Hostel als GmbH oder UG

Jahresabschluss für das Hostel: Sammelauszahlung, Schlüsselpfand und die Rücklage der UG

Der Jahresabschluss eines Hostels besteht aus sehr vielen sehr kleinen Beträgen: Betten zu wenigen Euro, Pfand für die Schlüsselkarte, Gebühren für Handtuch und Spind, dazu Portale, die Hunderte Buchungen in einer einzigen Überweisung bündeln. Diese Überweisung ist nicht der Umsatz. Am Stichtag zählt, was das Portal noch schuldet.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

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Die Sammelauszahlung ist keine Einnahme

Zieht das Portal die Zahlung des Gastes selbst ein, kommt auf der Bank nur der Rest an. Wer diesen Betrag als Erlös bucht, verkürzt Umsatz und Provision um denselben Wert. Das Saldierungsverbot verlangt den getrennten Ausweis (§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB), § 146 Abs. 1 AO die einzelne Aufzeichnung. Die Sammelüberweisung ersetzt sie nicht.

Die Grundlage ist deshalb der Abrechnungsbericht des Portals, nicht der Kontoauszug. Am Stichtag steht dort, was das Portal für beendete Aufenthalte noch schuldet. Das ist eine Forderung, im Beispiel unter den sonstigen Vermögensgegenständen. Geld für Aufenthalte nach dem Stichtag, das schon bei Ihnen ist, gehört zu den erhaltenen Anzahlungen.

Ein Januar im Portalbericht

Beispiel: Eine ausgedachte Hostel-UG hat im Januar Portalbuchungen über 10.700,00 € brutto. Ein Portal aus dem übrigen EU-Gebiet berechnet 1.500,00 € Provision ohne Umsatzsteuer und zahlt am 5. Februar 9.200,00 € aus. An der Rezeption gehen 600,00 € Kartenpfand bar ein.

Das Verrechnungskonto geht auf null: 10.700,00 € minus 1.500,00 € minus 9.200,00 €. In der GuV stehen 10.000,00 € Erlös und 1.500,00 € Provision, nicht 9.200,00 €. Bleibt ein Rest stehen, fehlt ein Bericht oder eine Rechnung.

Konten SKR03 / SKR04, Erlös mit Steuerautomatik, Betrag brutto. Die Provision des Portals aus dem übrigen EU-Gebiet geben Sie netto mit RC19 ein; daraus bucht die Software 285,00 € Umsatzsteuer nach § 13b und dieselbe Summe als Vorsteuer.
VorgangSollHabenBetrag
Aufenthalte laut PortalberichtSonstige Vermögensgegenstände (1500 / 1300)Erlöse 7 % USt (8300 / 4300)10.700,00 €
Provision laut Rechnung, netto mit RC19Verkaufsprovisionen (4760 / 6770)Sonstige Vermögensgegenstände (1500 / 1300)1.500,00 €
Auszahlung am 5. FebruarBank (1200 / 1800)Sonstige Vermögensgegenstände (1500 / 1300)9.200,00 €
Pfand für SchlüsselkartenKasse (1000 / 1600)Erhaltene Kautionen (1732 / 3550)600,00 €
Summe22.000,00 €

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Was am Bett hängt und was nicht

Der Erlass nennt Hostels nicht. Er begünstigt Hotels, Pensionen, Fremdenzimmer und vergleichbare Einrichtungen (Abschn. 12.16 Abs. 3 UStAE). Das Bett im Mehrbettzimmer ordnen wir dort ein, das ist unsere Einordnung.

Eine Rechnung bis 250 € ist Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV), das deckt den Einzelgast für ein paar Nächte ab. Waschmaschinen mit Münzeinwurf sind als Dienstleistungsautomaten von der KassenSichV ausgenommen, die Kasse an der Bar nicht.

Typische Hostelposten (Stand 2026)
PostenSatzGrund
Bett je Nacht7 %§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG
Bettwäsche, Handtuch gegen Aufpreis7 %dient unmittelbar der Beherbergung, Abs. 4
Frühstück, Speisen7 %§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG
Kaffee und Bier an der Bar19 %Getränke sind ausgenommen
WLAN gegen Gebühr19 %Kommunikationsnetze, Abs. 8
Waschen und Trocknen von Kleidung19 %Reinigung von Kleidung, Abs. 8
Spind gegen GebühroffenAbs. 4 nennt den Zimmersafe, zum Spind schweigt der Erlass

