Jahresabschluss für den Maklerpool: Fremdgeld oder eigener Erlös, Courtageverteilung und Servicegebühren

Im ersten Fall stehen 1.000.000,00 € Umsatzerlöse und 850.000,00 € Aufwand in der GuV, im zweiten 150.000,00 € Umsatzerlöse. Das Ergebnis beträgt beide Male 150.000,00 €. Die Bank zeigt am Stichtag denselben Betrag. Im zweiten Fall ist ein noch nicht ausgezahlter Teil eine Verbindlichkeit gegenüber dem Makler.

Als Umsatzerlöse zählen Ihre eigenen Erlöse aus Dienstleistungen (§ 277 Abs. 1 HGB). Rechnen Sie den Fall hoch: Bei 16 Mio. € Courtage und 15 % Poolanteil sind es 16 Mio. € oder 2,4 Mio. €. Mehr als 15 Mio. € Umsatz ist ein überschrittenes Merkmal der kleinen Gesellschaft. Kommt an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen ein zweites dazu, etwa mehr als 7,5 Mio. € Bilanzsumme, ist die GmbH oder AG mittelgroß und ihr Abschluss zu prüfen (§ 267, § 316 Abs. 1 HGB).

Ein Wahlrecht sehen wir darin nicht: Nach unserer Einordnung folgt der Ausweis dem Vertrag, die Größenklasse folgt dem Ausweis. Prüfen Sie die Frage vor dem ersten Abschluss, ein Wechsel später ist erklärungsbedürftig. Für die Offenlegung im Unternehmensregister erzeugt die Software die Einreichungsdatei, die Einreichung nehmen Sie selbst vor.

Was der Pool selbst einkauft, etwa Rechenzentrum oder Vergleichsprogramm, kommt als Rechnung an. Die KI liest sie, erfasst Betrag und Steuer und bereitet die Buchung mit Steuerschlüssel vor. Sichere Fälle bucht die Automatik, die anderen geben Sie frei. Eine Untervermittlerabrechnung mit Stornoreserve bietet die Software nicht, die Verteilung kommt aus Ihrer Poolplattform und landet als Buchung im Journal.

Die Kontierung kennt das Konto für durchlaufende Posten und weist darauf hin, dass im Namen und für Rechnung eines konkret benannten Dritten gehandelt worden sein muss. Automatisch trennt sie Fremdgeld nicht. Für Provisionen setzt sie 19 % an und erkennt § 4 Nr. 11 UStG nicht, den Schlüssel für steuerfreie Umsätze wählen Sie selbst. Ausgewiesene Steuer bucht die Automatik voll als Vorsteuer. Trägt eine Ausgangsrechnung für Servicegebühren einen Leistungszeitraum über das Geschäftsjahr hinaus, bildet die Software die Abgrenzung und löst sie planmäßig auf. Grundlage ist die einzelne Rechnung, Laufzeiten je Maklervertrag führt sie nicht.

Vermittelt der Pool Lebensversicherungen oder andere Produkte nach § 2 Abs. 1 Nr. 7 GwG, ist er insoweit Verpflichteter (§ 2 Abs. 1 Nr. 8 GwG), mit fünf Jahren Aufbewahrung nach § 8 GwG. Einen eigenen Ablauf dafür gibt es in der Software nicht. Die Unterlagen gehören nicht in die Buchhaltung. Wird der Pool prüfungspflichtig, sprechen Sie den Ausweis der Courtage früh mit Kanzlei und Abschlussprüfer ab. Die Kanzlei kann im selben System mitarbeiten, eine Kanzlei Software-Datei bleibt möglich. An Buchführung und Aufstellung wirkt der Prüfer grundsätzlich nicht mit (§ 319 Abs. 3 HGB).