Jahresabschluss für das Café: Kaffee, Kuchen und die Frage, ob Sie überhaupt bilanzieren

Der Unterschied zwischen Bohne und Tasse ist kein Zufall: Anlage 2 begünstigt Kaffee als Ware, das fertige Getränk fällt nicht darunter. Beim Latte zum Mitnehmen hängt alles am Rezept. Dokumentieren Sie den Milchanteil, wenn Sie 7 % ansetzen. Für 2024 und 2025 gilt: Kuchen am Tisch lag bei 19 %, zum Mitnehmen bei 7 %. Von Juli 2020 bis Dezember 2023 war er auch am Tisch ermäßigt. In einer Prüfung dieser beiden Jahre kommt die alte Abgrenzung deshalb wieder auf den Tisch.

Das Frühstück zum Festpreis mit Kaffee und Saft ist ein Kombiangebot. Bieten Sie die Teile auch einzeln an, teilen Sie grundsätzlich nach dem Verhältnis der Einzelpreise (Abschn. 10.1 Abs. 11 UStAE). Für Kombiangebote wie ein Frühstücksbuffet beanstandet die Verwaltung auch 30 % Getränkeanteil nicht, eine Pflicht ist das nicht (Abschn. 10.1 Abs. 12 UStAE).

Als Einzelunternehmen dürfen Sie den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, solange Sie nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn haben. Wird eine Grenze überschritten, kommen Bilanz und Inventur. Als Kaufmann gilt das ohne Mitteilung (§ 241a HGB, § 140 AO); nur bei einem Kleingewerbe ohne Kaufmannseigenschaft teilt Ihnen das Finanzamt den Beginn der Buchführungspflicht mit (§ 141 Abs. 2 AO).

Die UG und die GmbH bilanzieren vom ersten Tag an. Kleinstgesellschaft bleiben Sie, solange Sie zwei von drei Grenzen nicht überschreiten: 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, 10 Arbeitnehmer (§ 267a HGB).

Darin stecken 68,60 € Umsatzsteuer zu 7 % und 174,80 € zu 19 %. Fast die Hälfte der Erlöse liegt auf dem hohen Satz. Konto 8300 / 4300 heißt Erlöse 7 % USt, 8400 / 4400 Erlöse 19 % USt. Die Gutscheinzeile zeigt die Bilanzsicht. In der Einnahmenüberschussrechnung zählt der Geldfluss, dort ist der Gutschein Einnahme, wenn das Geld kommt.

Für den Inhaber gibt es eine eigene Gewerbeklasse: Café und Konditorei, 2026 je Person 2.208 €, davon 1.610 € zum ermäßigten und 598 € zum vollen Satz, ohne Umsatzsteuer. Der Betrag ist ein Jahreswert, Urlaub oder Krankheit kürzen ihn nicht. Bieten Sie warme Speisen an, prüfen Sie mit Ihrer Kanzlei, ob der höhere Betrag für Gaststätten gilt: Die Regel für gemischte Betriebe nennt nur Bäckerei und Fleischerei. Für angestellte Kräfte gilt der Pauschbetrag nicht, dort sind es Sachbezugswerte. Ob er für eine UG oder GmbH gilt, sagt das BMF-Schreiben nicht.