Reinigungsrechnungen lesen, Portale selbst abstimmen

  • Eine Anbindung an Hotelsystem oder Portale gibt es nicht. Portalberichte werden nicht eingelesen, Sie buchen die Summen selbst.
  • Eingangsrechnungen ausländischer Anbieter ohne Umsatzsteuer erkennt die Software als möglichen Fall der Steuerschuldumkehr. Prüfen Sie das Konto: Der Name eines Portals steht im Kontierungslexikon bei den Reisekosten.
  • Keine Kurtaxe-Führung, kein Tagesabschluss. Das Kassenbuch führen Sie in der Software, die Barkasse bleibt Ihr eigenes System.
  • Festwerte im Sachanlagevermögen führt sie nicht. Sofortmeldungen für neue Kräfte an der Rezeption bleiben bei Ihnen.

Rechnungen von Reinigungsfirma, Wäscheservice und Getränkehändler liest die KI: Sie erkennt Betrag und Steuer und schlägt Konto und Steuerschlüssel vor. Die Automatik ist ab Werk an und bucht, was sicher genug ist. Was sie nicht sicher zuordnet, geben Sie frei. Umsatzsteuer, Jahresabschluss und E-Bilanz entstehen aus demselben Journal, Ihre Kanzlei kann mitarbeiten.

Pfand, Abgabe je Gast und Stockbetten am 31. Dezember

  • Pfand und Gruppenkaution: Wir ordnen sie wie eine Kaution als Verbindlichkeit ein, eine amtliche Aussage zum Kartenpfand haben wir nicht gefunden. Zählen Sie die ausgegebenen Karten gegen das Konto. Verfallenes Pfand ist ein Fall für die Kanzlei.
  • Kurtaxe oder Übernachtungsteuer: Dass sie je Gast durchläuft, gilt nur, wenn Sie im Namen und für Rechnung der Gemeinde einziehen. Schulden Sie selbst, gehört sie zum Entgelt (Abschn. 10.4 Abs. 3 UStAE). Ob der Portalpreis die Abgabe enthält, prüfen Sie selbst. Ausnahmen stehen in der Satzung.
  • Stockbetten, Matratzen, Spinde: Sachanlagen, die regelmäßig ersetzt werden und deren Bestand sich wenig ändert, dürfen nach § 240 Abs. 3 HGB mit einem Festwert angesetzt werden, wenn ihr Gesamtwert von nachrangiger Bedeutung ist. Die körperliche Aufnahme ist in der Regel an jedem dritten Stichtag fällig.
  • Gruppenanzahlungen für das Frühjahr: Verbindlichkeit, Umsatzsteuer mit Zahlungseingang.

Viertel in die Rücklage: was die UG anders macht

Solange das Stammkapital unter dem Mindeststammkapital liegt, muss ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses in die gesetzliche Rücklage (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Sie darf nur für die dort genannten Zwecke verwendet werden. Stimmen die Portalumsätze im Jahresabschluss nicht, stimmt auch die Rücklage nicht.

Kleinstkapitalgesellschaft ist, wer an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen zwei von drei Grenzen nicht überschreitet: 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, 10 Arbeitnehmer im Durchschnitt (§ 267a HGB). Auch Reinigungspersonal zählt zu den Arbeitnehmern.

Quellen und Rechtsstand

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Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Das bleibt bei Ihnen. Portalberichte liest die KI nicht ein, und das Pfand zählt sie nicht. Sie liest Eingangsrechnungen, etwa von Reinigungsfirma und Getränkehändler, und schlägt Konto und Steuerschlüssel vor.

Nein. Umsatz ist, was der Gast zahlt, ohne Umsatzsteuer. Die Provision ist Aufwand, die Auszahlung gleicht die Forderung aus. Erlös und Provision werden nicht verrechnet (§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB). Verkauft das Portal im eigenen Namen an den Gast, ist das ein anderer Fall, den Sie mit Ihrer Kanzlei klären.

7 %, auch gegen gesondertes Entgelt. Abschn. 12.16 Abs. 4 UStAE zählt die Überlassung von Bettwäsche und Handtüchern zu den Leistungen, die unmittelbar der Beherbergung dienen. Für WLAN gilt das nicht, Kommunikationsnetze stehen in Abs. 8.

Nach unserer Einordnung nein: Es ist zurückzuzahlen und steht bis dahin wie eine Kaution unter den Verbindlichkeiten. Eine amtliche Aussage speziell zum Kartenpfand haben wir nicht gefunden. Ein Register für einzelne Karten führt die Software nicht.

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