Hotel und Beherbergung: Jahresabschluss mit KI vom Gästezimmer bis zum Stellplatz

Ein Hotel oder eine Pension als Einzelkaufmann ist von der Buchführung befreit, solange an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss anfallen (§ 241a HGB). Wird ein Wert an einem Stichtag überschritten, endet die Befreiung, und über § 140 AO gilt die Pflicht auch steuerlich, ohne Mitteilung des Finanzamts. Wer kein Kaufmann ist, etwa die kleine Pension ohne kaufmännischen Geschäftsbetrieb und ohne Eintragung im Handelsregister, rechnet mit Einnahmenüberschuss, bis das Finanzamt nach § 141 AO mitteilt, dass Bücher zu führen sind; das setzt mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr voraus, und die Pflicht beginnt mit dem folgenden Wirtschaftsjahr.

GmbH und GmbH & Co. KG stellen einen Jahresabschluss nach HGB auf und legen ihn offen. Eine gGmbH bilanziert und legt offen wie jede GmbH, die Gemeinnützigkeit ändert daran nichts. Ein Verein schuldet keinen Abschluss nach HGB, solange er kein Handelsgewerbe betreibt; was er stattdessen aufzeichnet, zeigt das Profil Jugendherberge. Ob die Vermietung möblierter Zimmer überhaupt ein Gewerbe ist, klärt das Profil Monteurzimmer-Vermieter.

Die Rechnung der Wäscherei, des Reinigungsdienstes oder des Getränkehändlers liest die KI aus: Betrag und Steuer übernimmt sie, für Konto und Steuerschlüssel macht sie einen Vorschlag. Ab Werk läuft die Automatik; sie verbucht von sich aus nur, was sie mit ausreichender Sicherheit zuordnen kann, und legt Ihnen den Rest vor. Eine Provisionsrechnung eines ausländischen Portals ohne Umsatzsteuer erkennt die Software als möglichen Fall der Steuerschuldumkehr und schlägt die Buchung vor; nach den werkseitigen Freigaben wird ein solcher Beleg nicht ohne Prüfung gebucht. Prüfen Sie dabei das Konto: Den Namen eines Buchungsportals ordnet die Kontierung den Reisekosten für Übernachtungen zu, die Provision gehört auf Verkaufsprovisionen (SKR03 4760, SKR04 6770).

Für Tagungen und Gruppen stellen Sie im Auftragsmodul Abschlagsrechnungen als Prozentsatz der Auftragssumme. Mit dem Zahlungseingang entstehen Anzahlung und Umsatzsteuer, in der Schlussrechnung werden die bezahlten Abschläge abgezogen. Das Kassenbuch für Restaurant oder Rezeption führen Sie in der Software; bei offener Ladenkasse ermittelt der Kassenbericht die Tageslosung aus Ihrem Zählbestand. An Ihr Kassensystem ist die Software nicht angebunden.

Eine Anbindung an Ihr Hotelsystem oder an Buchungsportale gibt es nicht, ebenso wenig einen Tagesabschluss oder eine eigene Kurtaxe-Führung. Portalauszahlungen stimmen Sie selbst mit den Buchungen ab, Pauschalpreise teilen Sie selbst in ihre Bestandteile, und die 15-%-Regel wendet die Software nicht an. Den Steuersatz Ihrer Zimmererlöse legen Sie fest.

Ob ein Pachtvertrag zur Umsatzsteuer optiert, wie eine Kur- oder Wellnesspauschale aufzuteilen ist, ob für eingekaufte Leistungen Dritter § 25 UStG greift und wie eine Jugendherberge ihre Bereiche trennt, entscheiden Sie besser gemeinsam mit Ihrer Kanzlei. Das gilt auch für die BFH-Urteile vom 21. Mai 2026 zu Frühstück, Wellness und Parkplätzen: Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist dazu noch nicht vollständig angepasst. Ihre Kanzlei kann im selben System mitarbeiten.