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Anhang § 285 Nr. 7

Anzahl der Arbeitnehmer im Anhang: wer sie angibt, wie man zählt und wann Gruppen nötig sind

Die durchschnittliche Zahl der während des Geschäftsjahrs beschäftigten Arbeitnehmer gehört nach § 285 Nr. 7 HGB in den Anhang – kleine Kapitalgesellschaften nennen nur die Gesamtzahl, mittelgroße und große gliedern sie zusätzlich nach Gruppen. Eine Kleinstkapitalgesellschaft, die keinen Anhang aufstellt, macht die Angabe nicht, braucht die Zahl aber für ihre Größenklasse. Hier finden Sie die Quartalsrechnung an einem durchgerechneten Fall, die Einordnung von Minijob, Teilzeit, Geschäftsführung, Leiharbeit und Elternzeit sowie Formulierungen mit Platzhaltern.

In der Software: Jahresabschluss.io erstellt Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht nach HGB aus der Saldenliste und erzeugt die Einreichungsdatei für das Unternehmensregister.

Stand: 2026-11-04

Was § 285 Nr. 7 HGB vorschreibt – und wo der Wortlaut schweigt

Der Wortlaut ist kurz: Im Anhang anzugeben ist „die durchschnittliche Zahl der während des Geschäftsjahrs beschäftigten Arbeitnehmer getrennt nach Gruppen“. Gefragt ist ein Durchschnitt über das Geschäftsjahr, kein Stand zum Bilanzstichtag – und gezählt werden beschäftigte Personen, nicht Planstellen oder Arbeitsstunden.

Wie der Durchschnitt zu bilden ist, sagt Nr. 7 nicht. Die einzige Rechenregel des HGB steht in § 267 Abs. 5: „Als durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer gilt der vierte Teil der Summe aus den Zahlen der jeweils am 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember beschäftigten Arbeitnehmer einschließlich der im Ausland beschäftigten Arbeitnehmer, jedoch ohne die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten.“ Nach ihr richtet sich die Größenklasse, und auf sie verweist § 329 Abs. 2 HGB, wenn das Unternehmensregister die Zahl anfordert. Wer im Anhang dieselbe Methode verwendet, nennt dieselbe Zahl, mit der er seine Größenklasse begründet.

Offen lässt der Wortlaut auch, welche Gruppen zu bilden sind, ob gerundet werden darf und ob eine Vorjahreszahl dazugehört. Eine Vorjahreszahl verlangt Nr. 7 nicht; wer sie zeigt, ermittelt sie nach derselben Methode.

Pflicht nach Größenklasse und Rechtsform

§ 288 Abs. 1 Nr. 2 HGB erlaubt kleinen Kapitalgesellschaften nur, auf die Trennung nach Gruppen zu verzichten. Die Angabe selbst steht nicht in der Liste der erlassenen Nummern in § 288 Abs. 1 Nr. 1 HGB. § 288 Abs. 2 HGB befreit mittelgroße Gesellschaften von den Nummern 4, 29 und 32 und schränkt die Nummern 17 und 21 ein; Nr. 7 gehört nicht dazu. Weil § 327 Nr. 2 HGB beim Offenlegen nur die Angaben nach § 285 Nr. 2, 8 Buchst. a und 12 auszulassen erlaubt, erscheint die Gliederung einer mittelgroßen Gesellschaft auch im Unternehmensregister.

Wer die Angabe nach § 285 Nr. 7 HGB im Anhang macht
GesellschaftAngabe im AnhangFundstelle
Kleinstkapitalgesellschaft ohne Anhangkeine; die Zahl wird nur für die Größenklasse gebraucht§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB nennt § 285 Nr. 7 nicht
Kleinstkapitalgesellschaft mit freiwilligem AnhangGesamtzahl wie eine kleine Gesellschaft§ 267a Abs. 2, § 288 Abs. 1 Nr. 2 HGB
kleine KapitalgesellschaftGesamtzahl, keine Gruppen§ 288 Abs. 1 Nr. 2 HGB
mittelgroße KapitalgesellschaftDurchschnittszahl getrennt nach Gruppen§ 288 Abs. 2 HGB nennt Nr. 7 nicht
große KapitalgesellschaftDurchschnittszahl getrennt nach Gruppenkeine größenabhängige Erleichterung
GmbH & Co. KG ohne natürliche Person als Vollhafterwie die Kapitalgesellschaft derselben Größenklasse§ 264a Abs. 1 HGB
eingetragene Genossenschaftwie die Kapitalgesellschaft derselben Größenklasse§ 336 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 HGB

