Sicherheitseinbehalt buchen: Einbuchung, Umsatzsteuer und Auflösung in SKR03 und SKR04

Der Einbehalt mindert die Rechnung nicht

Der Einbehalt verschiebt die Zahlung, nicht den Preis. Bei Werkverträgen knüpft die Fälligkeit grundsätzlich an die Abnahme an (§ 641 Abs. 1 BGB); bei Bauverträgen muss zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung vorliegen (§ 650g Abs. 4 BGB). Die Gewinnrealisierung richtet sich nach § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB und fällt bei abgenommenen Bauleistungen regelmäßig mit der Abnahme zusammen. Ein vertraglich vereinbarter Sicherheitseinbehalt ändert daran nichts: Der Auftraggeber darf einen Teil bis zum vereinbarten Termin zurückhalten, schuldet ihn aber weiter. Beim Einbehalt selbst gibt es deshalb weder Erlösminderung noch Aufwand, sondern einen offenen Posten mit langer Laufzeit.

Bei der Umsatzsteuer gilt im ersten Schritt dasselbe. Wer nach vereinbarten Entgelten versteuert, schuldet die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG), gleich ob der Kunde schon gezahlt hat. Der Auftragnehmer finanziert die Steuer auf den Einbehalt also vor, unter Umständen über Jahre. Für diesen Fall hat der Bundesfinanzhof einen Ausweg eröffnet, den die Verwaltung an enge Bedingungen bindet.

Drei Bedingungen für die Steuerberichtigung nach § 17 UStG

Maßgeblich sind § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG, das Urteil des BFH vom 24. Oktober 2013, V R 31/12, und Abschn. 17.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE in der Version mit Stand 2. Juni 2026.

Beispiel: Schlussrechnung über 142.800,00 € mit 5 % Einbehalt

Abnahme am 14. Mai 2026. Netto 120.000,00 € zuzüglich 19 % Umsatzsteuer 22.800,00 €. Einbehalten werden 5 % der Bruttosumme, also 7.140,00 € (6.000,00 € netto, 1.140,00 € Steuer). Zahlung am 1. Juni 2026, Freigabe am 14. Mai 2031. Sicht des Auftragnehmers.

Kontrolle: 135.660,00 € Zahlung plus 7.140,00 € Einbehalt ergeben die Rechnung von 142.800,00 €. Die GuV zeigt 2026 den vollen Erlös von 120.000,00 €; die Auszahlung 2031 berührt sie nicht. Ab dem Stichtag 31. Dezember 2030 beträgt die Restlaufzeit weniger als ein Jahr, dann entfällt der Vermerk.

Dieselbe Rechnung in den Büchern des Auftraggebers

Gleiche Zahlen, Leistung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer. Baut der Auftraggeber ein eigenes Gebäude, tritt an die Stelle der Fremdleistung das passende Anlagenkonto.

Die Vorsteuer steht dem Auftraggeber in voller Höhe zu, sobald Leistung und Rechnung vorliegen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); die Zahlung ist dafür keine Voraussetzung. Berichtigt der Auftragnehmer seine Steuer nach § 17 UStG, muss auch der Auftraggeber seine Vorsteuer berichtigen (§ 17 Abs. 1 Satz 2 UStG). Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, ihm das mitzuteilen; sein Finanzamt darf aber das Finanzamt des Auftraggebers informieren (Abschn. 17.1 Abs. 5 Satz 10 und 11 UStAE).

Umsatzsteuer korrigieren und Mängel verrechnen

Variante 1: Alle drei Bedingungen sind erfüllt, beide Seiten berichtigen. Variante 2: Der Auftraggeber zieht 2031 Kosten einer Mängelbeseitigung von 2.380,00 € (2.000,00 € netto) vom Einbehalt ab; Sicht des Auftragnehmers.

In Variante 1 bleibt die Forderung von 7.140,00 € stehen; die Steuer wechselt nur auf das Konto für nicht fällige Umsatzsteuer. In der Voranmeldung sinkt die Bemessungsgrundlage um 6.000,00 €; denselben Betrag trägt der Auftragnehmer zusätzlich in Kz 50 (Zeile 51 des Vordrucks 2026) ein, der Auftraggeber seine Vorsteuerminderung in Kz 37 (Zeile 52).

