E-Rechnung bei Gutschrift und Anzahlung: welcher Rechnungstyp passt und wie Sie buchen

Zwei Dinge heißen Gutschrift: was das Umsatzsteuergesetz meint

§ 14 Abs. 2 Satz 5 und 6, Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG; Abschnitt 14.3 UStAE

Die Regeln zur verpflichtenden E-Rechnung gelten genauso für die Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG (BMF, 15. Oktober 2025, Rn. 17). Bei einer E-Rechnung kann die Kennzeichnung über den Rechnungstyp erfolgen (Abschnitt 14.5 Abs. 24 UStAE in der Fassung dieses Schreibens). Eine Minderung nach § 17 UStG braucht dagegen keine Rechnungsberichtigung, etwa bei Skonti oder Nachlässen wegen Mängelrügen (Rn. 51a). Ändert sich der Leistungsinhalt, ist grundsätzlich eine Berichtigung nötig (Rn. 51b).

Rechnungstyp BT-3: was EN 16931 und XRechnung wirklich zulassen

EN-16931-Regel BR-CL-01 (Prüfartefakte 1.3.17) und XRechnung-Regel BR-DE-17 (Schematron 2.6.0 vom 31. August 2026), Warnstufe

Beide Prüfregeln sind öffentlich. BR-CL-01 lässt für die Rechnung eine lange Liste aus UNTDID 1001 zu, darunter 386. BR-DE-17 sagt für XRechnung, es „sollen ausschließlich“ 326, 380, 384, 389, 381, 875, 876 und 877 übermittelt werden. Das ist eine Warnung, kein Fehler: 386 macht eine XRechnung nicht ungültig, wird aber gemeldet. Das Umsatzsteuergesetz selbst nennt keinen Code; aus einer Anzahlungsrechnung muss nur hervorgehen, dass Voraus- oder Anzahlungen abgerechnet werden (Abschnitt 14.8 Abs. 1 UStAE).

Von der Anzahlungsanforderung bis zur Endrechnung

§ 14 Abs. 5, § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG; Abschnitt 14.8 UStAE; BMF, 15. Oktober 2026

• Anforderung: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“, der Name spielt keine Rolle (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Eine Anforderung mit gesondertem Steuerausweis ist deshalb in der Regel eine Rechnung und darf schon vor der Zahlung ausgestellt werden (Abschnitt 14.8 Abs. 5 Satz 3 UStAE). Bleibt die Zahlung aus, entsteht keine Steuer nach § 14c Abs. 2 UStG (Abs. 2).
• Pflicht: Vereinnahmen Sie das Entgelt vor der Leistung, gelten die Rechnungsregeln sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten nach Vereinnahmung auszustellen (Abschnitt 14.1 Abs. 3 UStAE); zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig als E-Rechnung, vorbehaltlich der Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG.
• Inhalt: Statt des Leistungszeitpunkts der voraussichtliche Zeitpunkt oder Monat, sonst der Hinweis, dass er noch nicht vereinbart ist; außerdem Teilentgelt und Steuer (Abschnitt 14.8 Abs. 4 UStAE).
• Übergang: Anzahlungsrechnungen, die vor der für Sie geltenden Pflicht erteilt wurden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung später liegen (BMF, 15. Oktober 2026, Rn. 2).
• Endrechnung: Abzusetzen sind die vor Ausführung der Leistung tatsächlich vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge, wenn darüber Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt wurden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Bis 30. Juni 2030 wird es nicht beanstandet, wenn die Absetzung im strukturierten Teil als Summe in BT-113 steht und die Einzelheiten in BT-22, oder in einem eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist (Rn. 3 und 4).

Beispiel: Anzahlung und Endrechnung über 100.000 € netto

Konten SKR03 | SKR04, Besteuerung nach vereinbarten Entgelten, 19 %

Beispiel: Ein Maschinenbauer erhält im März 35.700 € brutto als Anzahlung und stellt dafür eine Anzahlungsrechnung über 30.000 € zuzüglich 5.700 € aus. Im Juni liefert er und rechnet 100.000 € zuzüglich 19.000 € ab; abgesetzt werden 30.000 € und 5.700 €, zu zahlen bleiben 83.300 €. Die Umsatzsteuer entsteht im März mit der Zahlung, im Juni nur noch auf 70.000 € mit 13.300 €.

