Jahresabschluss für den Landgasthof mit Zimmern: eine Kasse, zwei Betriebe, ein Pauschbetrag

2024 und 2025 lagen Speisen im Lokal bei 19 % und Zimmer bei 7 %. Wer wissen wollte, was Küche und Fremdenzimmer brachten, sah es an den Erlöskonten. Heute stehen Schnitzel und Doppelzimmer auf demselben 7-%-Konto, Bier und Wein auf 19 %. Der Kassenbericht mit seinem Anteil zu 7 % und dem Rest zu 19 % sagt über die Bereiche nichts mehr.

Das hat Folgen, die unsere eigene Einschätzung sind, keine Vorschrift: Zimmer haben keinen Wareneinsatz. Laufen sie mit den Speisen auf einem Konto, wirkt der Wareneinsatz im Verhältnis zum Umsatz niedriger, als er ist. Ein Vergleich mit 2025 oder ein Blick der Betriebsprüfung liest dann etwas Falsches. Legen Sie in der Kasse getrennte Warengruppen für Speisen, Logis und Getränke an und führen Sie Logis auf einem eigenen Konto oder einer Kostenstelle.

Zimmer mit Frühstück und Halbpension bleiben aufzuteilen, denn Verpflegung dient nicht unmittelbar der Vermietung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG). Der Satz ist derselbe, die Getränke darin nicht.

Eine elektronische Kasse muss jeden Vorgang einzeln aufzeichnen und durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt sein (§ 146a Abs. 1 AO). Das gilt auch für den Zimmergast, der am Tresen zahlt. Kasseneinnahmen sind täglich festzuhalten, die Erleichterung für Barverkäufe an unbekannte Personen entfällt beim elektronischen System (§ 146 Abs. 1 AO). Wer eine Kasse anschafft oder außer Betrieb nimmt, teilt das dem Finanzamt binnen eines Monats mit (§ 146a Abs. 4 AO), eine Umsatzgrenze gibt es dafür nicht.

Buchungen über Portale laufen an der Kasse vorbei. Das Portal schickt eine Provisionsrechnung, oft aus dem Ausland, und löst die Steuerschuld nach § 13b UStG aus. Halten Sie diese Umsätze und die Kassenumsätze auseinander, sonst zählen Sie Zimmer doppelt oder gar nicht.

Was Sie und Ihre Familie aus Küche und Keller verbrauchen, ist eine Entnahme. Einzeln aufzeichnen müssen Sie das nicht: Die amtlichen Pauschbeträge betragen 2026 für Gaststätten aller Art mit kalten und warmen Speisen 4.001 € je Person und Jahr ohne Umsatzsteuer, davon 3.173 € zum ermäßigten und 828 € zum vollen Satz. Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr zählen nicht, bis zum vollendeten 12. Lebensjahr zur Hälfte.

Abschläge für Urlaub oder Krankheit lässt das Schreiben nicht zu, außer bei behördlich angeordneter vollständiger Schließung. Tabak und andere Waren zeichnen Sie einzeln auf. Für Beschäftigte gilt der Pauschbetrag nicht, dort zählen die Sachbezugswerte nach § 2 SvEV.

Die Entnahme erhöht den Gewinn um 10.002,50 €, an Umsatzsteuer kommen 555,28 € und 393,30 € hinzu. Die Pauschbeträge bieten an, monatlich zu buchen, das Beispiel zeigt das Jahr auf einmal. Im Kassenbericht stehen 1.926,00 € zu 7 %, ohne dass man Küche und Zimmer noch unterscheiden kann. Den Zimmeranteil von 642,00 € zeigt Ihre Warengruppe.

Als Einzelunternehmen zählen zwei Linien: § 141 AO mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn und, wenn Sie Kaufmann sind, § 241a HGB. Die GbR fällt nicht unter § 241a HGB, betreibt sie ein Handelsgewerbe, ist sie offene Handelsgesellschaft (§ 105 HGB) und bucht nach HGB.

Mit der Bilanz kommt die Inventur: Weinkeller, Vorräte der Küche und Getränke nehmen Sie zum Stichtag auf (§ 240 Abs. 2 HGB), Verdorbenes schreiben Sie ab. Anzahlungen für Hochzeiten und Zimmer im neuen Jahr sind dann Verbindlichkeiten statt Einnahmen. Solange Sie bei der Einnahmenüberschussrechnung bleiben, gibt es weder Inventur noch Anzahlungskonto, Sie buchen am Geldfluss.

Brauerei, Metzger, Getränkehändler: Die KI liest die Rechnung, erkennt Betrag und Steuer und schlägt Konto und Steuerschlüssel vor. Ist die Automatik an, wie ab Werk, bucht sie sichere Vorschläge selbst, die übrigen gehen an Sie. Das Kassenbuch führen Sie in der Software. Bei offener Ladenkasse ermitteln Sie die Tageslosung im Kassenbericht aus dem Zählbestand und teilen sie dort in 7 % und den Rest zu 19 % auf.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung rechnet die Software die Warenentnahme nach den amtlichen Pauschbeträgen je Gewerbezweig und Person und schlägt die Buchung vor, gebucht wird erst auf Ihren Klick. Kinder setzt sie nach den Vorgaben an. Kostenstellen für Küche und Zimmer legen Sie als Stammdaten an.