Jahresabschluss für die Betriebskantine: Zuschuss des Auftraggebers und Guthaben auf der Bezahlkarte

Die Beispiele im Erlass rechnen noch mit 19/119. Für Speisen gelten seit dem 1. Januar 2026 aber 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke bleiben bei 19 %. Auch ein pauschaler Jahreszuschuss, der aus der Essenszahl oder einem erwarteten Verlust berechnet wird, ist Entgelt von dritter Seite. Ein echter, nicht steuerbarer Zuschuss liegt vor, wenn er nicht mit einer Leistung verknüpft ist (Abschn. 10.2 UStAE). Beim Kantinenvertrag spricht der Bezug zum einzelnen Essen dagegen.

Ausstattung, die der Auftraggeber stellt, zählt nicht zur Bemessungsgrundlage für die Mahlzeiten (Abschn. 1.8 Abs. 10 Satz 4 UStAE) und gehört nicht in Ihre Bilanz, wenn sie ihm gehört.

Die Erlöse betragen 24.000,00 € netto, die Umsatzsteuer 1.680,00 €. Am Monatsende liegen 2.600,00 € als Guthaben auf den Karten. Dieser Betrag ist kein Umsatz, sondern eine Verbindlichkeit gegenüber den Gästen.

Der Umsatz entsteht beim Essen, nicht beim Aufladen. Können Gäste ihr Guthaben jederzeit und voraussetzungslos zurücktauschen, spricht der Erlass von einer Guthabenkarte und damit von einem bloßen Zahlungsmittel, nicht von einem Gutschein (Abschn. 3.17 Abs. 1 Satz 7 UStAE). Prüfen Sie das an Ihren Kartenbedingungen. Lässt sich das Guthaben nicht auszahlen, kommen die Gutscheinregeln des § 3 Abs. 13 bis 15 UStG ins Spiel, und das Konto Verbindlichkeiten aus Gutscheinen (SKR03 1604, SKR04 3304) passt besser.

Für die Abstimmung zählt die Summe aller Kartensalden aus dem Kartensystem zum Stichtag. Sie muss zum Konto passen.

Viele verwechseln das: Mahlzeiten an Beschäftigte haben Sachbezugswerte, aber das sind Ihre eigenen Beschäftigten. Geben Sie ihnen in Ihrer Küche ein Essen aus, handelt es sich um eine unternehmenseigene Kantine. Lohnsteuerlich gilt nach § 2 SvEV für das Mittagessen 2026 ein Wert von 137 € im Monat, je Tag ein Dreißigstel. Umsatzsteuerlich gehen Sie vereinfachend vom selben Wert aus, bei entgeltlicher Abgabe mindestens von ihm (Abschn. 1.8 Abs. 11 UStAE). Für die Gäste des Auftraggebers ist das nicht Ihre Rechnung, sondern die Lohnsteuerfrage ihres Arbeitgebers.

Ausgangsrechnungen an den Auftraggeber und die Erlöse laufen im selben Journal wie Umsatzsteuer und Jahresabschluss. Lieferantenrechnungen liest die KI aus und schlägt die Buchung vor, die Automatik bucht ausreichend sichere Vorschläge selbst. Für eine erwartete Rückzahlung gibt es eine eigene Rückstellungsart mit Erläuterung. Eingehende Zuschüsse schlägt die Kontierung auf ein Ertragskonto vor und nennt Prüffragen. Beim Kantinenzuschuss sollten Sie genau hinsehen, denn als Entgelt von dritter Seite gehört er in die Erlöse.

Ob ein Zuschuss echt oder Entgelt ist, entscheidet die Software nicht. Sie ist nicht an Kantinenkasse und Kartensystem angebunden, führt keine Kartensalden und kennt Ihre Verträge nicht. Bescheide und Nachweise verwalten Sie außerhalb. Mitarbeitermahlzeiten und Sachbezugswerte rechnet sie nicht, eine Lohnabrechnung ist kein Teil des Angebots. Sofortmeldungen gibt sie nicht ab; der Katalog des § 28a Abs. 4 SGB IV nennt das Gaststättengewerbe. Ob Ihre Kantine dazugehört, klären Sie vor der ersten Einstellung.

Eine neue Vertragsform oder ein Zuschuss nach Verlustausgleich ist ein Fall für Ihre Kanzlei, denn die Einordnung bestimmt die Umsatzsteuer eines ganzen Jahres.