Beispiel: vier Quartalsstichtage einer Handels-GmbH mit Büro in Wien

Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr 2025; gezählt werden Köpfe am jeweiligen Stichtag.

Beispiel: Eine Handels-GmbH zählt an den vier gesetzlichen Stichtagen, wer bei ihr beschäftigt ist. Die vier Summen ergeben zusammen 41, der vierte Teil davon ist 10,25. Das ist die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer im Sinne des § 267 Abs. 5 HGB und die Zahl für den Anhang. Die Auszubildenden kommen auf (1 + 1 + 2 + 2) : 4 = 1,5 im Durchschnitt; nach § 267 Abs. 5 HGB gehören sie nicht in die Summe, gesondert genannt werden dürfen sie.

Drei Abkürzungen führen hier zu anderen Werten. Wer nur den Stand am 31. Dezember nimmt, kommt auf 10. Wer die Auszubildenden mitzählt, kommt auf 47 : 4 = 11,75. Und wer 10,25 auf 10 abrundet, ändert eine Aussage: Die Kleinst-Schwelle in § 267a Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 HGB lautet „im Jahresdurchschnitt zehn Arbeitnehmer“, und 10,25 überschreitet sie. Eine Rundung sieht das Gesetz nicht vor. Ob die GmbH deshalb ihre Größenklasse wechselt, entscheidet erst das Zusammenspiel der Merkmale: zwei von drei, an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen (§ 267a Abs. 1 Satz 2 in Verbindung mit § 267 Abs. 4 HGB).

Formulierung für den Anhang einer kleinen GmbH: „Im Geschäftsjahr [Jahr] waren durchschnittlich [Zahl] Arbeitnehmer beschäftigt (Vorjahr: [Zahl]). Daneben wurden durchschnittlich [Zahl] Auszubildende beschäftigt.“ Der zweite Satz ist freiwillig.

Beschäftigte der Handels-GmbH an den Stichtagen des § 267 Abs. 5 HGB
Personen am Stichtag31.03.202530.06.202530.09.202531.12.2025Zählung
Vollzeitkräfte im Inland6766ja
Teilzeitkräfte2233ja, je Kopf
Minijobberin im Lager1111ja, je Kopf
Vertriebsmitarbeiter im Büro Wien0110ja, Ausland ausdrücklich eingeschlossen
Summe Arbeitnehmer911111041 : 4 = 10,25
Auszubildende1122nein, ausdrücklich ausgenommen
Geschäftsführer2222HGB regelt es nicht; hier nicht gezählt
Leiharbeitnehmer1010Arbeitsverhältnis zum Verleiher; hier nicht gezählt

Minijob, Teilzeit, Geschäftsführung, Leiharbeit, Elternzeit: wer mitzählt

Das HGB definiert den Arbeitnehmer nicht. Wo es schweigt, steht das hier ausdrücklich.

Teilzeit und Minijob

§ 267 Abs. 5 HGB zählt Arbeitnehmer, nicht Arbeitsstunden; eine Umrechnung in Vollzeitstellen sieht die Vorschrift nicht vor. Minijobber sind Arbeitnehmer: Nach § 2 Abs. 2 TzBfG ist auch teilzeitbeschäftigt, wer eine geringfügige Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV ausübt. Beide zählen mit je einem Kopf.

Aushilfen und Saisonkräfte

Auch eine kurzfristige Beschäftigung (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV) ist ein Arbeitsverhältnis. Gezählt wird aber nur, wer an einem der vier Stichtage beschäftigt ist – eine Erntehilfe von Juli bis August taucht in keinem Wert auf. Das folgt aus der Stichtagsmethode.