Variante 2 ist keine Uneinbringlichkeit, sondern eine Minderung des Entgelts nach § 17 Abs. 1 UStG (Abschn. 1.3 Abs. 1 Satz 5 UStAE); 2.000,00 € plus 380,00 € plus 4.760,00 € ergeben die 7.140,00 €. Beobachten sollten Sie die Rechtsprechung: Der BFH hat 2022 entschieden, dass eine Ratenzahlung keine Uneinbringlichkeit begründet, die Folgen für Sicherungseinbehalte aber ausdrücklich offengelassen (V R 37/21, Rn. 16). Abschn. 17.1 Abs. 5 UStAE führt beide Aussagen nebeneinander.

Wenn der Auftraggeber die Steuer nach § 13b UStG schuldet

Gleicher Auftrag, beide Seiten erbringen nachhaltig Bauleistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 4, Abs. 5 Satz 2 UStG). Rechnung netto 120.000,00 €, 5 % Einbehalt = 6.000,00 €, Zahlung 114.000,00 €.

Der Auftragnehmer meldet die 120.000,00 € in Kz 60 (Zeile 34), schuldet aber keine Steuer und hat bei einem Einbehalt nichts vorzufinanzieren. Der Auftraggeber meldet Bemessungsgrundlage und Steuer in Kz 84 und 85 (Zeile 32) sowie die Vorsteuer in Kz 67. Die Steuer entsteht auf das ganze Entgelt mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Folgemonats der Leistung (§ 13b Abs. 2 UStG), nicht erst mit der Auszahlung. Bei vollem Vorsteuerabzug heben sich beide Beträge auf.

Was Leser mit dem Einbehalt verwechseln und wo er im Abschluss steht

• Skonto: Der Abzug für schnelle Zahlung mindert das Entgelt erst, wenn der Kunde ihn bei der Zahlung tatsächlich in Anspruch nimmt (§ 17 Abs. 1 UStG). Der Einbehalt mindert nichts und wird später fällig.
• Mängeleinbehalt: Bei einem vorhandenen Mangel darf der Besteller nach der Fälligkeit einen angemessenen Teil verweigern, in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten (§ 641 Abs. 3 BGB). Das ist etwas anderes als die vereinbarte Sicherheit für künftige Mängel.
• Bürgschaft: Löst der Auftragnehmer den Einbehalt durch eine Bürgschaft ab, wird der Betrag ausgezahlt; die Gebühr der Bank ist Aufwand, etwa auf 4970 / 6855.
• Bauabzugsteuer: 15 % gehen an das Finanzamt und sind keine Sicherheit. Auch die spätere Auszahlung eines Einbehalts ist eine Gegenleistung; ohne Freistellungsbescheinigung und über der Freigrenze fällt der Abzug auf sie an (BMF vom 19. Juli 2022, Rn. 80). Im Beispiel wären das 15 % von 7.140,00 €, also 1.071,00 €.
• Bilanz des Auftragnehmers: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, der Betrag mit Restlaufzeit von mehr als einem Jahr wird vermerkt (§ 268 Abs. 4 Satz 1 HGB). Ein unverzinslicher Einbehalt über mehrere Jahre wirft die Frage der Abzinsung auf (§ 253 Abs. 4 HGB). Für drohende Nachbesserung ist eine Rückstellung zu prüfen (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB); sie wird nicht mit der Forderung verrechnet (§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB).
• Bilanz des Auftraggebers: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen mit Vermerk nach § 268 Abs. 5 Satz 1 HGB; mehr als fünf Jahre Restlaufzeit gehören in den Anhang (§ 285 Nr. 1 Buchst. a HGB), soweit die Größenklasse ihn verlangt.

Prüfliste, Kanzlei und was die Software am offenen Posten leistet

Prüfen Sie selbst: Vertragsgrundlage und Höhe, Abnahme und Freigabetermin, ob eine Bürgschaft möglich war, und ob Sie nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten versteuern. Die Kanzlei ist der bessere Weg, wenn Sie nach § 17 UStG berichtigen wollen, Mängel streitig sind oder über Abzinsung und Rückstellung zu entscheiden ist.

In der Software vermerken Sie den Einbehalt am offenen Posten der Debitorenliste: Betrag, Grund (Sicherheits- oder Gewährleistungseinbehalt), Abnahme und Freigabe. Als Freigabe schlägt sie Abnahme plus fünf Jahre vor (§ 634a Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 BGB); Ihr Vertrag geht vor, das Datum ist änderbar. Deckt der laufende Einbehalt den offenen Rest, nimmt die Software den Posten aus dem Mahnlauf und zählt ihn in den Summen als nicht fällig; am Posten selbst bleibt die Fälligkeit der Rechnung stehen, der Vermerk daneben. Der Bankabgleich schlägt den Vermerk nach einer Teilzahlung vor, setzt ihn aber nicht selbst.

