Welche Aufwendungen darf eine GmbH steuerlich nicht abziehen?

Was regelt § 10 KStG im Einzelnen?

Welche Abzugsverbote des Einkommensteuergesetzes gelten auch für die GmbH?

Weil sich die Ermittlung des Einkommens nach den Vorschriften des Einkommensteuergesetzes richtet (§ 8 Abs. 1 Satz 1 KStG), gelten die Abzugsverbote des § 4 Abs. 5 Satz 1 EStG für die GmbH genauso wie für einen Einzelunternehmer. Die drei häufigsten: Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind, sind nur abziehbar, wenn die Anschaffungskosten je Empfänger im Wirtschaftsjahr 50 € nicht übersteigen (Nr. 1) — es ist eine Freigrenze, ein Geschenk für 51 € ist vollständig nicht abziehbar. Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % abziehbar (Nr. 2); der Nachweis verlangt Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe, bei Bewirtung in einer Gaststätte die Rechnung. Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder, die ein Gericht oder eine Behörde festgesetzt hat, sind nicht abziehbar (Nr. 8) — es sei denn, mit der Buße wurde ein wirtschaftlicher Vorteil abgeschöpft und die darauf entfallende Steuer nicht abgezogen (Nr. 8 Satz 4).

Weitere Verbote treffen die GmbH seltener, gelten aber ebenso: Aufwendungen für Gästehäuser außerhalb des Betriebsorts (Nr. 3), für Jagd, Fischerei und Jachten (Nr. 4), Mehraufwendungen für Verpflegung über die Pauschalen des § 9 Abs. 4a EStG hinaus (Nr. 5), Aufwendungen, die die Lebensführung berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen sind (Nr. 7), Zinsen auf hinterzogene Steuern (Nr. 8a) und Bestechungsgelder (Nr. 10).

Eine Formvorschrift entscheidet oft mehr als die Sachfrage: Aufwendungen nach Nr. 1 bis 4, 6b und 7 sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 Satz 1 EStG). Wer Geschenke und Bewirtung auf einem Sammelkonto mit Büromaterial bucht, verliert den Abzug auch für den an sich abziehbaren Teil — die 50-€-Geschenke und die 70 % der Bewirtung eingeschlossen.

Gewerbesteuer, Zinsschranke und verdeckte Gewinnausschüttung

Die Gewerbesteuer und die darauf entfallenden Nebenleistungen sind keine Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5b EStG). Das gilt seit dem Erhebungszeitraum 2008 und war der Preis für die damalige Senkung des Körperschaftsteuersatzes von 25 % auf 15 %. In der Gewinn- und Verlustrechnung bleibt die Gewerbesteuer Aufwand; in der Anlage GK wird sie in voller Höhe hinzugerechnet, Vorauszahlungen und Rückstellung eingeschlossen.

Zinsaufwendungen sind grundsätzlich abziehbar, aber die Zinsschranke deckelt sie: Übersteigt der Nettozinsaufwand 3 Mio. € im Wirtschaftsjahr, ist der Abzug auf 30 % des steuerlichen EBITDA begrenzt (§ 4h Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 Buchst. a EStG in Verbindung mit § 8a KStG). Kleine und mittlere GmbHs bleiben in aller Regel unter der Freigrenze; der nicht abziehbare Rest wird als Zinsvortrag in die Folgejahre mitgenommen.

Verdeckte Gewinnausschüttungen sind streng genommen kein Abzugsverbot, wirken aber wie eines: Ein unangemessen hohes Gehalt des Gesellschafter-Geschäftsführers, ein zinsloses Darlehen an den Gesellschafter oder die private Nutzung des Firmenwagens ohne Vereinbarung mindern das Einkommen nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Der Betrag wird hinzugerechnet und beim Gesellschafter als Kapitalertrag behandelt — mit Kapitalertragsteuer für die Gesellschaft und Umsatzsteuer, die nach § 10 Nr. 2 KStG ebenfalls nicht abziehbar ist.

