Verpflegung für Einrichtungen

Jahresabschluss für Klinik- und Heimverpflegung: Lieferung an die Einrichtung, Abgabe an Bewohner

Im Jahresabschluss eines Verpflegungsbetriebs für Kliniken und Heime steckt ein Missverständnis, das teuer werden kann: Steuerfrei ist die Einrichtung gegenüber Patienten und Bewohnern, nicht Ihre GmbH gegenüber der Einrichtung. Sie stellen Umsatzsteuer in Rechnung und ziehen Vorsteuer voll ab. Es gibt keine Kasse und kein Bargeld, dafür große Monatsrechnungen und lange Verträge. Wichtig ist deshalb, wer an wen leistet.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

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Steuerfrei ist die Einrichtung, nicht Ihre Küche

Die Kette hat zwei Glieder. Sie liefern an die Klinik oder das Heim, das ist Ihr Umsatz. Die Einrichtung gibt das Essen an Patienten und Bewohner weiter. Bei stationärer Aufnahme gehört die Verpflegung bei ihr zur befreiten Pflege oder Behandlung (Abschn. 4.16.1 Abs. 7 UStAE). Diese Befreiung bleibt bei der Einrichtung, sie wandert nicht zu Ihnen.

Für die Einrichtung ist Ihre Umsatzsteuer deshalb ein Kostenfaktor: Wer steuerfrei ohne Vorsteuerabzug leistet, kann sie nicht abziehen (§ 15 Abs. 2 UStG). Für Sie bleibt sie neutral. Die Absenkung auf 7 % kann daher die Vertragsgespräche berühren, wenn Ihre Preise brutto vereinbart sind.

Wer serviert, entscheidet über Lieferung oder sonstige Leistung

Abschn. 3.6 UStAE gilt ausdrücklich auch für Krankenhäuser und Pflegeheime. Die Spalte bis 2025 meint 2024 und 2025 und zählt für Prüfungen; von Juli 2020 bis Dezember 2023 lag auch die sonstige Leistung für Speisen beim ermäßigten Satz.

Die Beispiele im Erlass sprechen für sonstige Leistungen weiter von nicht begünstigten Umsätzen. Für Speisen ist das seit 2026 überholt. Prüfen Sie Verträge aus der Zeit davor: Wer 2025 wegen eigenen Personals an der Ausgabe 19 % berechnet hat, rechnet heute anders.

Fälle nach Abschn. 3.6 Abs. 6 UStAE und § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG
Ihre LeistungEinordnungBis 2025Seit 2026
Großgebinde an das Klinikpersonal, das portioniert und ausgibt (Beispiel 6)Lieferung7 %7 %
Kochen in der angemieteten Klinikküche, Transport auf Station, Reinigung des Geschirrs, Ausgabe durch die Klinik (Beispiel 8)Lieferung7 %7 %
Ausgabe und Reinigung von Räumen, Tischen und Geschirr durch Ihr Personalsonstige Leistung19 %7 %
Mahlzeitendienst an Einzelabnehmer (Beispiele 14 und 15)Lieferung7 %7 %
Ausgeschenkte Getränke wie Kaffee und Teeje nach Getränk19 %19 %

Rechnungen, Lager und Abschluss in einem Journal

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Eine Monatsrechnung an das Heim

Beispiel: Ein ausgedachter Verpflegungsbetrieb liefert im Monat 12.000 Essen zu 5,35 € brutto an eine Pflegeeinrichtung, dazu Kaffee und Tee für 2.380,00 € brutto. Er kauft Lebensmittel zu 7 % für 21.400,00 € brutto ein.

Umsatzsteuer: 4.200,00 € zu 7 % und 380,00 € zu 19 %. Vorsteuer: 1.400,00 €, voll abziehbar. Das steuerfreie Erlöskonto (SKR03 8160, SKR04 4160) ist hier falsch, auch wenn die Bewohner steuerfrei versorgt werden.

Konten SKR03 / SKR04, Erlös- und Wareneingangskonten mit Steuerautomatik
RechnungSollHabenBetrag
Essen an die EinrichtungForderungen L+L 1400 / 1200Erlöse 7 % 8300 / 430064.200,00 €
Kaffee und TeeForderungen L+L 1400 / 1200Erlöse 19 % 8400 / 44002.380,00 €
LebensmitteleinkaufWareneingang 7 % 3300 / 5300Verbindlichkeiten L+L 1600 / 330021.400,00 €
Summe87.980,00 €

Servicegesellschaft des Trägers und andere Sonderlagen

  • Gehört Ihre GmbH zum Träger und ist sie finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch eingegliedert, kann eine umsatzsteuerliche Organschaft vorliegen. Dann ist Ihre Rechnung an die Einrichtung ein Innenumsatz. Klären Sie das, bevor Sie Umsatzsteuer abführen.
  • Gäste und Besucher: Die entgeltliche Abgabe von Speisen an Besucher ist bei der Einrichtung nicht befreit (Abschn. 4.16.6 Abs. 3 Nr. 1 UStAE).
  • Essen auf Rädern ist als eigenständige Leistung nicht befreit, unterliegt aber unter den Voraussetzungen des § 12 Abs. 2 Nr. 1 oder 8 UStG dem ermäßigten Satz.
  • Gemeinnützige Mahlzeitendienste können Zweckbetrieb sein, wenn sie in besonderem Maß hilfsbedürftigen Personen dienen (§ 68 Nr. 1 Buchst. a AO).