Beschäftigte im Ausland

Sie zählen ausdrücklich mit (§ 267 Abs. 5 HGB), etwa das bei der Gesellschaft angestellte Personal einer ausländischen Zweigniederlassung – auch wenn es nicht über die deutsche Lohnabrechnung läuft.

Auszubildende

§ 267 Abs. 5 HGB nimmt die „zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten“ aus; Nr. 7 äußert sich nicht. Wer sie zeigen will, nennt sie neben der Arbeitnehmerzahl. Betriebsratszahlen weichen ab, weil § 5 Abs. 1 BetrVG Auszubildende zu den Arbeitnehmern rechnet.

Geschäftsführer und Vorstände

Arbeitsrechtliche Gesetze nehmen die Mitglieder des Vertretungsorgans einer juristischen Person ausdrücklich aus (§ 5 Abs. 2 Nr. 1 BetrVG, § 5 Abs. 1 Satz 3 ArbGG); eine eigene Regel enthält das HGB nicht. Wer die Geschäftsführung nicht mitzählt, folgt dieser Wertung. Im Anhang erscheint sie an anderer Stelle (§ 285 Nr. 10 HGB).

Leiharbeitnehmer

Sie stehen im Arbeitsverhältnis zum Verleiher (§ 1 Abs. 1 Satz 3 AÜG), auch wenn sie beim Entleiher eingegliedert sind. Eine Regel, sie beim Entleiher mitzuzählen, enthält das HGB nicht.

Elternzeit und ruhende Verträge

§ 21 Abs. 7 BEEG lässt Beschäftigte in Elternzeit bei Schwellen arbeitsrechtlicher Gesetze außer Ansatz, solange eine Vertretung eingestellt ist. Für § 267 Abs. 5 HGB gilt das nicht, eine eigene Regel fehlt. Entscheiden Sie einheitlich, halten Sie die Entscheidung fest und behalten Sie sie bei.

Gliederung nach Gruppen ab mittelgroß

Ab der mittelgroßen Gesellschaft verlangt Nr. 7 die Zahl „getrennt nach Gruppen“. Welche Gruppen, legt das Gesetz nicht fest. Aussagekräftig ist eine Einteilung, die etwas über das Geschäft verrät: nach Funktionsbereichen wie Produktion, Vertrieb und Verwaltung, nach gewerblichen und kaufmännischen Beschäftigten oder nach Vollzeit und Teilzeit. Die Gruppen ergeben zusammen die Gesamtzahl. Auszubildende stehen, wenn überhaupt, unter der Summe. Bleiben Sie bei einer einmal gewählten Einteilung, damit der Vergleich mit dem Vorjahr möglich bleibt.

Formulierung für eine mittelgroße Gesellschaft: „Die Gesellschaft beschäftigte im Geschäftsjahr [Jahr] durchschnittlich [Zahl] Arbeitnehmer, davon [Zahl] in [Gruppe A], [Zahl] in [Gruppe B] und [Zahl] in [Gruppe C]. Daneben wurden durchschnittlich [Zahl] Auszubildende beschäftigt.“ Besteht die Belegschaft nur aus einer Gruppe, genügt ein Satz, der das sagt.

Beispiel: Gliederung einer mittelgroßen Maschinenbau-GmbH, Durchschnitt nach § 267 Abs. 5 HGB
GruppeDurchschnitt 2025
Produktion und Montage112
Vertrieb und Service38
Verwaltung24
Summe Arbeitnehmer174
daneben: Auszubildende9

Dieselbe Zahl für Größenklasse, Register und Bußgeld

Die Arbeitnehmerzahl ist eines von drei Größenmerkmalen: zehn bei der Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 HGB), fünfzig bei der kleinen (§ 267 Abs. 1 Nr. 3 HGB), zweihundertfünfzig bei der mittelgroßen (§ 267 Abs. 2 Nr. 3 HGB). Wie die drei Merkmale an zwei Stichtagen zusammenwirken, rechnet der Größenklassen-Rechner.

