Jahresabschluss für den Versicherungsberater auf Honorarbasis: Umsatzsteuer, Stunden und offene Mandate

Die Befreiung des § 4 Nr. 11 UStG ist eine Liste von Berufsgruppen, und sie lässt sich auf ähnliche Berufe nicht übertragen (Abschn. 4.11.1 Abs. 1 Sätze 1 und 2 UStAE). Der Versicherungsberater steht nicht darauf. Bloße Beratungsleistungen erfüllen auch den Begriff der Vermittlung nicht (Abschn. 4.8.1 Satz 9 UStAE). Auf Beratung, Vertragsprüfung und die Vertretung gegenüber dem Versicherer berechnen Sie also 19 %.

Das hat eine gute Seite: Die Vorsteuer aus Ihren Kosten ziehen Sie ab, weil steuerpflichtige Umsätze den Abzug nicht ausschließen. Eine Aufteilung wie beim Makler entfällt. Bleibt Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €, gilt die Kleinunternehmerregelung in der Fassung seit 2025 (§ 19 Abs. 1 UStG), dann ohne Steuerausweis und ohne Vorsteuer.

Offen ist ein Randfall. Sie dürfen für den Auftraggeber auch die Vermittlung übernehmen (§ 34d Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 GewO). Die Begriffe in § 4 Nr. 11 UStG sind nach Unionsrecht auszulegen (Abschn. 4.11.1 Abs. 1 Satz 3 UStAE), zum Berater äußert sich der Erlass aber nicht. Lassen Sie das bei nennenswerten Honoraren dafür von Ihrer Kanzlei klären, statt es selbst steuerfrei zu stellen.

Viele Berater halten sich für Freiberufler. Das amtliche Einkommensteuer-Handbuch führt den Versicherungsberater in H 15.6 bei den Beispielen für Gewerbebetrieb (BFH vom 16. Oktober 1997, BStBl II 1998 S. 139). Damit gelten für Sie Gewerbesteuer und die Grenzen des § 141 AO. Als Einzelunternehmer beginnt die Buchführungspflicht mit mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts (§ 141 Abs. 2 AO), bis dahin genügt die EÜR. Sind Sie Kaufmann, entscheiden ohne Mitteilung die Werte des § 241a HGB. Dort zählt das Honorar bei Zahlung, und unfertige Leistungen gibt es nicht. Der Rest dieser Seite betrifft Sie dann nur, wenn Sie freiwillig oder als GmbH bilanzieren.

Im Festpreis stecken 9.000,00 € Umsatz, in der Bilanz stehen trotzdem nur 2.080,00 €. Beim Stundenmandat entstehen 2.160,00 € Erlös und 410,40 € Umsatzsteuer. Die Bilanz zeigt damit zwei verschiedene Posten, obwohl der Kunde beide Leistungen erst im Januar bezahlt. Zeichnet sich beim Festpreis ein Verlust ab, ist der Ansatz auf den niedrigeren Wert zu senken (§ 253 Abs. 4 HGB).

Ihre Eingangsrechnungen, typisch Fachdatenbank, Beratungsdokumentation oder Kammerbeitrag, liest die KI aus: Betrag, Steuer, dazu ein Vorschlag für Konto und Steuerschlüssel. Ist der Vorschlag sicher genug, bucht ihn die Automatik, solange sie eingeschaltet ist, die anderen prüfen Sie.

Hier endet es: Eine Zeiterfassung mit Abrechnung gibt es nur für Kanzleien. Die Arbeitszeit im Personalbereich ist nicht mit Aufträgen verbunden. Unfertige Leistungen errechnet die Software nicht aus Stunden. Beim Bilanzieren steht für den Abschluss eine Buchungsvorlage bereit, den Betrag ermitteln Sie selbst. Die Kostenrechnung wertet Kostenstellen und Kostenträger aus Ihren Buchungen aus, ohne selbst zu buchen, eine Nachkalkulation je Mandat liefert sie nicht.

Als Versicherungsberater zeichnen Sie unverzüglich Art und Höhe Ihrer Einnahmen sowie Namen und Anschrift des Leistenden auf (§ 22 Abs. 3 VersVermV). Ergibt sich aus Handels- oder Steuerrecht eine Buchführungspflicht, die das abdeckt, dürfen Sie darauf verweisen (§ 22 Abs. 4 VersVermV). Führen Sie dann Debitoren je Auftraggeber, sparen Sie sich damit eine zweite Liste. Wer die EÜR macht oder freiwillig bilanziert, fällt nach dem Wortlaut nicht darunter. Die Unterlagen bewahren Sie fünf Jahre in den Geschäftsräumen auf (§ 22 Abs. 5 VersVermV). Die IHK kann aus besonderem Anlass eine Prüfung anordnen (§ 23 VersVermV), eine Jahresprüfung wie für Finanzanlagenvermittler nennt die Verordnung nicht.

Zuwendungen eines Versicherers dürfen Sie nicht annehmen (§ 34d Abs. 2 Satz 4 GewO). Enthält ein vermittelter Vertrag Zuwendungen für den Vermittler, veranlassen Sie unverzüglich, dass der Versicherer sie an den Versicherungsnehmer auskehrt (§ 34d Abs. 2 Satz 6 GewO). Das Geld läuft also nicht durch Ihre Bücher, anders als beim Honorar-Finanzanlagenberater. Geht trotzdem ein Betrag ein, klären Sie ihn vor dem Buchen mit Ihrer Kanzlei, eine amtliche Aussage zur Bilanzierung beim Berater haben wir nicht gefunden. Das gilt auch für den Wechsel vom Makler zum Berater: Beide Gewerbe zugleich schließt § 34d Abs. 3 GewO aus.