Gastronomie Jahresabschluss mit KI: vom Tresen bis zur Großküche

Beim Gutschein entscheidet, ob schon bei der Ausgabe der Ort der Leistung und die geschuldete Umsatzsteuer feststehen (§ 3 Abs. 14 und 15 UStG). Ein Wertgutschein über 50 €, der für Speisen und Getränke gilt, ist deshalb in der Regel ein Mehrzweck-Gutschein: bis zur Einlösung eine Verbindlichkeit ohne Umsatzsteuer. Beim Einzweck-Gutschein entsteht die Steuer schon mit der Ausgabe, der Erlös beim Bilanzierer aber erst mit der Einlösung.

Was Sie als Inhaber selbst essen und trinken, dürfen Sie mit den amtlichen Pauschbeträgen ansetzen, wenn Ihr Gewerbezweig in der Tabelle steht, etwa Gaststätten aller Art oder Café und Konditorei; eine Kochschule nennt sie nicht. Für 2026 stehen die Werte im BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2025. Zu- und Abschläge für Urlaub oder Krankheit lässt das Schreiben nicht zu, ausgenommen ist eine behördlich angeordnete vollständige Schließung. Ob die Pauschbeträge auch für eine GmbH gelten, sagt es nicht; das klären Sie mit der Kanzlei.

Für das Essen Ihres Personals gelten andere Werte, die Sachbezugswerte nach § 8 Abs. 2 EStG. Wer beides mit demselben Betrag bucht, hat an einer Stelle den falschen Wert.

Die KI liest die Rechnung Ihres Getränke- oder Lebensmittelgroßhändlers, erkennt Betrag und Umsatzsteuer und schlägt Wareneingangskonto und Steuerschlüssel vor; stehen 7 und 19 % auf demselben Beleg, lässt er sich je Satz aufteilen. Die Automatik ist ab Werk eingeschaltet: Wo sich die Software sicher genug ist, bucht sie den Vorschlag selbst, alles andere legt sie Ihnen zur Freigabe vor.

Für die offene Ladenkasse führen Sie das Kassenbuch in der Software. Der Kassenbericht ermittelt die Tageslosung aus Ihrem Zählbestand, den Anteil zu 7 % tragen Sie ein, der Rest läuft mit 19 %. Den Sicherheitscode auf einem Kassenbon liest die Software, um doppelte Belege zu erkennen. Für den Mehrzweck-Gutschein schlägt die Kontierung das Konto für Verbindlichkeiten aus Gutscheinen ohne Umsatzsteuer vor; die Einordnung bleibt Ihre Prüfung. In der Einnahmenüberschussrechnung rechnet sie die Warenentnahme nach den Pauschbeträgen und schlägt die Buchung vor, gebucht wird auf Ihren Klick; beim Bilanzierer gibt es diesen Rechner nicht, und Personalessen nach Sachbezugswerten rechnet sie nicht.

Was sie in der Gastronomie heute nicht leistet: Sie ist an kein Kassensystem angebunden, übernimmt keine Tagesabschlüsse aus der Kasse, meldet keine Kasse nach § 146a Abs. 4 AO und teilt keinen Menüpreis selbst in Speisen und Getränke. Ein Register für ausgegebene Gutscheine und eine Abwicklung von Trinkgeldtöpfen gibt es nicht. Ihre Löhne entstehen weiter in Ihrem Lohnprogramm oder bei Ihrer Kanzlei, das Lohnjournal übernehmen Sie per Import.

Eine Prüfung kann Ihren Umsatz aus Wareneinsatz und Preisen nachkalkulieren. Kann das Finanzamt Bücher oder Aufzeichnungen der Besteuerung nicht zugrunde legen (§ 158 AO), hat es zu schätzen (§ 162 Abs. 2 AO). Steht eine Prüfung an oder liegt eine Hinzuschätzung auf dem Tisch, gehört der Fall zu Ihrer Kanzlei.

Dasselbe gilt für die Aufteilung einer Franchiseabrechnung auf Rechte und Dienstleistungen, für Brauereiverträge mit Darlehen und Rückvergütung, für einen Schulcaterer als gGmbH und für den Wechsel zur Bilanz. Überschreitet ein Einzelkaufmann an einem Stichtag 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Jahresüberschuss, endet die Befreiung nach § 241a HGB, und über § 140 AO gilt die Pflicht auch steuerlich, ohne Mitteilung des Finanzamts. Erst nach einer Mitteilung nach § 141 AO, und dann ab dem folgenden Wirtschaftsjahr, bucht nur, wer kein Kaufmann ist, etwa ein Imbiss, der nach Art und Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 Abs. 2 HGB) und trotzdem eine der Grenzen überschreitet. Ihre Kanzlei kann direkt im System mitarbeiten oder die Buchungen als Kanzlei Software-Datei übernehmen.