Finanzvermittler Jahresabschluss mit KI: Provision, Storno, steuerfreie Umsätze

Das Geschäftsjahr einer Provision bestimmt der Vertrag mit Versicherer, Bank oder Plattform, nicht der Kontoauszug. Der Versicherungsvertreter hat Anspruch auf Provision, sobald der Versicherungsnehmer die Prämie gezahlt hat, aus der sich die Provision berechnet (§ 92 Abs. 4 HGB); der Agenturvertrag darf das anders regeln (BFH X R 28/08). Was vorher fließt, ist ein Vorschuss, steht als erhaltene Anzahlung auf der Passivseite und erhöht den Gewinn nicht.

Beim Makler entscheidet die Courtagezusage. Entsteht der Anspruch mit dem Zustandekommen des Versicherungsvertrags, ist er in voller Höhe zu aktivieren (BFH X R 28/08). Ein Anspruch, der erst mit der Auszahlung eines Darlehens unbedingt wird, gehört dagegen nicht in das Jahr der Zusage, denn aufschiebend bedingte Ansprüche werden nicht aktiviert (BFH X R 12-13/22). Eine Abrechnung, die erst im Januar kommt, ändert am Jahr nichts, wenn der Anspruch schon im Dezember entstanden ist.

Wer vermittelt und daneben berät, teilt die Vorsteuer aus gemeinsamen Kosten wie Büromiete oder Vergleichssoftware nach § 15 Abs. 4 UStG auf. Nicht abziehbare Vorsteuer bleibt im Abschluss Aufwand oder erhöht die Anschaffungskosten.

Finanzanlagenvermittler und Honorar-Finanzanlagenberater lassen die Einhaltung ihrer Pflichten für jedes Kalenderjahr prüfen und übermitteln den Bericht bis zum 31. Dezember des Folgejahres; wer keine erlaubnispflichtige Tätigkeit ausgeübt hat, gibt stattdessen eine Erklärung in Textform ab. Wer ausschließlich für eine Vertriebsgesellschaft tätig ist, darf statt des eigenen Berichts einen Bericht über deren internes Kontrollsystem vorlegen, spätestens nach vier Jahren wieder einen eigenen (§ 24 Abs. 1 FinVermV). Steht die Prüfung für das abgelaufene Jahr am Stichtag noch aus, gehören ihre Kosten beim Bilanzierer als Rückstellung in die Bilanz. Für Immobiliardarlehens- und Versicherungsvermittler nennen die Verordnungen nur Prüfungen aus besonderem Anlass (§ 15 ImmVermV, § 23 VersVermV).

Ob das Geldwäschegesetz Sie erfasst, hängt an Erlaubnis und Produkt (§ 2 Abs. 1 GwG). Sind Sie Verpflichteter, bewahren Sie die Aufzeichnungen fünf Jahre auf; den Jahresabschluss berühren sie nicht unmittelbar.

Die KI liest die Rechnung Ihres Vergleichsrechners, Ihres IT-Dienstleisters oder des Vermieters, ermittelt Betrag und ausgewiesene Umsatzsteuer und macht einen Vorschlag für Kontierung und Steuerschlüssel. Die Automatik ist ab Werk an und bucht selbst, was sie sicher zuordnet; den Rest geben Sie frei. Für Vermittler hat das eine Kehrseite: Dass Ihre Vorsteuer nicht abziehbar ist, steht auf keiner Rechnung, und einen Schalter, der den Vorsteuerabzug für Ihre Gesellschaft ausschließt, gibt es nicht. Bis für Ihre Lieferanten eigene Regeln stehen, die dem Vorschlag der KI vorgehen, kann die Automatik die ausgewiesene Steuer als Vorsteuer buchen; einen Hinweis gibt erst die Voranmeldung. Prüfen Sie Buchungen mit Vorsteuer deshalb, bis Ihre Regeln stehen.

Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug buchen Sie mit einem eigenen Steuerschlüssel, sie laufen in die Kennzahl 48 der Voranmeldung. Melden Sie nur solche Umsätze und ziehen trotzdem Vorsteuer, weist die Software Sie darauf hin. Ob eine Provision steuerfrei ist, erkennt die Kontierung nicht selbst. Rückstellungen für Storno, Nachbetreuung oder den Prüfbericht erfassen Sie auf der Rückstellungsseite mit Ihrem eigenen Betrag.

Eine Vermittlerabrechnung mit Stornoreserve, eine Zeiterfassung je Vertrag und eine Verwaltung der Prüfberichte gibt es nicht; Provisionsabrechnungen der Gesellschaften übernehmen Sie selbst ins Journal. Ihr Vertragsbestand bleibt im Vermittlerprogramm oder im Portal des Pools.

Die Einzelagentur und der Einzelmakler kommen als Kaufleute ohne Bilanz aus, solange sie an den Stichtagen zweier aufeinanderfolgender Jahre weder 800.000 € Umsatz noch 80.000 € Jahresüberschuss übersteigen (§ 241a HGB). Reißt eine der Grenzen, sind Bücher nach HGB zu führen, und § 140 AO überträgt diese Pflicht ins Steuerrecht, ohne dass das Finanzamt etwas mitteilen muss. Die Mitteilung nach § 141 AO betrifft nur Vermittler, die keine Kaufleute sind. GmbH, UG und GmbH & Co. KG bilanzieren immer.

Zur Kanzlei gehören der Verzicht auf die Steuerbefreiung, die Quote für gemischte Vorsteuer, der Ausgleichsanspruch eines Vertreters nach § 89b HGB und beim Maklerpool die Frage, ob weitergeleitete Courtage eigener Erlös oder durchlaufendes Geld ist. Diese Darstellung ändert die Umsatzerlöse, und davon kann die Größenklasse abhängen. Ihre Kanzlei kann im selben System mitarbeiten.