Kaution buchen: gezahlte und erhaltene Kaution in Bilanz und EÜR

Sicherheit statt Zahlung: warum die Kaution erfolgsneutral bleibt

Wer eine Kaution zahlt, kauft nichts. Er stellt Geld als Sicherheit und behält einen Anspruch auf Rückzahlung. Bilanziell tauscht er Bankguthaben gegen eine Forderung; der Empfänger nimmt Geld ein und schuldet es zurück. Aufwand und Erlös entstehen dabei nicht.

Auch Umsatzsteuer fällt darauf nicht an. Entgelt ist, was den Wert der Gegenleistung bildet (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Die Sicherheit ist keine Gegenleistung für die Vermietung, sondern soll zurückfließen. Das unterscheidet sie von einer Vorauszahlung für eine steuerpflichtige Vermietung: Dafür entsteht die Umsatzsteuer auch bei Soll-Besteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Bei einer nach § 4 Nr. 12 Buchst. a UStG steuerfreien Vermietung fällt auch auf die Mietvorauszahlung keine Umsatzsteuer an.

Ein Kontenplan für beide Vertragsseiten

Kontennamen laut Kontenrahmen. Die Konten mit Restlaufzeit helfen beim Vermerk im Jahresabschluss.

Für die gezahlte Sicherheit finden sich auch Angaben mit 0540 in SKR03 und 0930 in SKR04. Das sind die übrigen sonstigen Ausleihungen, also Finanzanlagevermögen. Dorthin gehört nur, was dauernd dem Geschäftsbetrieb dienen soll (§ 247 Abs. 2 HGB). Bei Miete passt 1525 / 1350 besser, denn der Kontenrahmen führt dafür ein eigenes Konto unter den sonstigen Vermögensgegenständen. Bei einer sehr langen Bindung entscheiden Sie mit Ihrer Kanzlei und bleiben dann bei der gewählten Zuordnung.

Wohnraum und Gewerberaum: § 551 BGB gilt nur für einen von beiden

Bei Wohnraum begrenzt § 551 BGB die Sicherheit auf das Dreifache der Monatsmiete ohne Betriebskosten. Der Mieter darf in drei gleichen Teilen zahlen. Der Vermieter muss das Geld getrennt von seinem Vermögen anlegen, die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (Abs. 3). Für Räume, die keine Wohnräume sind, verweist § 578 BGB nicht auf diese Vorschrift. Höhe, Verzinsung und Anlage richten sich beim Gewerbemietvertrag deshalb nach dem Vertrag.

Für die Buchung heißt das: Lesen Sie die Klausel im Mietvertrag, bevor Sie Zinsen erfassen. Ob ein getrenntes Treuhandkonto überhaupt in die Bilanz des Vermieters gehört, richtet sich nach der wirtschaftlichen Zurechnung (§ 246 Abs. 1 Satz 2 HGB). Das klären Sie einmal mit der Kanzlei und halten es dann durch.

Beispiel: 9.000,00 € Kaution im Büromietvertrag, Sicht der Mieterin

Eine GmbH mietet Büroräume für 3.000,00 € netto zuzüglich 570,00 € Umsatzsteuer, der Vermieter hat nach § 9 UStG optiert. Sicherheit 9.000,00 €, gezahlt am 1. März 2023, ohne Verzinsung. Bei der Abrechnung im April 2026 behält der Vermieter die offene Märzmiete von 3.570,00 € und 1.200,00 € für einen Schaden ein und überweist 4.230,00 €.

Das Konto steht danach auf null. Die Abrechnung des Vermieters ist der Beleg für beide Aufwandsbuchungen; die Bankzeile allein trägt nur die 4.230,00 €. War die Märzmiete schon als Verbindlichkeit gebucht, lautet die Verrechnung Verbindlichkeit an 1525 / 1350, und Aufwand und Vorsteuer bleiben unberührt. Echter Schadensersatz wird nicht für eine Leistung gezahlt und enthält deshalb keine Umsatzsteuer (Abschn. 1.3 Abs. 1 UStAE). Die Vorsteuer auf die Miete setzt eine Rechnung nach § 14 UStG mit den Pflichtangaben voraus.

Dieselbe Abrechnung beim Vermieter

Der Vermieter bilanziert. Ist die Vermietung sein Hauptgeschäft, tritt an die Stelle von 2752 / 4862 das Erlöskonto für seine Umsätze.

