Jahresabschluss für Monteurzimmer-Vermieter: Wochenpreise an Firmen, E-Rechnung, offene Forderungen

Reinigung und Frühstück machen aus möblierten Zimmern noch kein Gewerbe (H 15.7 Abs. 2 EStH). Für Ferienwohnungen nennen die Hinweise als Maßstab, ob wegen der Häufigkeit des Gästewechsels oder zusätzlicher Leistungen eine Unternehmensorganisation wie in einer Fremdenpension nötig ist. Bei Monteurzimmern mit täglich wechselnden Gästen und Wäscheservice liegt dieser Vergleich nach unserer Einordnung nahe. Eine feste Zimmerzahl als Grenze gibt es nicht. Das klären Sie einmal mit Ihrer Kanzlei, denn die Antwort entscheidet über Gewerbesteuer und Gewinnermittlung.

Am 31. Dezember steht die Forderung über 2.400,45 € in der Bilanz, der Erlös von 2.235,00 € im alten Jahr, 165,45 € Umsatzsteuer sind geschuldet. Bei der Einnahmenüberschussrechnung zählt die Einnahme dagegen erst am 15. Januar. Läuft eine Woche über den Stichtag, ist ihr Anteil im Bilanzjahr abzugrenzen (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB), die Methode legen Sie mit Ihrer Kanzlei fest.

An Unternehmer müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (Abschn. 12.16 Abs. 10 UStAE). Zwischen inländischen Unternehmern ist das seit 2025 grundsätzlich die E-Rechnung. Umsätze 2026 dürfen Sie bis zum 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder mit Zustimmung in anderem Format abrechnen, Umsätze 2027 bis Ende 2027 nur bei einem Vorjahres-Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 € (§ 27 Abs. 38 UStG). Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon jetzt.

Drei Ausnahmen treffen Sie direkt: Rechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), im Beispiel die Woche für einen Monteur, nicht die für vier. Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, also die feste Dauermiete. Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.

Ausgangsrechnungen laufen auf das Personenkonto des Kunden, der Bankabgleich ordnet Zahlungseingänge zu, und das Mahnwesen führt offene Posten mit Mahnstufen. Sie erstellen Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD und versenden sie per E-Mail oder laden sie herunter. Eine monatliche Forderung aus Verträgen entsteht nicht von selbst, wiederkehrende Rechnungen legen Sie als Rechnungs-Abo an. Die KI liest die Rechnungen von Reinigungsdienst, Waschmaschinenservice und Stromversorger, erkennt Betrag und Steuer und schlägt Konto und Steuerschlüssel vor. Die Automatik bucht davon, was sicher genug ist, über den Rest entscheiden Sie. Ist Ihre Tätigkeit in der Software als Vermietung eingeordnet, schlägt die Kontierung für Gästezimmer 7 % vor und weist auf Nebenleistungen hin.

Der Schuldner kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB), unter Unternehmern gelten neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Am Stichtag prüfen Sie ältere Forderungen auf Werthaltigkeit, zweifelhafte sind wertzuberichtigen.

Keine Anbindung an Portale oder fremde Rechnungsprogramme, keine Führung von Bettensteuer oder Kurtaxe. Sind Sie Beherbergungsgewerbe, gilt für die Reinigungskraft die Sofortmeldung (§ 28a Abs. 4 SGB IV), die Software gibt sie nicht ab.

Das Bundesverfassungsgericht hat 2022 entschieden, dass der Gesetzgeber beruflich veranlasste Übernachtungen von der Übernachtungsteuer ausnehmen kann, aber nicht muss (1 BvR 2868/15). Ob Ihre Monteure befreit sind, steht also in Ihrer Satzung oder im Landesgesetz, nicht im Bundesrecht. Einzelne Satzungen sind hier nicht geprüft. Lassen Sie sich die berufliche Veranlassung in der Form geben, die Ihre Gemeinde verlangt, und legen Sie sie zum Beleg.

Für die Buchung zählt, wer schuldet. Schulden Sie die Abgabe selbst, gehört sie zum Entgelt und ist kein durchlaufender Posten, auch wenn sie gesondert auf der Rechnung der Baufirma steht (Abschn. 10.4 Abs. 3 UStAE). Noch offene Beträge stehen am Stichtag auf Verbindlichkeiten aus Steuern und Abgaben (SKR03 1736, SKR04 3700).