Lagerwert und Rechnung im System, Speiseplan nicht

Ausgangsrechnungen, Vorsteuer und Jahresabschluss laufen aus einem Journal, Lieferantenrechnungen liest die KI aus PDF oder Foto, ausreichend sichere Vorschläge bucht die Automatik selbst. Das Lagermodul führt Artikel und Bestände, dokumentiert die Inventur und bewertet nach Fifo, Lifo, Durchschnitt, Gruppe oder Festwert mit Niederstwertprüfung. Den Lagerwert stimmen Sie je Bilanzposten mit dem Hauptbuch ab.

Die Speiseplanung ist nicht angebunden. Ausgangsrechnungen mindern das Lager nicht, Abgänge erfassen Sie als Bewegung oder per Import, einen Wareneinsatz aus dem Speiseplan gibt es nicht. Ob eine Leistung Lieferung oder Dienstleistung ist, entscheidet die Software nicht, und Steuerbefreiungen prüft sie nicht. Lebensmittel ordnet sie nicht nach Anlage 2 ein. Lohnabrechnung und Sofortmeldung gehören nicht zum Angebot. Der Katalog des § 28a Abs. 4 SGB IV nennt das Gaststättengewerbe, ob eine reine Einrichtungsküche dazu zählt, klären Sie vor der ersten Einstellung.

Organschaft, Drohverlust und Bilanzunterschiede sind Kanzleifälle. Ihre Kanzlei kann im selben System mitarbeiten.

Lange Verträge, fremde Küche: was am Stichtag zählt

  • Festpreisvertrag bei steigenden Lebensmittelpreisen: Droht aus dem laufenden Vertrag ein Verlust, ist handelsrechtlich eine Rückstellung zu bilden (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB). Steuerlich ist sie verboten (§ 5 Abs. 4a EStG). Handels- und Steuerbilanz laufen hier auseinander.
  • Dezemberessen: Die Rechnung geht im Januar raus, der Umsatz gehört ins alte Jahr. Am Stichtag steht die Forderung.
  • Vorräte in der fremden Küche: Sie nehmen auf, was Ihnen gehört, auch wenn es im Lager der Klinik steht. Was dem Haus gehört, zählt nicht.
  • Geschirr, Tabletts, Thermoporte: Regelmäßig ersetzte Sachanlagen von nachrangiger Bedeutung dürfen mit einem Festwert angesetzt werden, wenn der Bestand wenig schwankt (§ 240 Abs. 3 HGB). Körperlich aufgenommen wird dann in der Regel alle drei Jahre.
  • Vorräte bewerten Sie höchstens zu Anschaffungskosten, Verdorbenes schreiben Sie ab. Vorräte gehen netto in die Bilanz.

Quellen und Rechtsstand

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Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Für die Einrichtung gegenüber ihren Patienten in der Regel ja, für den externen Lieferanten nein. Der Verpflegungsbetrieb stellt der Einrichtung Umsatzsteuer in Rechnung. Speisen tragen 7 %. Eine Befreiung hat er nur, wenn er selbst die Voraussetzungen einer begünstigten Einrichtung erfüllt.

Seit dem 1. Januar 2026 für Speisen 7 %, weil Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen nach § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG begünstigt sind. 2024 und 2025 führten Ausgabe und Reinigung durch eigenes Personal regelmäßig zu einer sonstigen Leistung zu 19 %. Getränke sind von der Begünstigung ausgenommen.

Ja, wenn seine Ausgangsumsätze steuerpflichtig sind. Vorsteuer ist nur für steuerfreie Umsätze ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Dass die Einrichtung steuerfrei weiterverpflegt, ändert daran nichts. Bei der Einrichtung ist der Vorsteuerabzug dagegen ausgeschlossen, soweit sie steuerfrei leistet.

Handelsrechtlich ist für den drohenden Verlust aus dem schwebenden Vertrag eine Rückstellung zu bilden (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB). In der Steuerbilanz dürfen solche Rückstellungen nicht gebildet werden (§ 5 Abs. 4a EStG). Die Bewertung ist ein Kanzleifall, weil sie die künftigen Kosten des ganzen Vertrags einbezieht.

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