War die Märzmiete schon als Forderung gebucht, lautet die Verrechnung 1732 / 3550 an das Debitorenkonto, und Erlös und Umsatzsteuer bleiben unberührt. Prüfen Sie das vor dem Buchen, sonst steht die Miete doppelt im Erlös.

Kaution in der EÜR: was zählt und wann

Für diese Variante gelten dieselben Zahlen, an die Stelle der GmbH tritt aber eine Einzelunternehmerin. Mieterin und gewerblicher Vermieter dürfen und wählen hier beide die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG; umsatzsteuerlich bleiben beide Regelbesteuerer.

Weder § 4 Abs. 3 EStG noch R 4.5 EStR nennen die Kaution. Tragend ist der Gedanke aus H 4.5 (2) EStH: Darlehensmittel sind keine Betriebseinnahmen, Tilgungen keine Betriebsausgaben (BFH vom 8. Oktober 1969, I R 94/67). Auch die Sicherheit ist auf Rückzahlung angelegt. Ein durchlaufender Posten im Sinne von § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG ist sie nach dem Wortlaut nicht, denn dafür müssten Sie das Geld im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmen; im Ergebnis bleibt der Gewinn trotzdem unberührt.

Der einbehaltene Teil wird zur Einnahme, wenn er verrechnet wird (§ 11 Abs. 1 Satz 1 EStG). Für die Vermietung spricht das Einkommensteuer-Handbuch ausdrücklich von der einbehaltenen und als Einnahme erfassten Mieterkaution (BFH vom 11. Juli 2000, IX R 48/96); für die EÜR gilt das sinngemäß. Spiegelbildlich ist die Ausgabe bei der Mieterin in diesem Zeitpunkt geleistet (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG). Geht das Geld durch die Insolvenz des Vermieters verloren, ist das ein Fall für die Kanzlei: Darlehensverluste sind nur unter besonderen Umständen wie Betriebsausgaben abziehbar (H 4.5 (2) EStH). Eine eigene Zeile gibt es dafür in der Anlage EÜR nicht.

Zinsen, Bürgschaft, Pfand: Nachbarn der Kaution

• Zinsen bei Wohnraum: Sie stehen dem Mieter zu, fließen ihm mit Fälligkeit auf dem Sicherheitskonto zu und sind von ihm zu versteuern (BMF vom 16. Mai 2025, Rn. 17). Der Vermieter gibt ihm die Steuerbescheinigung weiter (Rn. 18).
• Zinsen im Betrieb des Mieters: Sie gehören zu den betrieblichen Einkünften (§ 20 Abs. 8 EStG). Buchung: 1525 an 2650 in SKR03, 1350 an 7100 in SKR04, wenn sie die Sicherheit erhöhen.
• Versicherung oder Bankbürgschaft statt Bargeld: Hier fließt keine Sicherheitsleistung. Die laufende Prämie oder Avalgebühr ist Aufwand.
• Verpfändetes Sparguthaben: Das Geld bleibt Ihr Guthaben und steht weiter in Ihrer Bilanz; einen Abfluss an den Vermieter gibt es nicht.
• Pfand für Warenumschließungen: Es teilt das Schicksal der Hauptleistung, die Rückzahlung ist eine Entgeltminderung (Abschn. 3.10 Abs. 5a UStAE). Umsatzsteuerlich ist das etwas anderes als eine Mietsicherheit.
• Sicherheitseinbehalt am Bau: Dort zahlt niemand etwas ein, sondern der Auftraggeber hält einen Teil der Rechnung zurück.

Im Abschluss, in der Prüfung und in der Software

Im Jahresabschluss vermerken Kapitalgesellschaften Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr (§ 268 Abs. 4 Satz 1 HGB) und Verbindlichkeiten nach § 268 Abs. 5 Satz 1 HGB; mehr als fünf Jahre gehören in den Anhang (§ 285 Nr. 1 Buchst. a HGB), soweit die Größenklasse ihn verlangt. Bei einem unbefristeten Mietvertrag steht die Restlaufzeit nicht fest; schätzen Sie sie nachvollziehbar und dokumentieren Sie die Annahme. Prüfen Sie zum Stichtag, ob jeder Posten zu einem laufenden Vertrag gehört, und schieben Sie Rückzahlungsansprüche aus beendeten Verträgen nicht weiter vor sich her.

In der Software führt die Buchungsmethode „Geleistete Kaution“ auf 1525 / 1350 ohne Umsatzsteuer. Auch der Bankabgleich erkennt Einzahlung, Eingang und Rückzahlung am Verwendungszweck. In der EÜR behandelt sie diese Konten als Bestand: Eine Zahlung darauf wird keine Betriebsausgabe, auch wenn sie als Rechnung erfasst ist.

