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Offenlegung mit weclapp

weclapp Offenlegung: vom weclapp-Geschäftsjahr zur Einreichung beim Unternehmensregister

Zur Offenlegung des Jahresabschlusses beim Unternehmensregister findet sich in Hilfe-Center, Dokumentation und Preisliste von weclapp nichts, weder zur Hinterlegung noch zur Einreichungsdatei. weclapp liefert aber die Zahlen, aus denen sich Größenklasse und Offenlegungsumfang ergeben. Diese Seite zeigt, wie Sie die Größenklasse aus weclapp-Zahlen bestimmen, was je Klasse offengelegt wird, welche Fristen und Ordnungsgelder gelten und wie die Einreichungsdatei hier entsteht.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-01

Offenlegung und weclapp: was die Hilfe abdeckt

Die weclapp-Dokumentation begleitet das Jahresende bis zum neuen Geschäftsjahr: Inventur, Nummernkreise, Geschäftsjahre und Buchungsperioden. Mit dem Unternehmensregister, der Offenlegung nach § 325 HGB oder der Hinterlegung für Kleinstkapitalgesellschaften befasst sie sich nicht, und auch die Funktionsliste auf der weclapp-Preisseite nennt nichts dazu. Das ist folgerichtig, weil vor der Offenlegung ein aufgestellter und festgestellter Abschluss stehen muss, den die weclapp-Hilfe nicht beschreibt.

Für die Offenlegung liefert weclapp trotzdem die entscheidenden Zahlen. Die Bilanzsumme ergibt sich aus den Bestandskonten der Summen- und Saldenliste, allerdings erst nach den Abschlussbuchungen; die Umsatzerlöse stehen auf den Erlöskonten, in SKR04 etwa 4400 für Erlöse mit 19 % Umsatzsteuer. Die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer stellen Sie selbst fest: Nach § 267 Abs. 5 HGB ist das ein Viertel der Summe der Beschäftigten am 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember, ohne Auszubildende. Personalakte und Zeiterfassung in weclapp helfen beim Zählen, eine Lohnabrechnung ersetzen sie nicht.

Größenklasse aus weclapp-Zahlen: Grenzen und Rechenweg

Schwellenwerte nach §§ 267, 267a HGB in der Fassung ab 17. April 2024, Stand: 1. November 2026.

Merkmale, Grenzen und woher die Werte bei weclapp-Nutzern kommen
MerkmalKleinstKleinMittelgroßQuelle
Bilanzsummebis 450.000 €bis 7.500.000 €bis 25.000.000 €Aktivseite der Bilanz nach Abschlussbuchungen, nicht die Summenzeile der weclapp-Liste
Umsatzerlöse der zwölf Monate vor dem Stichtagbis 900.000 €bis 15.000.000 €bis 50.000.000 €Erlöskonten der weclapp-Liste nach Zuordnung zum Posten Umsatzerlöse
Arbeitnehmer im Jahresdurchschnittbis 10bis 50bis 250Zählung an den vier Quartalsstichtagen nach § 267 Abs. 5 HGB
Zuordnunghöchstens ein Merkmal überschrittenhöchstens ein Merkmal überschrittenhöchstens ein Merkmal überschrittenan zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen (§ 267 Abs. 4 HGB)

Rechenbeispiel: wann eine wachsende weclapp-GmbH die Klasse wechselt

Beispiel: Eine GmbH arbeitet seit 2023 mit weclapp und war bisher Kleinstkapitalgesellschaft. Am 31. Dezember 2024 hatte sie eine Bilanzsumme von 470.000 €, Umsatzerlöse von 860.000 € und sechs Arbeitnehmer im Durchschnitt. Überschritten war nur die Bilanzsumme, sie blieb also Kleinstkapitalgesellschaft. Am 31. Dezember 2025 stehen 520.000 € Bilanzsumme, 980.000 € Umsatzerlöse und acht Arbeitnehmer in den Büchern: zwei Merkmale sind überschritten.