Rechenbeispiel: Hinzurechnung in der Anlage GK

Eine GmbH weist einen Jahresüberschuss von 65.025 € aus. In der Gewinn- und Verlustrechnung sind als Aufwand enthalten: 15.000 € Körperschaftsteuer, 825 € Solidaritätszuschlag, 14.000 € Gewerbesteuer, drei Geschenke an Geschäftspartner zu je 400 €, Bewirtungskosten von 5.000 €, ein Bußgeld von 300 € wegen einer verspäteten Meldung, 4.000 € Vergütung für einen Beirat, der die Geschäftsführung überwacht, und 150 € Nachzahlungszinsen zur Körperschaftsteuer des Vorjahres.

Hinzuzurechnen sind: Körperschaftsteuer 15.000 € und Solidaritätszuschlag 825 € (§ 10 Nr. 2 KStG), Gewerbesteuer 14.000 € (§ 4 Abs. 5b EStG), die Geschenke mit vollen 1.200 €, weil jedes über 50 € liegt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), 30 % der Bewirtung mit 1.500 € (Nr. 2), das Bußgeld mit 300 € (Nr. 8), die Hälfte der Beiratsvergütung mit 2.000 € (§ 10 Nr. 4 KStG) und die Nachzahlungszinsen mit 150 € (§ 10 Nr. 2 KStG). Summe der Hinzurechnungen: 34.975 €. Zu versteuerndes Einkommen: 65.025 + 34.975 = 100.000 €.

Darauf entfallen 15.000 € Körperschaftsteuer und 825 € Solidaritätszuschlag — genau die Beträge, die in der Gewinn- und Verlustrechnung stehen, die Rechnung geht also auf. Die 5.150 € an Geschenken, Bewirtung, Bußgeld, Beirat und Zinsen, die die Gesellschaft nicht abziehen darf, kosten sie bei einer Gesamtbelastung von 29,825 % zusätzlich 1.536 € Steuern. Der Gewerbeertrag beträgt ebenfalls 100.000 €, weil er vom steuerlichen Gewinn ausgeht (§ 7 Satz 1 GewStG) und die Hinzurechnungen damit bereits enthält.

Abziehbar oder nicht: die Übersicht

Wo werden die Beträge in der Erklärung eingetragen?

Die Anlage GK führt vom Jahresüberschuss laut Handelsbilanz zum steuerlichen Gewinn und enthält dafür eigene Zeilen für die nicht abziehbaren Aufwendungen nach § 10 KStG, für die Abzugsverbote des § 4 Abs. 5 EStG, für die Gewerbesteuer und für verdeckte Gewinnausschüttungen. Die Beträge werden als Hinzurechnung eingetragen, nicht als Korrektur einzelner Konten; die Summe fließt in die Anlage ZVE. Für die Gewerbesteuererklärung ist keine zweite Hinzurechnung nötig, weil der Gewerbeertrag vom bereits korrigierten Gewinn ausgeht (§ 7 Satz 1 GewStG).

Die Belege bleiben bei der Gesellschaft: Bewirtungsbelege mit den Angaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG, die Geschenkeliste mit Empfängern und die getrennten Konten nach § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG. Das Finanzamt fordert sie bei Rückfragen oder in der Betriebsprüfung an; in der Erklärung selbst stehen nur die Summen.

In der Software ordnet die KI die Konten der Saldenliste — Bewirtung, Geschenke, Bußgelder, Steuern vom Einkommen, Gewerbesteuer — den Zeilen der Anlage GK zu und belegt die Hinzurechnungsbeträge vor; den 30-%-Anteil der Bewirtung rechnet sie aus dem Kontosaldo. Ob ein Geschenk die 50-€-Grenze überschreitet oder ein Gehalt angemessen ist, entscheidet die Software nicht: Diese Fragen werden gestellt, die Antwort bleibt bei Ihnen oder Ihrer Steuerberatung.

Häufige Fehler in der Praxis

• Geschenke und Bewirtung auf einem Sammelkonto gebucht — die getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG fehlt, und der gesamte Abzug ist verloren.
• Bewirtungsbeleg ohne Teilnehmer und Anlass — die 70 % sind ohne den Nachweis nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG nicht abziehbar.
• Gewerbesteuer-Vorauszahlungen als sonstige Steuern gebucht und in der Anlage GK vergessen — das Einkommen ist um den Betrag zu niedrig.
• Nachzahlungszinsen zur Körperschaftsteuer als Zinsaufwand behandelt — sie sind Nebenleistungen nach § 10 Nr. 2 KStG.
• Beiratsvergütung voll abgezogen, obwohl der Beirat die Geschäftsführung überwacht — die Hälfte ist nach § 10 Nr. 4 KStG hinzuzurechnen.
• Bußgeld als Gebühr gebucht — ein Verwarnungsgeld bleibt ein Verwarnungsgeld, unabhängig vom Kontonamen.

