Jahresabschluss für den Event-Caterer: Anzahlungen, Pauschalpreise und unfertige Feiern

Die Rechnung dahinter: 30 % von 12.733,00 € sind 3.819,90 € für Getränke, das ergibt 3.210,00 € netto. Die übrigen 8.913,10 € für Speisen ergeben 8.330,00 € netto. Die Hälfte davon liegt in der Anzahlung.

Am 31. Dezember stehen 5.770,00 € als erhaltene Anzahlungen in den Verbindlichkeiten und 596,50 € Umsatzsteuer auf den Steuerkonten. In der GuV steht nichts. Mit der Schlussrechnung im Januar werden die Anzahlungen auf Erlöse umgebucht, und die Rechnung setzt die Abschläge und ihre Steuer ab (§ 14 Abs. 5 UStG).

2024 und 2025 war die große Frage, ob ein Caterer liefert (7 %) oder eine sonstige Leistung erbringt (19 %). Zwischen Juli 2020 und Dezember 2023 waren Speisen in beiden Fällen ermäßigt. Servierpersonal, Geschirr im Verleih und Tische außer Haus machten aus der Lieferung eine sonstige Leistung (Abschn. 3.6 Abs. 3 und Beispiele 9 bis 13 UStAE). Seit 2026 tragen Speisen in beiden Fällen 7 %. Die Beispiele im Erlass sprechen noch von nicht begünstigten Leistungen, sie sind für 2024 und 2025 weiter wichtig.

Geblieben ist die Frage, was noch zur Verpflegung gehört. Eine Leistung ist Nebenleistung, wenn sie nebensächlich ist, die Hauptleistung ergänzt und üblicherweise in ihrem Gefolge vorkommt (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE). Köche, Service, Geschirr und Bestuhlung passen nach unserer Einordnung dazu. Festzelt, Bühne oder DJ haben für den Gast eher einen eigenen Zweck und sind gesondert zu beurteilen. Eine Verwaltungsregel zum Catering gibt es dazu nicht. Weisen Sie solche Posten getrennt aus, statt sie im Preis je Gast zu verstecken.

Eine Anzahlung aus 2025 für eine Feier in 2026 wurde beim Eingang mit dem alten Satz versteuert. Ausgeführt wurde die Leistung aber nach der Änderung. Dann gilt der neue Satz für die ganze Leistung, und die Steuer auf die Anzahlung ist für den Voranmeldungszeitraum der Ausführung zu berichtigen (§ 27 Abs. 1 UStG). Im Abschluss 2025 stehen diese Anzahlungen noch mit 19 %. Prüfen Sie, ob die Schlussrechnungen 2026 die Differenz korrekt zurückgeholt haben.

Im Auftragsmodul stellen Sie Abschlagsrechnungen als Prozentsatz der Auftragssumme. Die Positionen tragen je einen Steuersatz, Speisen und Getränke können also getrennt stehen. Erhaltene Anzahlung und Umsatzsteuer entstehen mit dem Zahlungseingang. Die Schlussrechnung verrechnet die bezahlten Abschläge als Abzugszeilen und bucht die Anzahlungen in einem Schritt auf Erlöse um. Für unfertige Leistungen liefert der Abschluss eine Buchungsvorlage. Rechnungen für Ware und Mietgeschirr liest die KI aus, ausreichend sichere Vorschläge bucht die Automatik selbst. Ob eine Feier am Stichtag unfertig ist, entscheiden Sie.

Die Aufteilung eines Preises je Gast rechnet die Software nicht, die 30 % wendet sie nicht von selbst an. Den Betrag der unfertigen Leistungen ermitteln Sie selbst, die Software berechnet ihn nicht aus Stunden. Angebotssoftware und Küchenplanung sind nicht angebunden. Lohnabrechnung gehört nicht zum Angebot, Sofortmeldungen für Eventkräfte gibt sie nicht ab, obwohl der Beginn im Gaststättengewerbe spätestens bei Arbeitsaufnahme zu melden ist. Ob Ihr Betrieb dazugehört, erfragen Sie im Zweifel bei der Deutschen Rentenversicherung.

Bei stornierten Feiern, einbehaltenen Anzahlungen und Großveranstaltungen mit vielen Einzelleistungen ist Ihre Kanzlei der bessere Weg. Sie kann im selben System mitarbeiten.