Jahresabschluss für den Schulcaterer: ein Essen, mehrere Zahler

Verpflegung dient dem Schulzweck nur mittelbar, sie ist im Regelfall weder befreiter Unterricht noch eng verbundene Leistung (Abschn. 4.21.2 Abs. 3 UStAE). Bleibt § 4 Nr. 23 UStG. Der setzt voraus, dass jemand Kinder oder Jugendliche zu Erziehungs-, Ausbildungs- oder Fortbildungszwecken bei sich aufnimmt. Der Kantinenpächter tut das nicht, dasselbe gilt für einen Schulförderverein (Abschn. 4.23.1 Abs. 2 Satz 12 und 13 UStAE). Möglich ist die Befreiung etwa, wenn die Bildungseinrichtung selbst im Rahmen der Aufnahme beköstigt.

Sie stellen also Umsatzsteuer in Rechnung und ziehen Vorsteuer ab. Das Konto für steuerfreie Bildungsumsätze ist für Ihr Essen nicht das richtige.

Dass Sie das Essensgeld von den Konten der Eltern einziehen, gilt als notwendig mit dem Verkauf verbunden und ändert die Einordnung nicht (Abschn. 3.6 Abs. 2 UStAE). Getränke sind von den 7 % für Verpflegung ausgenommen. Wasser oder Saft zum Essen teilen Sie deshalb gesondert ab.

Für Kinder mit Anspruch auf Bildung und Teilhabe werden die Aufwendungen für die gemeinschaftliche Mittagsverpflegung berücksichtigt (§ 28 Abs. 6 SGB II). Einen Eigenanteil der Eltern nennt die Vorschrift im aktuellen Wortlaut nicht. Für diese Kinder zahlt also oft nicht die Familie, sondern die Kommune. Sie bestimmt selbst, ob das über Gutscheine, Direktzahlung an Sie oder Geldleistung an die Familie läuft, und kann mit Anbietern pauschal abrechnen (§ 29 Abs. 1 SGB II).

Für Ihre Buchhaltung heißt das: Derselbe Teller wird je nach Kind von einem anderen Schuldner bezahlt, und ändert sich ein Bescheid, wechselt der Schuldner mitten im Schuljahr. Führen Sie die Kommune als eigenen Debitor. Zahlt die Kommune darüber hinaus einen Zuschuss je Essen, ist er Entgelt, wenn er vertraglich mit Ihrer Leistung verknüpft ist (Abschn. 10.2 UStAE). Zahlungen für die Übernahme einer öffentlichen Aufgabe im gegenseitigen Vertrag erfolgen grundsätzlich im Leistungsaustausch.

Die Erlöse betragen 5.000,00 € netto, die Umsatzsteuer 350,00 €. Rechnet die Kommune erst im Januar ab, stehen am 31. Dezember 2.268,40 € als Forderung in der Bilanz. Der Umsatz gehört trotzdem ins alte Jahr.

Ausgangsrechnungen laufen auf das Personenkonto, der Bankabgleich ordnet Zahlungseingänge zu, das Mahnwesen führt offene Posten mit Mahnstufen. Aus demselben Journal entstehen Umsatzsteuer und Jahresabschluss, Eingangsrechnungen liest die KI aus, ausreichend sichere Vorschläge bucht die Automatik selbst. Für Zuschüsse nennt die Kontierung Prüffragen zu echtem Zuschuss und Wahlrecht.

Eine monatliche Forderung entsteht nicht von selbst, wiederkehrende Rechnungen legen Sie als Rechnungs-Abo an. An Bestellportal und Kommunalabrechnung ist die Software nicht angebunden. Tausende kleine Elternkonten führen Sie im Bestellsystem weiter und übernehmen die Summen. Bescheide und Verwendungsnachweise verwalten Sie außerhalb, ob ein Zuschuss echt ist, entscheidet sie nicht. Lohnabrechnung gehört nicht zum Angebot, Sofortmeldungen gibt sie nicht ab; ob eine Schulküche unter das Gaststättengewerbe des § 28a Abs. 4 SGB IV fällt, klären Sie vorab.

Die gGmbH ist eine GmbH: Jahresabschluss nach HGB und Offenlegung bleiben. Gemeinnützigkeit ändert die Steuer, nicht die Bilanzpflicht. Ob das Schulessen Zweckbetrieb ist, hängt an § 65 AO und den Katalogen der §§ 66 bis 68 AO. Schulverpflegung steht dort nicht ausdrücklich. Der ermäßigte Satz des § 12 Abs. 2 Nr. 8 UStG gilt nicht für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe. Das ist ein Kanzleifall, der vor dem ersten Abschluss zu klären ist, weil er über Körperschaftsteuer und Getränkesatz entscheidet.