Restaurant mit Bedienung

Jahresabschluss für das Restaurant mit Bedienung: Bon, Trinkgeld und offene Gutscheine

Der Jahresabschluss eines Restaurants mit Bedienung entscheidet sich an drei Stellen, die andere Betriebe nicht haben: ein Bon mit zwei Steuersätzen, Trinkgeld, das über das Kartenterminal durch Ihre Bücher läuft, und Gutscheine, die am Stichtag noch offen sind.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand:

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Ein Abend, drei Arten von Geld

Ein Teil des Geldes liegt abends bar in der Kasse. Ein Teil kommt Tage später als Sammelgutschrift des Kartenanbieters. Und ein Teil davon gehört Ihnen nicht, weil der Gast am Terminal Trinkgeld aufgeschlagen hat.

Die Kartengutschrift ist deshalb nicht Ihr Umsatz: Sie enthält Trinkgeld, und die Gebühr fehlt. Was der Kartenanbieter am 31. Dezember noch nicht ausgezahlt hat, ist eine Forderung (sonstige Vermögensgegenstände), auch wenn das Beispiel den Abend über den Geldtransit (SKR03 1360, SKR04 1460) bucht.

Speisen 7 %, Getränke 19 %: was der Bon trennen muss

Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft 7 %, die Abgabe von Getränken bleibt davon ausgenommen (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). 2024 und 2025 lagen Speisen im Lokal bei 19 %, von Juli 2020 bis Dezember 2023 beim ermäßigten Satz. Für die Silvesternacht 2025/2026 beanstandet die Verwaltung 19 % nicht.

Schwierig wird es beim Menü mit Weinbegleitung zum Festpreis. Dieser Preis ist aufzuteilen. Bieten Sie die Teile auch einzeln an, gilt grundsätzlich das Verhältnis der Einzelverkaufspreise. Das Verhältnis des Wareneinsatzes ist zulässig, wenn es gleich einfach und sachgerecht ist, die Aufteilung nach betrieblichen Kosten nicht (Abschn. 10.1 Abs. 11 UStAE). Bei Kombiangeboten beanstandet die Verwaltung außerdem 30 % des Pauschalpreises als Getränkeanteil nicht (Abschn. 10.1 Abs. 12 UStAE).

Beide Sätze stehen in derselben GuV-Zeile, den Umsatzerlösen.

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Trinkgeld, Bedienungszuschlag und der Wirt, der selbst serviert

Bar auf den Tisch

Bleibt es direkt beim Personal, erscheint es nicht in Ihrer Buchführung. Für Arbeitnehmer ist freiwilliges Trinkgeld steuerfrei, eine Betragsgrenze nennt § 3 Nr. 51 EStG nicht.

Am Kartenterminal aufgeschlagen

Reichen Sie es als Treuhänder weiter, ist es weder Erlös noch Teil des Entgelts. Bis zur Auszahlung steht es auf Fremdgeld (SKR03 1592, SKR04 1374). Eine eigene Vorschrift zum Trinkgeldtopf in der Gastronomie gibt es nicht.

Bedienungszuschlag auf der Rechnung

Schuldet der Gast den Zuschlag, ist er Entgelt, auch wenn das Personal ihn behält (Abschn. 10.1 Abs. 5 UStAE). Er läuft in die Erlöse zum Satz des Umsatzes.

Der Inhaber bedient selbst

§ 3 Nr. 51 EStG gilt für Arbeitnehmer. Freiwillige Zahlungen an den Unternehmer selbst sind bei innerer Verknüpfung mit der Leistung Entgelt.

Ein Freitagabend in SKR03 und SKR04

Beispiel: Ein ausgedachtes Restaurant verkauft Speisen für 2.140,00 € und Getränke für 1.190,00 €, jeweils brutto. 999,00 € kommen bar, 2.331,00 € per Karte. Die Gäste schlagen am Terminal 180,00 € Trinkgeld auf, die Sie noch am Abend bar an den Service auszahlen.

In den Erlösen stehen 3.000,00 € netto, an Umsatzsteuer 140,00 € auf Speisen und 190,00 € auf Getränke. Der Kartenanbieter schuldet 2.511,00 € vor Gebühr.

Konten SKR03 / SKR04. Erlöskonten mit Steuerautomatik, Beträge brutto.
VorgangSollHabenBetrag
Speisen barKasse (1000 / 1600)Erlöse 7 % USt (8300 / 4300)642,00 €
Getränke barKasse (1000 / 1600)Erlöse 19 % USt (8400 / 4400)357,00 €
Speisen per KarteGeldtransit (1360 / 1460)Erlöse 7 % USt (8300 / 4300)1.498,00 €
Getränke per KarteGeldtransit (1360 / 1460)Erlöse 19 % USt (8400 / 4400)833,00 €
Trinkgeld per KarteGeldtransit (1360 / 1460)Fremdgeld (1592 / 1374)180,00 €
Trinkgeld an den ServiceFremdgeld (1592 / 1374)Kasse (1000 / 1600)180,00 €
Summe3.690,00 €

