Wie meldet eine GmbH die Kapitalertragsteuer auf eine Gewinnausschüttung an?

Vom Gewinnverwendungsbeschluss zum Zufluss

Wie wird die Kapitalertragsteuer berechnet? Das Beispiel mit 100.000 €

Die Gesellschafterversammlung einer GmbH beschließt am 20. Mai 2026 eine Ausschüttung von 100.000 € an ihren Alleingesellschafter, Auszahlung laut Beschluss am 1. Juni 2026. Die GmbH behält 25 % Kapitalertragsteuer, 25.000 €, und darauf 5,5 % Solidaritätszuschlag, 1.375 €, ein — zusammen 26.375 € oder 26,375 % der Ausschüttung. Ausgezahlt werden 73.625 €. Beide Beträge sind am 1. Juni 2026, dem Tag des Zuflusses, an das Finanzamt der GmbH abzuführen (§ 44 Abs. 1 Satz 5 Halbsatz 2 EStG) und in derselben Frist elektronisch anzumelden (§ 45a Abs. 1 Satz 1 EStG); die Frist bis zum zehnten des Folgemonats aus dem ersten Halbsatz gilt für andere Kapitalerträge, nicht für Ausschüttungen einer Kapitalgesellschaft. Ist der Gesellschafter kirchensteuerpflichtig und hat er keinen Sperrvermerk gesetzt, behält die GmbH zusätzlich Kirchensteuer ein; die Kapitalertragsteuer ermäßigt sich dann nach § 32d Abs. 1 Satz 3 EStG um ein Viertel der Kirchensteuer, das Kirchensteuerabzugsmerkmal wird nach § 51a Abs. 2c Satz 1 Nr. 3 EStG jährlich vom 1. September bis 31. Oktober beim Bundeszentralamt für Steuern abgefragt.

Ist der Gesellschafter selbst eine Kapitalgesellschaft, ändert sich am Abzug nichts: § 43 Abs. 1 Satz 3 EStG ordnet den Steuerabzug ungeachtet der Freistellung nach § 8b Abs. 1 KStG an. Die Mutter-GmbH lässt sich die einbehaltene Steuer über die Bescheinigung in ihrer eigenen Körperschaftsteuerveranlagung anrechnen (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 EStG in Verbindung mit § 31 Abs. 1 Satz 1 KStG); bei einer Beteiligung von mindestens 10 % zu Beginn des Kalenderjahres bleibt die Dividende bei ihr nach § 8b Abs. 1 Satz 1 und Abs. 4 Satz 1 KStG zu 95 % außer Ansatz, 5 % gelten nach § 8b Abs. 5 Satz 1 KStG als nicht abziehbare Betriebsausgaben.

Anmeldung und Abführung: Form, Frist und Haftung

• Die Anmeldung wird nach § 45a Abs. 1 Satz 1 EStG nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg übermittelt — innerhalb der Frist des § 44 Abs. 1 EStG, bei Ausschüttungen einer Kapitalgesellschaft also im Zeitpunkt des Zuflusses; die Zahlung ist zum selben Zeitpunkt fällig
• Die Anmeldung ist nach § 45a Abs. 1 Satz 2 EStG auch abzugeben, wenn kein oder nur ein teilweiser Steuerabzug vorzunehmen ist, etwa bei einer Einlagenrückgewähr oder bei einer vorgelegten Freistellung
• Eine Steueranmeldung steht nach § 168 Satz 1 AO einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich; ein Einspruch dagegen ist nach § 355 Abs. 1 Satz 2 AO innerhalb eines Monats nach Eingang beim Finanzamt möglich
• Die GmbH haftet nach § 44 Abs. 5 Satz 1 EStG für die Kapitalertragsteuer, die sie einzubehalten und abzuführen hat, wenn sie nicht nachweist, dass sie ihre Pflichten weder vorsätzlich noch grob fahrlässig verletzt hat
• Bei verspäteter Zahlung fällt nach § 240 Abs. 1 Satz 1 AO ein Säumniszuschlag von 1 % des rückständigen Betrags je angefangenen Monat an; eine verspätete Anmeldung kann nach § 152 Abs. 1 AO einen Verspätungszuschlag auslösen
• Die Anmeldung erfasst die Ausschüttung eines Zuflusstages an alle Gesellschafter zusammen; fließt an mehreren Tagen zu, ist für jeden Zuflusstag anzumelden

Einlagenrückgewähr: wenn aus dem steuerlichen Einlagekonto ausgeschüttet wird

Nicht jede Ausschüttung ist Gewinn. Nach § 27 Abs. 1 Satz 3 KStG mindern Leistungen der GmbH das steuerliche Einlagekonto nur, soweit sie den auf den Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres ermittelten ausschüttbaren Gewinn übersteigen; der ausschüttbare Gewinn ist nach § 27 Abs. 1 Satz 5 KStG das Eigenkapital laut Steuerbilanz abzüglich gezeichnetem Kapital und Bestand des Einlagekontos. Erst wenn dieser Gewinn aufgebraucht ist, gilt die Ausschüttung als Rückzahlung von Einlagen — und die gehört beim Gesellschafter nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG nicht zu den Einnahmen. Ein Wahlrecht gibt es nicht: Die Reihenfolge ist zwingend.

