Jahresabschluss für Imbiss und Döner: Bargeld, Kassenbericht und Rohgewinn

Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse steht nicht in § 146a AO. Die Vorschrift trifft den, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet. Damit ist die Wahl aber nicht folgenlos.

Mit Registrierkasse zeichnen Sie jeden Verkauf einzeln auf, die Kasse braucht eine zertifizierte TSE, und die Erleichterung für Barverkäufe gilt nicht (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO). Mit offener Ladenkasse entfällt die Einzelaufzeichnung bei Verkäufen an viele unbekannte Personen, dafür ermitteln Sie die Tageseinnahme rückwärts aus dem gezählten Bestand. Das geht nur, wenn jeden Abend wirklich gezählt wird. Ein Kassenbericht, der Tage später aus dem Gedächtnis entsteht, ist keiner.

Die Probe geht auf: 349,50 € plus 2.009,50 € minus 1.119,00 € ergibt 1.240,00 €. Ein negativer Kassenbestand kann nicht stimmen, denn aus einer leeren Kasse lässt sich nichts bezahlen. Am 31. Dezember gilt dasselbe wie an jedem anderen Tag: Der gezählte Bestand muss zum Buchbestand passen. Die Trennung nach 7 und 19 % muss aus Ihren Aufzeichnungen hervorgehen (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Schätzen dürfen Sie sie nicht, eine erleichterte Trennung gibt es nur auf Antrag (§ 63 Abs. 4 UStDV).

Beim Imbiss lässt sich der Umsatz aus dem Einkauf nachrechnen. Der Prüfer nimmt die Rechnungen für Spieß, Brot und Getränke, setzt eine Portionsgröße an und multipliziert mit Ihren Preisen. Weicht das Ergebnis stark von den erklärten Erlösen ab, müssen Sie die Differenz erklären.

Beispiel: 12.000 kg Spieß im Jahr und 150 g Fleisch je Portion ergeben 80.000 Portionen. Bei 7,00 € netto je Portion wären das 560.000 € Umsatz. Stehen 440.000 € in den Büchern, fehlen 120.000 € Erklärung. Schwund, Personalessen, Eigenverbrauch und Angebote sind gute Gründe, wenn Sie sie belegen können.

Die Richtsatzsammlung des BMF ist dabei ein Hilfsmittel der Verwaltung, um Umsätze und Gewinne zu verproben. Sie nennt ausdrücklich, dass der innere Betriebsvergleich vorrangig ist und dass bei formell ordnungsmäßiger Buchführung eine Schätzung in der Regel nicht allein auf einer Abweichung von den Richtsätzen beruhen darf. Ohne ordentliche Kasse fehlt Ihnen genau dieser Schutz. Unabhängig davon kann die Prüfung über eine Kassen-Nachschau ohne Ankündigung beginnen (§ 146b AO) und in eine Außenprüfung übergehen.

Das Kassenbuch führen Sie in der Software. Für die offene Ladenkasse ermittelt der Kassenbericht die Tageslosung aus Ihrem Zählbestand, Sie tragen den Anteil zu 7 % ein, den Rest bucht sie zu 19 %. Die Bareinzahlung läuft über den Geldtransit. Bei der Einnahmenüberschussrechnung rechnet die Software die Warenentnahme nach den Pauschbeträgen und schlägt die Buchung vor. Den Beleg vom Großhandel fotografieren Sie, die KI liest Betrag und Steuer aus und schlägt die Buchung vor, ausreichend sichere Vorschläge bucht die Automatik selbst. Den Kassenbestand zählen Sie trotzdem selbst. Das Lagermodul ist etwas für die UG, für die Einnahmenüberschussrechnung ist es nicht vorgesehen.

Eine Kassenanbindung gibt es nicht, auch keine Tagesabschlüsse aus der Kasse und keine Mitteilung ans Finanzamt. Die Software ist selbst keine Kasse: Buchhaltungsprogramme fallen nicht unter die KassenSichV, die TSE braucht Ihr Kassensystem. Lohnabrechnungen und Sofortmeldungen übernimmt sie nicht. Die Sofortmeldung ist im Gaststättengewerbe spätestens bei Aufnahme der Arbeit fällig. Eine Rohgewinnrechnung oder Portionsprobe rechnet sie nicht. Steht eine Prüfung an oder fehlen Kassenberichte, gehört das zu Ihrer Kanzlei, nicht in eine Software.

Die UG nimmt zum Stichtag Spieß, Tiefkühlware und Getränke auf (§ 240 Abs. 2 HGB). Was verdorben ist, wird auf den niedrigeren Wert abgeschrieben (§ 253 Abs. 4 HGB). Am Stichtag ist der Bestand beim Imbiss meist klein. Wichtiger ist, dass Einkauf und Bestand zu den Erlösen passen. Das Einzelunternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung macht keine Inventur, die Einkäufe sind beim Bezahlen Ausgabe.