Was am 31. Dezember offen steht

  • Kasse und Karte: Der gezählte Bestand passt zum Kassenbuch, der Geldtransit zur letzten Kartenabrechnung.
  • Wertgutscheine: Beim Verkauf steht nicht fest, ob Speisen zu 7 % oder Getränke zu 19 % bezahlt werden. Das spricht für einen Mehrzweck-Gutschein (§ 3 Abs. 15 UStG): Er steht ohne Umsatzsteuer auf Verbindlichkeiten aus Gutscheinen (SKR03 1604, SKR04 3304).
  • Ein Gutschein über ein Menü ohne Getränke kann Einzweck-Gutschein sein. Dann entsteht die Steuer schon mit der Ausgabe.
  • Verfallene Gutscheine: Beim Mehrzweck-Gutschein fällt keine Umsatzsteuer an (Abschn. 3.17 Abs. 13 UStAE). Wann Sie die Verbindlichkeit handelsrechtlich ausbuchen, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.
  • Anzahlungen für Feiern im neuen Jahr sind noch kein Erlös. Die Umsatzsteuer entsteht trotzdem mit der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).
  • Keller und Kühlraum: Wer bilanziert, nimmt zum Stichtag auf (§ 240 Abs. 2 HGB) und schreibt Verdorbenes auf den niedrigeren Wert ab (§ 253 Abs. 4 HGB).

Warum 2026 besser aussieht, als es ist

Wer seine Karte zum 1. Januar 2026 nicht geändert hat, zeigt bei gleicher Gästezahl mehr Nettoerlös. Aus einem Gericht zu 23,80 € wurden 2025 netto 20,00 €, 2026 sind es 22,24 €. Die Wareneinsatzquote fällt dadurch rein rechnerisch. Erklären Sie diesen Sprung, bevor die Bank oder eine Prüfung danach fragt.

Kassenbuch ja, Trinkgeldtopf nein: die Grenzen der Software

  • Keine Anbindung an Ihr Kassensystem, keine Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO, keine Belegausgabe.
  • Kein Register für Gutscheine, keine Aufteilung von Menüpreisen, keine eigene Abwicklung von Trinkgeldtöpfen und Bedienungszuschlägen.
  • Eine Lohnabrechnung ist nicht Teil des Angebots. Ihr Lohnjournal buchen Sie per Import, Zuschläge nach § 3b EStG rechnet die Software nicht.
  • Sofortmeldungen gibt sie nicht ab. Im Gaststättengewerbe ist der Beginn spätestens bei Aufnahme der Arbeit zu melden (§ 28a Abs. 4 SGB IV), auch für die Aushilfe am Samstag.

Buchungen, Umsatzsteuer, Jahresabschluss und E-Bilanz entstehen aus demselben Journal. Die KI liest die Rechnungen von Getränkelieferant und Großhandel aus PDF oder Foto und schlägt den Buchungssatz vor. Die Automatik ist ab Werk an: Ausreichend sichere Vorschläge bucht sie selbst, alle anderen geben Sie frei. Das Kassenbuch führen Sie in der Software. Beim Mehrzweck-Gutschein schlägt die Kontierung das Konto ohne Umsatzsteuer vor, die Einordnung bleibt Ihre Prüfung.

Ihre Kanzlei kann im selben System mitarbeiten, eine Kanzlei Software-Datei bleibt möglich. Sie ist der bessere Weg, wenn ein Trinkgeldtopf auch die Küche einbezieht oder eine Prüfung angekündigt ist.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

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Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Als GmbH oder UG ja, nach HGB mit Offenlegung. Als Einzelunternehmen sind Sie von der Buchführung befreit, solange Sie nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn haben (§ 241a HGB, §§ 140, 141 AO). Dann reicht die Einnahmenüberschussrechnung.

Nein, wenn der Gast es freiwillig für das Personal gibt und das Restaurant es nur treuhänderisch weiterreicht. Die Steuerfreiheit scheitert nicht daran, dass der Arbeitgeber aufbewahrt und verteilt (BFH VI R 37/14).

Nein. Abschn. 10.1 Abs. 12 UStAE sagt nur, dass 30 % des Pauschalpreises nicht beanstandet werden. Sie dürfen auch nach Einzelverkaufspreisen oder Wareneinsatz aufteilen. Getränke mit 7 % mitlaufen zu lassen, geht nicht, weil § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG ihre Abgabe ausnimmt.

Inhaber eines Einzelunternehmens dürfen die amtlichen Pauschbeträge ansetzen: 2026 für Gaststätten mit kalten und warmen Speisen 4.001 € je Person, davon 3.173 € zum ermäßigten und 828 € zum vollen Satz, ohne Umsatzsteuer. Für Beschäftigte gelten andere Werte, die Sachbezugswerte. Für die Einnahmenüberschussrechnung rechnet die Software den Pauschbetrag und schlägt die Buchung vor.

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