Ein einzelnes Jahr über den Grenzen ändert die Rechtsfolgen noch nicht. § 267 Abs. 4 HGB verlangt, dass die Merkmale an den Stichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre überschritten werden. Für 2025 darf die Gesellschaft deshalb noch als Kleinstkapitalgesellschaft hinterlegen. Liegt sie am 31. Dezember 2026 erneut über zwei Grenzen, gilt sie für 2026 als kleine Kapitalgesellschaft und legt Bilanz und Anhang offen. Bei einer Neugründung zählt dagegen schon der erste Stichtag. Die Software rechnet die Klasse je Geschäftsjahr aus dem Stichtag, dem Vorjahr und der im Vorjahr angewandten Klasse und meldet einen Wechsel als Hinweis zum Übernehmen.

Was je Größenklasse beim Unternehmensregister landet

  • Kleinstkapitalgesellschaft (§ 326 Abs. 2 HGB): nur die Bilanz, auf Wunsch zur dauerhaften Hinterlegung statt zur Bekanntmachung. Dafür muss die Gesellschaft mitteilen, dass sie zwei der drei Merkmale des § 267a Abs. 1 HGB an den maßgeblichen Stichtagen nicht überschreitet; die Hinterlegungsfassung hier enthält diese Erklärung.
  • Kleine Kapitalgesellschaft (§ 326 Abs. 1 HGB): Bilanz und Anhang, der Anhang ohne die Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung. Die GuV selbst wird nicht offengelegt.
  • Mittelgroße und große Kapitalgesellschaft (§ 325 Abs. 1 HGB): festgestellter Jahresabschluss mit Bilanz, GuV und Anhang, dazu Lagebericht und, soweit eine Prüfung vorgeschrieben ist, der Bestätigungsvermerk sowie gegebenenfalls der Bericht des Aufsichtsrats.
  • GmbH & Co. KG und andere Gesellschaften nach § 264a HGB folgen denselben Regeln wie Kapitalgesellschaften. Für Rechtsformen ohne Offenlegungspflicht zeigt die Software, dass keine Übermittlung an das Unternehmensregister vorgesehen ist.
  • Eine UG legt wie eine GmbH offen; die gesetzliche Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG steht in der offengelegten Bilanz.

Fristen und Ordnungsgeld für das weclapp-Jahr

Die Kette beginnt mit der Aufstellung in den ersten drei Monaten, bei kleinen Gesellschaften bis zu sechs Monaten (§ 264 Abs. 1 HGB). Danach stellen die Gesellschafter einer GmbH den Abschluss fest, spätestens nach acht, bei kleinen nach elf Monaten (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Offengelegt wird spätestens ein Jahr nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Für das Geschäftsjahr 2025 mit Stichtag 31. Dezember 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2026; bei einem abweichenden Geschäftsjahr, das weclapp unter Geschäftsjahre ebenfalls kennt, entsprechend zwölf Monate nach dessen Ende.

Wer zu spät offenlegt, bekommt vom Bundesamt für Justiz eine Androhung. Das Ordnungsgeld beträgt nach § 335 Abs. 1 HGB mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 €. Wird die Pflicht erst nach Ablauf der sechswöchigen Nachfrist erfüllt, setzt das Bundesamt es nach § 335 Abs. 4 HGB herab, auf 500 € bei einer Kleinstkapitalgesellschaft, die hinterlegt, und auf 1.000 € bei einer kleinen Kapitalgesellschaft. Das Verfahren läuft auch dann, wenn der Abschluss noch gar nicht aufgestellt ist.