Beispiel: Provisionsabrechnung und Preisnachlass im Vergleich

Zwei Belege, die beide Gutschrift heißen; Konten SKR03 | SKR04

Beispiel: Ein Hersteller rechnet per Gutschrift die Provision seines Handelsvertreters über 5.000 € zuzüglich 950 € ab. Das ist eine Rechnung mit BT-3 389, ausgestellt vom Leistungsempfänger. Derselbe Hersteller gewährt einem Kunden wegen eines Mangels einen Nachlass von 2.000 € zuzüglich 380 € und nennt das ebenfalls Gutschrift. Das ist eine Minderung nach § 17 Abs. 1 Satz 1 UStG, der Kunde muss seine Vorsteuer entsprechend berichtigen (Satz 2).

Was bei Korrekturen und Typcodes noch offen ist

• Noch nicht festgelegt: „Derzeit ist technisch noch nicht festgelegt, mit welchem Rechnungstyp bestimmte, in der Praxis gebräuchliche Berichtigungsvorgänge (ersetzende Berichtigung, kumulierende Berichtigung, kaufmännische Gutschrift) darzustellen sind“ (BMF, 15. Oktober 2026, Rn. 20). Jede taugliche Art der Korrektur kann derzeit mit einem tauglichen Rechnungstyp übermittelt werden, wenn sich aus Ursprungsrechnung und Berichtigung die maßgeblichen Angaben klar ergeben (Rn. 21).
• Berichtigung und Form: Besteht eine E-Rechnungspflicht, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen (Rn. 20). Eine Korrektur per PDF-Anhang oder E-Mail reicht dann nicht.
• Berichtigung durch den Empfänger: Bei einer E-Rechnung kann sie unter der Voraussetzung einer vorherigen Vereinbarung und mit eindeutiger Bezugnahme auch als Gutschrift erfolgen (Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE in der Fassung vom 15. Oktober 2026).
• Widerspruch: Er nimmt der Gutschrift die Wirkung als Rechnung, auch wenn sie inhaltlich stimmt. Für den Vorsteuerabzug wirkt er grundsätzlich im Zeitraum des Widerspruchs; ausgenommen ist der unverzügliche Widerspruch nach § 14c Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG (Abschnitt 14.3 Abs. 4 UStAE).
• § 14c-Risiko: Ein Unternehmer kann als Gutschriftsempfänger unberechtigt ausgewiesene Steuer nach § 14c Abs. 2 Satz 1 UStG schulden. Ist der Empfänger kein Unternehmer oder hat er die abgerechnete Leistung nicht ausgeführt, greift § 14c Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG bei vorheriger Vereinbarung und fehlendem unverzüglichem Widerspruch (Abschnitt 14.3 Abs. 1 Satz 7 und 8 UStAE).
• Keine Ordnungswidrigkeit: Wird statt der geschuldeten E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28).

Wo die Vorgänge in Bilanz und Voranmeldung erscheinen

Bilanz: Die Anzahlung steht bis zur Leistung unter erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (§ 266 Abs. 3 C.3 HGB), nicht in den Umsatzerlösen. Der Kunde zeigt seine Zahlung als geleistete Anzahlung, auf Vorräte in SKR03 1518, SKR04 1186, auf eine Maschine für sein Anlagevermögen in SKR03 0299, SKR04 0780, und zieht die Vorsteuer, sobald Rechnung und Zahlung vorliegen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Fällt die Leistung in das nächste Geschäftsjahr, bleibt die Anzahlung über den Stichtag stehen.

Voranmeldung: In Kennzahl 81 stehen im März 30.000 € und im Juni 70.000 € als Nettobemessungsgrundlage; daraus ergeben sich 5.700 € beziehungsweise 13.300 € Umsatzsteuer. Die Provision steht beim Vertreter in Kennzahl 81 und beim Hersteller mit 950 € in Kennzahl 66. Der Nachlass mindert Kennzahl 81 um 2.000 € in dem Zeitraum, in dem sich die Bemessungsgrundlage ändert (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG). Er ist kein Forderungsausfall und gehört daher nicht in Kennzahl 50.

Prüfliste, Kanzlei und der Stand in der Software

Prüfen Sie vor dem Versand: Wer stellt aus, Leistender oder Empfänger? Liegt bei Gutschriften die Vereinbarung vor? Geht aus der Rechnung die Anzahlung hervor? Sind in der Endrechnung die Teilentgelte abgesetzt? Stimmt der Bezug auf die Ursprungsrechnung? Bei Bauleistungen mit Abschlagsrechnungen, § 13b-Fällen und Abrechnung durch Dritte ist die Kanzlei der bessere Weg.