Beispiel: Die GmbH schüttet 100.000 € aus. Ihr ausschüttbarer Gewinn zum Schluss des Vorjahres beträgt 60.000 €, das festgestellte Einlagekonto 50.000 €. Dann sind 60.000 € Gewinnausschüttung mit 15.000 € Kapitalertragsteuer und 825 € Solidaritätszuschlag, die übrigen 40.000 € Einlagenrückgewähr ohne Abzug; ausgezahlt werden 84.175 €. Die GmbH bescheinigt die Einlagenrückgewähr nach § 27 Abs. 3 Satz 1 KStG nach amtlichem Muster mit Name, Anschrift, Höhe und Tag der Leistung. Diese Bescheinigung ist die Falle des Verfahrens: Wird ein zu niedriger Betrag bescheinigt, bleibt es nach § 27 Abs. 5 Satz 1 KStG bei der Verwendung laut Bescheinigung; ist bis zum Tag der erstmaligen Feststellung des Einlagekontos gar keine Bescheinigung erteilt, gilt der Betrag nach § 27 Abs. 5 Satz 2 KStG als mit 0 € bescheinigt, und eine Berichtigung ist nach Satz 3 ausgeschlossen. Aus einer steuerfreien Einlagenrückgewähr wird dann eine voll steuerpflichtige Ausschüttung.

Für einen Gesellschafter mit mindestens 1 % gilt die Einlagenrückgewähr nach § 17 Abs. 4 Satz 1 EStG als Veräußerung: Sie mindert seine Anschaffungskosten, und nur ein darüber hinausgehender Betrag wird nach § 3 Nr. 40 Buchst. c EStG zu 60 % steuerpflichtig.

Beim Gesellschafter: Abgeltungsteuer oder Teileinkünfteverfahren?

Wie die Software die Anmeldung vorbereitet — und wo sie eingereicht wird

Häufige Fragen

Wann fließt die Ausschüttung zu, wenn sie erst Monate nach dem Beschluss ausgezahlt wird?

Am Tag, den der Beschluss als Auszahlungstag bestimmt (§ 44 Abs. 2 Satz 1 EStG). Nur wenn der Beschluss dazu schweigt, gilt nach § 44 Abs. 2 Satz 2 EStG der Tag nach der Beschlussfassung — dann sind Abführung und Anmeldung an diesem Tag fällig, auch wenn das Geld noch nicht geflossen ist.

Muss die Anmeldung auch abgegeben werden, wenn keine Steuer einzubehalten ist?

Ja. § 45a Abs. 1 Satz 2 EStG verlangt die Anmeldung auch, wenn ein Steuerabzug nicht oder nicht in voller Höhe vorzunehmen ist — etwa bei einer reinen Einlagenrückgewähr aus dem steuerlichen Einlagekonto.

Was passiert, wenn die GmbH die Steuer nicht einbehält?

Sie haftet nach § 44 Abs. 5 Satz 1 EStG für die Kapitalertragsteuer, es sei denn, sie weist nach, dass sie ihre Pflichten weder vorsätzlich noch grob fahrlässig verletzt hat. Dazu kommen Säumniszuschläge von 1 % je angefangenen Monat nach § 240 Abs. 1 Satz 1 AO.

Wird Kirchensteuer automatisch einbehalten?

Ja, wenn das Bundeszentralamt für Steuern auf die Abfrage nach § 51a Abs. 2c Satz 1 Nr. 3 EStG ein Kirchensteuerabzugsmerkmal liefert. Der Gesellschafter kann dem nach § 51a Abs. 2e EStG mit einem Sperrvermerk widersprechen; dann muss er die Kapitalerträge in seiner Steuererklärung angeben.

Ist eine Ausschüttung an eine Mutter-GmbH auch steuerpflichtig?

Der Abzug wird nach § 43 Abs. 1 Satz 3 EStG trotzdem vorgenommen. Die Mutter-GmbH lässt sich die Steuer anrechnen; bei mindestens 10 % Beteiligung zu Jahresbeginn bleibt die Dividende bei ihr nach § 8b Abs. 1 Satz 1 und Abs. 4 Satz 1 KStG zu 95 % steuerfrei, bei einer kleineren Beteiligung ist sie voll steuerpflichtig.

Kann der Gesellschafter die Kapitalertragsteuer zurückbekommen?

Teilweise, wenn sein persönlicher Steuersatz unter 25 % liegt: Über die Günstigerprüfung nach § 32d Abs. 6 EStG wird die Dividende mit dem Tarif besteuert und die einbehaltene Steuer nach § 36 Abs. 2 Nr. 2 EStG angerechnet. Dafür braucht er die Steuerbescheinigung der GmbH nach § 45a Abs. 2 Satz 1 EStG.

Kann die Software die Kapitalertragsteuer-Anmeldung direkt an ELSTER senden?

Nein. Die Anmeldung wird in der Software als Formular mit allen Beträgen vorbereitet und über das eigene ELSTER-Konto oder die Steuerberatung eingereicht. Direkt versendet werden aus der Software die Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung gewöhnlicher Fälle, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 44 Abs. 1 und 2 EStG — Entrichtung der Kapitalertragsteuer, Zufluss
• § 45a Abs. 1 und 2 EStG — Anmeldung und Bescheinigung
• § 43a Abs. 1 EStG — Bemessung der Kapitalertragsteuer
• § 27 Abs. 1, 3 und 5 KStG — steuerliches Einlagekonto
• § 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG — Antrag auf Regelbesteuerung
• § 5b EStG – elektronische Bilanzübermittlung — Gesetzliche Grundlage der E-Bilanz
• Körperschaftsteuergesetz (KStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Körperschaftsteuer
• Abgabenordnung (AO) – Gesetze im Internet — Verfahrensrecht, Fristen, Mitwirkung und Steuerbescheide
• ELSTER – Online-Finanzamt der Steuerverwaltungen — Amtlicher elektronischer Zugang und Verfahrensinformationen