Die Einreichungsdatei: wie sie hier entsteht

  • Sie erstellen den Abschluss aus der weclapp-Saldenliste: Konten zuordnen, Abschlussbuchungen ergänzen, Bilanz, GuV und Anhang erzeugen, freigeben.
  • Die Software reduziert den Abschluss auf den Offenlegungsumfang Ihrer Größenklasse, bei Kleinstkapitalgesellschaften auf die Bilanz zur Hinterlegung, bei kleinen auf Bilanz und Anhang.
  • Nach der Feststellung laden Sie die XML-Datei herunter und reichen sie selbst beim Unternehmensregister über dessen Publikations-Plattform ein. Eine Direktübermittlung aus dieser Software gibt es nicht.
  • Danach bestätigen Sie hier die Einreichung; erst damit gilt die Offenlegungsfrist in der Software als erledigt. Die eingereichte Fassung bleibt im Archiv unverändert abrufbar.
  • Offene Pflichtangaben im Anhang verhindern die Ausgabe einer unvollständigen Fassung; die Software zeigt, welche Angabe noch fehlt, und führt zum passenden Abschnitt.

Nach der Offenlegung: weclapp-Jahr sichern, Kanzlei einbeziehen

Schließen Sie nach dem Export alle Buchungsperioden des Jahres in weclapp unter Globale Einstellungen → Finanzen → Geschäftsjahre. Laut Hilfe lässt sich das Häkchen jederzeit wieder setzen; es verhindert aber, dass versehentlich noch in ein offengelegtes Jahr gebucht wird. Muss der Abschluss später korrigiert werden, läuft das hier über eine Korrektur mit erneuter Freigabe statt über eine stille Änderung. Die Eröffnung des Folgejahres prüft die Software gegen den festgestellten Abschluss.

Bei prüfungspflichtigen mittelgroßen und großen Gesellschaften gehört der Bestätigungsvermerk zur Offenlegung, hier führt kein Weg an einem Abschlussprüfer vorbei. Und wer den Abschluss von der Kanzlei erstellen lässt, überlässt ihr meist auch die Offenlegung. Mit dieser Software können Sie beides selbst übernehmen oder die Datei gemeinsam mit Ihrer Kanzlei vorbereiten.

Häufige Fragen

Kann weclapp den Jahresabschluss beim Unternehmensregister offenlegen?

In der weclapp-Hilfe ist eine Offenlegung nicht beschrieben. Sie erstellen den Abschluss hier aus der weclapp-Saldenliste und erhalten die Einreichungsdatei, die Sie selbst beim Unternehmensregister hochladen.

Bis wann muss ich den Abschluss 2025 offenlegen?

Spätestens ein Jahr nach dem Stichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist das der 31. Dezember 2026.

Was ist der Unterschied zwischen Offenlegung und Hinterlegung?

Kleinstkapitalgesellschaften dürfen nach § 326 Abs. 2 HGB nur die Bilanz übermitteln und die dauerhafte Hinterlegung verlangen; dann ist sie nicht frei einsehbar, sondern nur auf Antrag. Voraussetzung ist die Mitteilung, dass die Größenmerkmale eingehalten sind.

Wie zähle ich die Arbeitnehmer für die Größenklasse?

Nach § 267 Abs. 5 HGB als ein Viertel der Summe der Beschäftigten am 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember, einschließlich Beschäftigter im Ausland und ohne Auszubildende.

Welches Ordnungsgeld droht bei verspäteter Offenlegung?

Mindestens 2.500 € und höchstens 25.000 € (§ 335 Abs. 1 HGB). Wird die Pflicht nach Ablauf der sechswöchigen Nachfrist erfüllt, wird es für hinterlegende Kleinstkapitalgesellschaften auf 500 € und für kleine Kapitalgesellschaften auf 1.000 € herabgesetzt.

Wird die Gewinn- und Verlustrechnung einer kleinen GmbH veröffentlicht?

Nein. Kleine Kapitalgesellschaften legen nach § 326 Abs. 1 HGB nur Bilanz und Anhang offen, der Anhang ohne die Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung. Die Software erzeugt die Einreichungsdatei in diesem Umfang.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

Vom selben Anbieter: Jahresabschluss nach HGB – der komplette Leitfaden auf jahresabschluss.io.