Jahresabschluss für das Tagungshotel: Tagungspauschale, Raummiete und Abschläge der Firmenkunden

Bieten Sie die Teile auch einzeln an, ist der Gesamtpreis grundsätzlich nach dem Verhältnis der Einzelverkaufspreise aufzuteilen, das Verhältnis des Wareneinsatzes ist zulässig, wenn es gleich einfach ist und zu sachgerechten Ergebnissen führt, die Aufteilung nach betrieblichen Kosten nicht (Abschn. 10.1 Abs. 11 UStAE). Für den Zimmeranteil verweist der Erlass auf Abschn. 12.16 Abs. 11 und 12, dort ist der kalkulatorische Kostenanteil als Maßstab genannt. Die 30 % Getränkeanteil des Abs. 12 nennen Buffet und All-inclusive als Beispiele. Ob sie auch für Tagungsverpflegung gelten, sagt der Erlass nicht ausdrücklich. Der Sammelposten mit 15 % hilft beim Raum nicht: Die Liste in Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE nennt ihn nicht.

Sicher ist, dass der Raum keine 7 % trägt. Ob er steuerpflichtig oder steuerfrei ist: Eine eindeutige amtliche Aussage für das Hotel haben wir nicht gefunden. Die Überlassung eines Raums kann Grundstücksvermietung sein, auch kurzfristig (Abschn. 4.12.1 Abs. 2 UStAE). Kommt es dem Kunden auf vorhandene Betriebsvorrichtungen nicht an, ist die Überlassung steuerfrei; braucht er sie regelmäßig, liegt seit dem BMF-Schreiben vom 19. Oktober 2026 in aller Regel eine einheitliche Leistung vor, die insgesamt steuerpflichtig ist, wenn die Raumüberlassung in den Hintergrund tritt, und sonst einschließlich der Technik steuerfrei (Abschn. 4.12.10 und 4.12.11 Abs. 4 UStAE neu); für Umsätze vor dem 1. Januar 2027 dürfen Hotel und Kunde übereinstimmend noch die alte Aufteilung anwenden.

Daneben stellt Abschn. 3a.4 Abs. 2a UStAE Konferenz-, Seminar- und Tagungsräume im Hotel einschließlich Konferenztechnik den Standflächen auf Messen gleich, die als Vertrag besonderer Art gelten. Bei einem solchen Vertrag kommt die Befreiung nach § 4 Nr. 12 UStG nicht in Betracht (Abschn. 4.12.6 Abs. 1 UStAE). Das spricht nach unserem Verständnis für steuerpflichtig, die Stelle regelt aber den Ort der Leistung. Eine einheitliche Veranstaltungsleistung kommt in Betracht, wenn neben dem Raum mindestens drei weitere der dort genannten Leistungen vereinbart und erbracht werden. Speisen und Zimmer gehören nicht dazu.

Rechnen Sie mit Steuerausweis ab, behandeln Sie den Umsatz als steuerpflichtig. Bei einer an sich steuerfreien Vermietung liegt darin der Verzicht nach § 9 UStG (Abschn. 9.1 UStAE). Der setzt aber einen Unternehmer voraus, der vorsteuerunschädlich nutzt. Beim Verein oder bei der Familienfeier fehlt das. Legen Sie Ihre Linie mit Ihrer Kanzlei fest. Steuerfreie Raumumsätze kürzen die Vorsteuer.

Die KI liest die Rechnungen von Technikverleih, Blumenhändler und Lebensmittellieferanten: Betrag, Steuer, Vorschlag für Konto und Steuerschlüssel. Sichere Vorschläge landen über die Automatik im Journal, solange sie eingeschaltet bleibt, die anderen bei Ihnen.

Im Auftragsmodul stellen Sie Abschlagsrechnungen als Prozentsatz der Auftragssumme. Die Positionen tragen je einen Steuersatz, Raum, Speisen und Getränke können also getrennt stehen. Erhaltene Anzahlung und Umsatzsteuer entstehen mit dem Zahlungseingang, die Schlussrechnung verrechnet die bezahlten Abschläge als Abzugszeilen und bucht die Anzahlungen in einem Schritt auf Erlöse um. Ausgangsrechnungen erstellen Sie als XRechnung oder ZUGFeRD und versenden sie per E-Mail oder laden sie herunter.

Am 31. Dezember stehen 2.340,00 € erhaltene Anzahlungen in der Bilanz, kein Erlös. Der Kunde schuldet nach der Tagung noch 6.043,80 €. Die Schlussrechnung gehört ins neue Jahr, die Abschlagsrechnung löst für sich keine Steuer aus, erst die Zahlung.