Grenzen: Der Vermerk bucht nichts; Umbuchung nach Restlaufzeit und Berichtigung nach § 17 UStG erfassen Sie selbst. Beim Auftraggeber gibt es diesen Vermerk nicht, er wirkt also nicht auf den Zahllauf. Das Gesamtpaket kostet je Gesellschaft und Monat 125 € bis 300 € nach Größenklasse, darüber auf Anfrage; die Einzelheiten nennt die Preisseite.

Häufige Fragen

Ist ein Sicherheitseinbehalt eine Forderung?

Ja. Beim Auftragnehmer bleibt der Sicherheitseinbehalt eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen, weil der Auftraggeber den Betrag weiter schuldet. Hat er eine Restlaufzeit von mehr als einem Jahr, ist das bei dem Posten zu vermerken (§ 268 Abs. 4 Satz 1 HGB). Ein Konto dafür ist SKR03 1455 oder SKR04 1225.

Muss ich Umsatzsteuer auf den Sicherheitseinbehalt abführen?

Bei Soll-Besteuerung ja, und zwar mit der übrigen Rechnung im Voranmeldungszeitraum der Leistung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Eine Berichtigung kommt in Betracht, wenn eine Bankbürgschaft nachweislich nicht möglich war und das Entgelt für über zwei bis fünf Jahre ausbleibt (Abschn. 17.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE).

Wie buche ich die Auflösung eines Sicherheitseinbehalts?

Der Auftragnehmer bucht Bank an Forderung (SKR03 1200 an 1455, SKR04 1800 an 1225), der Auftraggeber Verbindlichkeit an Bank (SKR03 1626 an 1200, SKR04 3337 an 1800). Die GuV bleibt unberührt, weil Erlös und Aufwand schon gebucht sind. Wurde die Steuer nach § 17 UStG berichtigt, ist sie mit der Vereinnahmung erneut zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Darf der Auftraggeber die Vorsteuer auf den einbehaltenen Teil ziehen?

Ja, die Vorsteuer hängt an Leistung und Rechnung, nicht an der Zahlung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Berichtigt der Auftragnehmer seine Steuer wegen Uneinbringlichkeit, ist auch die Vorsteuer zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Nr. 1 UStG); die Minderung gehört in Kz 37 der Voranmeldung.

Was ändert § 13b UStG beim Sicherheitseinbehalt?

Der Auftragnehmer rechnet ohne Steuer ab und hat auf den Einbehalt keine Umsatzsteuer vorzufinanzieren. Der Auftraggeber schuldet die Steuer auf das ganze Entgelt mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Folgemonats der Leistung (§ 13b Abs. 2 Nr. 4, Abs. 5 Satz 2 UStG), und zieht sie bei vollem Vorsteuerabzug zugleich als Vorsteuer ab.

Fällt auf die Auszahlung eines Sicherheitseinbehalts Bauabzugsteuer an?

Ja, wenn keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt und die Freigrenze überschritten ist. Das BMF wertet die nachträgliche Auszahlung als Erbringung einer Gegenleistung (Schreiben vom 19. Juli 2022, BStBl I S. 1229, Rn. 80). Der Abzug beträgt 15 % der Gegenleistung (§ 48 Abs. 1 Satz 1 EStG).

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 13 UStG — abgerufen am 06.11.2026
• § 17 UStG — abgerufen am 06.11.2026
• § 13b UStG — abgerufen am 06.11.2026
• BFH, Urteil vom 24.10.2013, V R 31/12 — abgerufen am 06.11.2026
• BFH, Urteil vom 01.02.2022, V R 37/21 — abgerufen am 06.11.2026
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026 — Abschn. 1.3, 17.1, abgerufen am 06.11.2026
• Vordruckmuster Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026 — abgerufen am 06.11.2026
• BMF vom 19.07.2022 zum Steuerabzug bei Bauleistungen — Rn. 80, abgerufen am 06.11.2026
• § 641 BGB — abgerufen am 06.11.2026
• § 634a BGB — abgerufen am 06.11.2026
• § 268 HGB — abgerufen am 06.11.2026