerkennt, hängt von Ihrem Fall ab.

Rechenbeispiele

Beispiel mit angenommenen Zahlen: Abo für 240,00 € im Jahr, 70 % berufliche Nutzung laut Aufzeichnung:

Selbstständig (EÜR, ohne Vorsteuerabzug)
  Zahlungen im Jahr                240,00 €
  Betriebsausgabe (70 %)           168,00 €
  Privat, nicht abziehbar           72,00 €

Arbeitnehmer mit weiteren Werbungskosten
  Übrige Werbungskosten          1.100,00 €
  KI-Abo (70 %)                    168,00 €
  Summe                          1.268,00 €
  Pauschbetrag                   1.230,00 €
  Wirkung des Abos                  38,00 €

Arbeitnehmer ohne weitere Werbungskosten
  KI-Abo (70 %)                    168,00 €
  Pauschbetrag                   1.230,00 €
  Wirkung des Abos                   0,00 €

Die Wirkung mindert das zu versteuernde Einkommen, nicht die Steuer um denselben Betrag. Bleiben Sie mit allen Werbungskosten unter der Pauschale, bringt das Abo steuerlich nichts, und die Aufzeichnung können Sie sich sparen.

Den Anteil belegen

Eine amtliche Vorgabe für KI-Dienste gibt es nicht. Nachvollziehbar ist, was ein Dritter prüfen kann:

• Rechnungen oder Belege aller Monate auf Ihren Namen oder Ihre Firma.
• Eine Aufzeichnung über einen typischen Zeitraum, etwa vier Wochen, mit Datum, Anlass und der Angabe beruflich oder privat. Das ist unser Vorschlag, keine amtliche Regel.
• Eine kurze Beschreibung, wofür Sie den Dienst in Ihrer Tätigkeit einsetzen.
• Keine vollständigen Chat-Verläufe: Sie enthalten oft Daten von Kunden oder Kollegen. Eine Tabelle mit dem Anlass ist zweckmäßiger.
• Am einfachsten sind getrennte Konten: ein Abo nur für die Arbeit, ein eigenes für Privates. Dann entfällt die Aufteilung.

Umsatzsteuer bei privater Mitnutzung

Für Einzelunternehmer mit Vorsteuerabzug. Beispiel: Monatsrechnung 100,00 € ohne Steuer, Aussteller in Irland, 30 % privat, SKR03, in Klammern SKR04:

4964 (6837)  Aufwand 70 %                    70,00
1800 (2100)  Privatentnahmen                 35,70
1577 (1407)  Vorsteuer § 13b UStG (70 %)     13,30
  an 1787 (3837)  Umsatzsteuer § 13b UStG       19,00
  an 1600 (3300)  Verbindlichkeiten L+L        100,00

Voranmeldung: Kz 46 = 100, Kz 47 = 19,00, Kz 67 = 13,30

Die Steuer schulden Sie auf den ganzen Betrag, auch soweit die Leistung für den nichtunternehmerischen Bereich bezogen wird (§ 13b Abs. 5 Satz 7 UStG). Abziehbar ist nur der unternehmerische Teil, denn sonstige Leistungen sind nach der beabsichtigten Verwendung aufzuteilen (Abschn. 15.2c Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStAE). Bei Telefongebühren verfährt der Erlass ebenso: Die Vorsteuer wird aufgeteilt (Abschn. 3.4 Abs. 4 UStAE). KI-Abos nennt er nicht. Die Entnahme von 35,70 € enthält den privaten Nettoanteil und die nicht abziehbare Steuer.

Abo vom Arbeitgeber

• Der Arbeitgeber stellt den Zugang: Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die er auch im Betrieb einsetzt, sind steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Die Lohnsteuer-Richtlinien beziehen Software ein und verlangen, dass der Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses ein Dritter den Zugang überlässt (R 3.45 LStR). KI-Dienste nennen weder Gesetz noch Richtlinie; ob Ihr Zugang darunter fällt, klärt die Lohnabrechnung.
• Er erstattet Ihr eigenes Abo: Steuerfrei ist das als Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG), wenn Sie das Geld für den Arbeitgeber ausgelegt haben. Sonst liegt Arbeitslohn nahe.
• Was steuerfrei ersetzt wird, setzen Sie nicht zusätzlich als Werbungskosten ab (§ 3c Abs. 1 EStG).

Wo es in der Erklärung steht

Arbeitnehmer tragen den beruflichen Anteil in der Anlage N bei den Werbungskosten ein; das Gesetz nennt Arbeitsmittel als Beispiel (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG). Selbstständige führen den Betrag in ihrer Gewinnermittlung, bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung in der Anlage EÜR. Gesellschaften erfassen das Abo in ihrer Buchhaltung.

Die Abo-Zahlungen eines Jahres zusammenstellen

Mit verbundenem Programm holen Sie sich die Grundlage für die Aufteilung so aus der Buchhaltung:

Liste alle Buchungen 2026 auf dem Konto für KI-Abos mit Datum,
Betrag und Beleg. Bilde die Jahressumme und rechne 70 % davon aus.
Ändere nichts.

Das Programm liest mit list_journal_entries die Buchungen und mit list_receipts die Belege. Es rechnet Ihren Anteil aus, ermittelt ihn aber nicht: Die 70 % stammen aus Ihrer Aufzeichnung.

Was die Software übernimmt und was nicht

• Sie bucht die Rechnung mit Konto und Steuerschlüssel und hängt den Beleg an die Buchung.
• Den Privatanteil errechnet sie nicht. Für Telefon und Internet gibt es in der EÜR eine eigene Privatanteil-Buchung, für KI-Abos nicht; den Anteil tragen Sie selbst oder mit Ihrer Kanzlei ein.
• Die Einkommensteuererklärung gibt es in der App nur für Inhaber von Einzelunternehmen, über die Anbindung an ChatGPT oder Claude gar nicht.
• Ob Ihre Aufteilung dem Finanzamt genügt, beurteilt die Software nicht. Diese Seite ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann ich ChatGPT Plus von der Steuer absetzen?

Ja, soweit Sie es beruflich oder betrieblich nutzen. Rein private Nutzung ist nicht abziehbar, gemischte Nutzung wird aufgeteilt.

Gilt das auch für Claude, Gemini und Copilot?

Ja. Es kommt auf den Anlass der Ausgabe an, nicht auf den Dienst.

Lohnt sich das als Arbeitnehmer?

Nur, wenn Ihre Werbungskosten insgesamt den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen (§ 9a EStG). Darunter ändert das Abo nichts.

Wie hoch darf der berufliche Anteil sein?

Das hängt von Ihrer Nutzung ab. Der Anteil muss nach einem objektiven Maßstab ermittelt und dokumentiert sein.

Wo bekomme ich die Belege her?

Aus dem Konto beim Anbieter. Bei einem Abschluss in der iPhone- oder Android-App liegen sie im Konto des App-Stores.

Kann ich ein Jahresabo sofort absetzen?

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und als Arbeitnehmer zählt grundsätzlich das Jahr der Zahlung (§ 11 Abs. 2 EStG). Bilanzierer grenzen den Anteil des Folgejahres ab.