Jahresabschluss für Factoringvermittler: Folgeprovision, Abrechnung des Anbieters und die offene Steuerfrage

Sie verdienen zweimal: einmal die Abschlussgebühr, wenn der Mittelständler den Factoringvertrag unterschreibt, danach laufend einen Anteil am angekauften Volumen. Die erste Zahlung ist überschaubar. Die zweite ändert sich jeden Monat, und der Factor kennt sie zuerst. Das Anbieterportal zeigt vielleicht Zahlen, verbindlich ist die Abrechnung.

Für den Abschluss zählt, woran Ihr Vertrag den Anspruch knüpft. Hängt die Provision an den im Monat angekauften Forderungen, ist sie für Dezember nach unserer Einordnung am Stichtag entstanden, auch ohne Abrechnung. Fällig muss sie nicht sein. Den Betrag holen Sie aus der Januarabrechnung, wenn sie bis zur Aufstellung vorliegt, sonst aus dem Portal oder einer eigenen Schätzung des Dezembervolumens.

Nicht in die Bilanz gehört das Volumen des nächsten Jahres, auch wenn der Rahmenvertrag noch drei Jahre läuft. Für künftige Ankäufe fehlt am Stichtag der Anspruch.

Am Stichtag stehen 7.140,00 € Forderungen in der Bilanz, im Quartal 8.400,00 € Erlös und 1.596,00 € Umsatzsteuer. Weicht die Januarabrechnung ab, korrigieren Sie bis zur Aufstellung. Wer erst bei Zahlung bucht, verschiebt 6.000,00 € Erlös ins Folgejahr.

Das zählt doppelt. Rechnet der Factor per Gutschrift ab und weist 19 % aus, obwohl die Leistung steuerfrei wäre, können Sie die Steuer als Gutschriftsempfänger nach § 14c Abs. 1 UStG schulden (Abschn. 14.3 Abs. 1 Satz 6 UStAE). Und ist Ihre Provision steuerfrei, fällt Ihr Vorsteuerabzug weg. Für einen Bestand mit Bedeutung lohnt eine verbindliche Auskunft.

Für Kundenverwaltung oder Bonitätsauskünfte bekommen Sie Rechnungen. Diese liest die KI, übernimmt Betrag und Steuer und nennt Konto und Steuerschlüssel. Was ausreichend sicher ist, landet über die Automatik im Journal, der Rest wartet auf Ihre Freigabe. Die Abrechnungen des Factors beurteilt sie nicht: Das Provisionsszenario setzt pauschal 19 % an und kennt keine Unterscheidung nach Factoringart.

Stellen Sie selbst Rechnung, läuft sie auf das Personenkonto des Factors, der Bankabgleich ordnet Zahlungseingänge zu, und das Mahnwesen führt offene Posten mit Mahnstufen. Eine monatliche Forderung aus dem Rahmenvertrag entsteht nicht von selbst, wiederkehrende Rechnungen legen Sie als Rechnungs-Abo an. Rechnet der Factor per Gutschrift ab, greift dieser Weg nicht, dann buchen und überwachen Sie die Forderung selbst. Beim Bilanzierer bucht die Bankzeile nicht direkt in die Erlöse, die Provision kommt mit dem Beleg. Ein Abgleich mit dem angekauften Volumen des Factors, eine Provisionsliste je Kunde und eine Stundenerfassung gibt es nicht.

Bezahlt ein Mittelständler Sie für eine Analyse seiner Debitoren, bevor er sich entscheidet, und ist der Auftrag am Stichtag nicht fertig, stehen die Kosten als unfertige Leistung in den Vorräten (7080 / 1080), nicht Ihr Stundensatz (§ 255 Abs. 2 HGB). Die Software liefert dafür eine Buchungsvorlage, den Betrag ermitteln Sie selbst.

Die GmbH bilanziert. Als Einzelunternehmen mit nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn machen Sie eine EÜR, dann zählt jede Provision bei Zahlung und die Dezemberfrage entfällt. Ihre Kanzlei arbeitet im selben System mit, sie ist hier gefragt, sobald die Umsatzsteuer der Provisionen zu klären ist.