Die Rechnungsstellung vergibt beim Versand 380 für die Rechnung, 381 für die Gutschrift, 384 für das Storno und 386 für die Anzahlung; bei XRechnung bringt 386 die genannte Warnung mit sich. Im Eingang liest die Software BT-3: 386 führt zur Buchungsmethode Anzahlung, 384 mit positivem Betrag gilt als Ersatzrechnung mit Prüfgrund, 389 geht immer in die Prüfung. Die Positionen einer eingehenden E-Rechnung werden einzeln eingeordnet, ein gelesener BT-113-Betrag wird gegen offene Anzahlungen des Partners geprüft. Dateien lassen sich gegen die amtlichen KoSIT-Regeln prüfen.

Grenzen: Der Rechnungsversand erzeugt keine umsatzsteuerliche Gutschrift (389) und keine Bau- oder Teilrechnungstypen (326, 875 bis 877), auch wenn der Erzeuger sie kennt. BT-113 wird nur gelesen, nicht geschrieben: Die Rechnungsstellung setzt Abschläge in der Schlussrechnung als negative Positionen ab und nutzt den Weg über BT-113 und BT-22 also nicht. Für Ausgangsrechnungen und Gutschriften gibt es keine Einordnung je Position. Die E-Rechnung gehört zur Buchhaltung, abgerechnet je Gesellschaft und Monat nach Größenklasse: Gesamtpaket 125 €, 150 € oder 300 €, Solo 95 €, 120 € oder 250 €, große Gesellschaften auf Anfrage.

Häufige Fragen

Welcher Rechnungstyp gilt für eine Anzahlungsrechnung als E-Rechnung?

EN 16931 kennt dafür 386 (Prepayment invoice). Die XRechnung-Regel BR-DE-17 führt 386 nicht auf und meldet eine Warnung, die Datei bleibt gültig. Das UStG schreibt keinen Code vor; aus der Rechnung muss hervorgehen, dass eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird (Abschnitt 14.8 Abs. 1 UStAE).

Ist eine Gutschrift in der E-Rechnung Code 381 oder 389?

Das kommt auf die Gutschrift an. Die Abrechnung durch den Leistungsempfänger nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG entspricht 389 (Self-billed invoice). 381 (Credit note) passt zur kaufmännischen Gutschrift. Eine Festlegung des BMF für die kaufmännische Gutschrift gibt es noch nicht (Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 20).

Muss eine Anzahlungsrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden?

Ja, wenn für den Umsatz die Pflicht zur E-Rechnung besteht, denn § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG erklärt die Absätze 1 bis 4 für sinngemäß anwendbar. Die Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG gelten auch hier. Vor der eigenen Pflicht erteilte Anzahlungsrechnungen bleiben gültig (BMF, 15. Oktober 2026, Rn. 2).

Ist eine Anzahlungsanforderung eine Rechnung?

Das hängt vom Inhalt ab, nicht vom Titel (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Mit gesondertem Steuerausweis ist sie in der Regel eine Rechnung und darf schon vor der Zahlung ausgestellt werden (Abschnitt 14.8 Abs. 5 Satz 3 UStAE). Eine reine Zahlungsaufforderung ohne Steuerausweis trägt keinen Vorsteuerabzug; dann ist nach Zahlungseingang eine Rechnung auszustellen.

Wie setze ich Anzahlungen in einer Endrechnung als E-Rechnung ab?

§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt die Absetzung von Teilentgelten und Steuer. Bis 30. Juni 2030 beanstandet das BMF nicht, wenn die Summe in BT-113 und die Einzelheiten in BT-22 stehen oder ein eingebetteter Anhang sie trägt, auf den der strukturierte Teil hinweist (Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 3 und 4).

Muss eine Skonto- oder Preisminderung als E-Rechnung gemeldet werden?

Nein. Mindert sich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich; das BMF nennt Skonti und Nachlässe aufgrund von Mängelrügen (Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 51a). Beide Seiten buchen die Minderung. Ändert sich der Leistungsinhalt, ist grundsätzlich eine Berichtigung nötig (Rn. 51b).

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen — abgerufen am 06.11.2026
• § 13 UStG, Entstehung der Steuer — abgerufen am 06.11.2026
• § 17 UStG, Änderung der Bemessungsgrundlage — abgerufen am 06.11.2026
• § 27 UStG, Abs. 38 Übergangsregelung — abgerufen am 06.11.2026
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, ergänzende Regelungen zur E-Rechnung — abgerufen am 06.11.2026
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung — abgerufen am 06.11.2026
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitte 14.3, 14.8, Stand 2. Juni 2026 — abgerufen am 06.11.2026
• KoSIT, XRechnung-Schematron mit Regel BR-DE-17 — abgerufen am 06.11.2026
• EN 16931 Prüfartefakte, Regel BR-CL-01 — abgerufen am 06.11.2026