Jahresabschluss für Lieferdienst und Ghost Kitchen: die Sammelabrechnung der Portale richtig zerlegen

Eine Sammelabrechnung fasst Hunderte Bestellungen in einer Überweisung zusammen. Sie enthält den Bestellwert brutto, Provision und oft weitere Gebühren, Stornos und Erstattungen, von Ihnen bezahlte Rabattaktionen und bei Barzahlung an der Tür auch Beträge, die Sie schon haben. Das Bankkonto zeigt nur das Ergebnis.

Die Sammelauszahlung ersetzt die einzelne Aufzeichnung nicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Heben Sie die Abrechnungen und die Bestellberichte des Portals auf. Eine von Ihnen bezahlte Rabattaktion ist als Preisnachlass eine Entgeltminderung (Abschn. 10.3 Abs. 1 UStAE).

Das Verrechnungskonto geht auf null: 3.805,00 € Bestellwert minus 1.071,00 € Provision minus 2.734,00 € Auszahlung. Die Erlöse stehen mit 3.500,00 € netto in der GuV, die Provision mit 900,00 € daneben. Hätten Sie die Auszahlung als Erlös gebucht, stünden brutto 1.071,00 € zu wenig in den Erlösen, die Provision fehlte als Aufwand, und die Umsatzsteuer wäre zu niedrig.

Für Lieferportale gibt es heute keinen Import. Die Berichte der Lieferportale liest die Software nicht ein, und die Trennung von Bestellung, Gebühr und Auszahlung läuft bei ihnen nicht automatisch. Sie erfassen die Sammelabrechnung als Beleg und buchen sie wie im Beispiel. Das ist bei wöchentlichen Abrechnungen Handarbeit. Der Bericht-Import und die Trennung für Zahlungsdienste decken nur die dort angebundenen Dienste ab, Lieferportale gehören nicht dazu.

Was hilft: Beim Bilanzierer bucht keine Bankzeile direkt in die GuV, aus der Auszahlung wird also nicht von selbst ein Erlös. Lieferantenrechnungen liest die KI aus und schlägt Buchungen vor, ausreichend sichere bucht die Automatik selbst, alle anderen geben Sie frei. Die Sammelabrechnung zerlegen Sie selbst. Das Lagermodul führt Bestände, Abgänge erfassen Sie selbst, denn Ausgangsrechnungen mindern den Bestand nicht. Kassenanbindung, Lohnabrechnung und Sofortmeldung gibt es nicht. Liegen viele Marken, mehrere Portale und ausländische Rechnungen vor, ist Ihre Kanzlei der bessere Weg für die Einrichtung der Konten.

Sitzt das Portal im Inland, enthält die Provisionsrechnung Umsatzsteuer, und Sie ziehen sie als Vorsteuer ab. Sitzt es im übrigen Gemeinschaftsgebiet, kommt die Rechnung ohne Steuer: Dann schulden Sie die Steuer für die im Inland steuerpflichtige Leistung selbst (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG) und ziehen sie im Regelfall zugleich als Vorsteuer ab. Das Konto dafür heißt Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers (SKR03 3123, SKR04 5923). Schauen Sie auf die Rechnung, nicht auf den Markennamen. Was dort steht, entscheidet die Buchung.

Die Abrechnungswoche endet selten am 31. Dezember. Bestellungen bis Silvester gehören ins alte Jahr, auch wenn die Abrechnung im Januar kommt. Teilen Sie die Woche anhand der Bestellberichte auf und buchen Sie Erlös, Provision und offene Forderung zum Stichtag. Am Ende muss die Forderung zur ersten Auszahlung des neuen Jahres passen. Bleibt ein Saldo stehen, klären Sie ihn vor dem Abschluss.

In der Küche zählt der Rest wie überall: Vorräte und Verpackung nehmen Sie auf (§ 240 Abs. 2 HGB). Mehrere Marken aus einer Küche sind für den Abschluss ein Unternehmen, die Erlöse je Marke trennen Sie nur für Ihre eigene Auswertung. Enthält die Miete einer Mietküche auch Geräte, ist sie für die Gewerbesteuer nach Grundstück und beweglichen Teilen aufzuteilen. Wirkung hat das erst, wenn die Summe aller Finanzierungsanteile 200.000 € übersteigt.

Als GmbH oder UG erstellen Sie einen Abschluss nach HGB und legen ihn offen. Für die Sofortmeldung kommen hier zwei Nummern in Betracht: das Gaststättengewerbe und das Transportgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste (§ 28a Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 und 4 SGB IV). Der Beginn ist spätestens bei Aufnahme der Arbeit zu melden.