Grenzen: Die Aufteilung einer Abrechnung des Vermieters nehmen Sie selbst vor. Eine Verwaltung von Mietsicherheiten mit Zinsrechnung je Mieter gibt es nicht, und die Umbuchung nach Restlaufzeit ist Ihre Aufgabe. Bilanzierer zahlen im Gesamtpaket je Gesellschaft und Monat 125 € bis 300 € nach Größenklasse, darüber auf Anfrage; Buchhaltung und EÜR kosten 99 € je Arbeitsbereich und Monat.

Häufige Fragen

Auf welches Konto buche ich eine gezahlte Mietkaution?

Auf das Konto Kautionen: SKR03 1525, SKR04 1350. Der Buchungssatz lautet Kautionen an Bank, ohne Umsatzsteuer. Der Rückzahlungsanspruch steht unter den sonstigen Vermögensgegenständen (§ 266 Abs. 2 B.II.4. HGB). Bei einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr passen 1527 oder 1355.

Ist eine Kaution in der EÜR eine Betriebsausgabe?

Nein. Zahlung und Rückzahlung berühren den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG nicht, weil das Geld zurückzuzahlen ist. Ausdrücklich geregelt ist das nicht; es gilt derselbe Gedanke wie bei Darlehen (H 4.5 (2) EStH). Betriebsausgabe wird nur der Teil, den der Vermieter verrechnet, und zwar im Zeitpunkt der Verrechnung (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG).

Wie buche ich eine Kaution in Kanzlei Software?

Das Buchungsmuster bleibt gleich, denn die Konten stammen aus den Kontenrahmen SKR03 und SKR04: gezahlt 1525 oder 1350, erhalten 1732 oder 3550. Der erhaltene Betrag ist eine sonstige Verbindlichkeit (§ 266 Abs. 3 C.8. HGB) und kein Erlös.

Enthält eine Kaution Umsatzsteuer?

Nein, sie ist kein Entgelt im Sinne von § 10 Abs. 1 Satz 2 UStG, weil sie keine Gegenleistung für die Vermietung ist. Wird die Kaution mit einem Mietrückstand aus steuerpflichtiger Vermietung verrechnet, gleicht sie die Bruttomietforderung aus. Bei Soll-Besteuerung entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vermietungsleistung und nicht erst durch die Verrechnung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Echter Schadensersatz bleibt ohne Umsatzsteuer (Abschn. 1.3 Abs. 1 UStAE).

Wem gehören die Zinsen auf die Kaution?

Bei Wohnraum dem Mieter: Die Erträge stehen ihm zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB), und er versteuert sie mit Fälligkeit auf dem Anlagekonto (BMF vom 16. Mai 2025, Rn. 17). Bei Gewerberaum gilt, was der Vertrag regelt, denn § 578 BGB verweist nicht auf § 551 BGB.

Wie buche ich, wenn der Vermieter einen Teil der Kaution einbehält?

Die Mieterin gleicht das Konto 1525 oder 1350 mit der Bankrückzahlung und den verrechneten Forderungen des Vermieters aus. Bei bereits gebuchten Miet- oder Schadensverbindlichkeiten lautet die Gegenbuchung auf das jeweilige Verbindlichkeitskonto; Aufwand und Vorsteuer werden nicht erneut erfasst. Noch nicht gebuchte Aufwendungen erfassen Sie anhand der zugehörigen Belege. In der EÜR entsteht die Betriebsausgabe grundsätzlich mit der Verrechnung (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG).

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 266 HGB — abgerufen am 06.11.2026
• § 247 HGB — abgerufen am 06.11.2026
• § 268 HGB — abgerufen am 06.11.2026
• § 551 BGB — abgerufen am 06.11.2026
• § 578 BGB — abgerufen am 06.11.2026
• § 4 EStG — abgerufen am 06.11.2026
• § 11 EStG — abgerufen am 06.11.2026
• Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025, H 4.5 (2) — abgerufen am 06.11.2026
• Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025 zu § 21 — Erhaltungsaufwand, abgerufen am 06.11.2026
• BMF vom 16.05.2025 zur Kapitalertragsteuer-Bescheinigung — Rn. 17 bis 20, abgerufen am 06.11.2026
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026 — Abschn. 1.3, 3.10, abgerufen am 06.11.2026