Häufige Fragen

Sind Geschenke an Kunden bis 50 € vollständig abziehbar?

Ja, wenn die Anschaffungskosten je Empfänger im Wirtschaftsjahr 50 € nicht übersteigen und die Geschenke gesondert aufgezeichnet sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1, Abs. 7 Satz 1 EStG). Es ist eine Freigrenze: Ab 50,01 € entfällt der Abzug vollständig, und auch die Vorsteuer geht verloren (§ 15 Abs. 1a Satz 1 UStG).

Wie viel der Bewirtungskosten darf die GmbH abziehen?

70 % der angemessenen und nachgewiesenen Kosten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG); 30 % werden in der Anlage GK hinzugerechnet. Die Vorsteuer bleibt bei ordnungsgemäßem Beleg zu 100 % abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).

Warum ist die Gewerbesteuer nicht abziehbar, obwohl sie ein Betriebsaufwand ist?

Weil § 4 Abs. 5b EStG sie seit 2008 ausdrücklich von den Betriebsausgaben ausnimmt. Der Gesetzgeber hat im Gegenzug den Körperschaftsteuersatz von 25 % auf 15 % gesenkt; die Gesamtbelastung der GmbH liegt seitdem bei 29,825 % (Hebesatz 400 %).

Kann eine GmbH ein Bußgeld steuerlich absetzen?

Nein. Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder eines Gerichts oder einer Behörde sind nicht abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG). Nur soweit die Buße einen wirtschaftlichen Vorteil abschöpft und die Steuer darauf nicht abgezogen wurde, entfällt das Verbot (Nr. 8 Satz 4).

Was gilt für die Vergütung eines Beirats?

Überwacht der Beirat die Geschäftsführung, ist die Hälfte seiner Vergütung nicht abziehbar (§ 10 Nr. 4 KStG). Berät er nur — etwa zu Strategie oder Vertrieb —, sind die Vergütungen voll abziehbar. Auf den Namen des Gremiums kommt es nicht an, sondern auf die Aufgabe.

Darf eine GmbH Spenden abziehen?

Ja, Zuwendungen für steuerbegünstigte Zwecke bis zu 20 % des Einkommens oder 4 ‰ der Summe aus Umsätzen, Löhnen und Gehältern (§ 9 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1 KStG). Spenden an politische Parteien sind für Körperschaften nicht abziehbar.

Ist ein zu hohes Geschäftsführergehalt eine nicht abziehbare Aufwendung?

Der unangemessene Teil ist eine verdeckte Gewinnausschüttung und mindert das Einkommen nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Maßstab ist, was die Gesellschaft einem fremden Geschäftsführer bei gleicher Tätigkeit zahlen würde.

Muss ich die Hinzurechnungen auch in der Gewerbesteuererklärung eintragen?

Nein. Der Gewerbeertrag geht vom nach dem Körperschaftsteuergesetz ermittelten Gewinn aus (§ 7 Satz 1 GewStG) und enthält die Hinzurechnungen bereits. Die Gewerbesteuererklärung kennt nur ihre eigenen Hinzurechnungen und Kürzungen nach §§ 8 und 9 GewStG.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 10 KStG Nichtabziehbare Aufwendungen
• § 8 KStG Ermittlung des Einkommens
• § 9 KStG Abziehbare Aufwendungen
• § 4 EStG Gewinnbegriff im Allgemeinen
• § 8b KStG Beteiligung an anderen Körperschaften
• Körperschaftsteuergesetz (KStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Körperschaftsteuer
• Gewerbesteuergesetz (GewStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Gewerbesteuer
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer
• Abgabenordnung (AO) – Gesetze im Internet — Verfahrensrecht, Fristen, Mitwirkung und Steuerbescheide