Auch die Kleinstkapitalgesellschaft ohne Anhang braucht die Zahl. Gibt die Prüfung durch das Unternehmensregister Anlass zu der Annahme, dass größenabhängige Erleichterungen nicht hätten genutzt werden dürfen, kann es nach § 329 Abs. 2 HGB die Umsatzerlöse und die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer nach § 267 Abs. 5 HGB anfordern; unterbleibt die fristgemäße Mitteilung, gelten die Erleichterungen als zu Unrecht in Anspruch genommen.

Fehlt die Angabe im Anhang oder ist sie falsch, handelt die Geschäftsführung nach § 334 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. d HGB ordnungswidrig; geahndet wird nur Vorsatz (§ 10 OWiG).

Ihre Prüfschritte und wann die Kanzlei übernimmt

  • Die Stände zu den vier Stichtagen aus Lohnabrechnung oder Personalliste ziehen, je Person mit Vertragsart.
  • Auszubildende, Geschäftsführer und Leiharbeitnehmer kennzeichnen und getrennt halten.
  • Personal ausländischer Niederlassungen ergänzen, das nicht über die deutsche Lohnabrechnung läuft.
  • Für Elternzeit, lange Erkrankung und ruhende Verträge eine Regel festlegen und schriftlich festhalten.
  • Den Durchschnitt ungerundet notieren und mit den Größenmerkmalen der Gesellschaft abgleichen.
  • Ab mittelgroß: Gruppen festlegen und die Summe der Gruppen gegen die Gesamtzahl abstimmen.

Die Kanzlei ist der bessere Weg, wenn die Zahl knapp an einer Schwelle liegt und mit den anderen Merkmalen über die Größenklasse entscheidet, wenn Personal zwischen verbundenen Unternehmen hin- und hergeht oder wenn ein Abschlussprüfer die Angabe prüft. Allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei: Halten Sie die Zählregeln so fest, dass im nächsten Jahr niemand neu entscheiden muss.

Wie die Software die Arbeitnehmerzahl erfasst und formuliert

In den Stammdaten der Gesellschaft tragen Sie die Beschäftigten zu den vier Quartalsenden ein. Sind alle vier Werte vorhanden, übernimmt Jahresabschluss.io den Durchschnitt als durchschnittliche Mitarbeiterzahl und prüft die Größenklasse mit dem ungerundeten Wert; weicht das Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, zählen die Quartalsstichtage innerhalb des Geschäftsjahres. Der Hilfetext im Anhang-Fragebogen nennt die Zählregeln: Auszubildende, Organmitglieder und Leiharbeitnehmer nicht einrechnen, Beschäftigte im Ausland einbeziehen, Teilzeitkräfte nach Köpfen zählen.

Kleine Gesellschaften erhalten einen festen Satz mit Durchschnittszahl und, falls bekannt, Vorjahreszahl. Mittelgroße und große erfassen die Durchschnitte je Gruppe und die Vorjahreswerte; Auszubildende stehen im Entwurf unter der Summe. Fehlt eine Zahl, steht dort eine sichtbare Markierung statt eines erfundenen Wertes. Wer als Kleinstkapitalgesellschaft auf den Anhang verzichtet, erhält keine Angabe; ein freiwilliger Anhang wird wie der einer kleinen Gesellschaft behandelt.

Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, einmal je Konto; danach kostet er je Geschäftsjahr 250 € (kleinst), 500 € (klein), 2.500 € (mittelgroß) oder 5.000 € (groß).

Häufige Fragen

Muss eine kleine GmbH die Zahl der Arbeitnehmer im Anhang angeben?

Ja. § 288 Abs. 1 Nr. 2 HGB erlässt kleinen Kapitalgesellschaften nur die Trennung nach Gruppen, nicht die Angabe nach § 285 Nr. 7 HGB selbst. Die kleine GmbH nennt deshalb die durchschnittliche Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer als Gesamtzahl. Größenabhängig befreit ist nur die Kleinstkapitalgesellschaft, die nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB keinen Anhang aufstellt.

Wie wird die durchschnittliche Arbeitnehmerzahl für den Anhang berechnet?

§ 285 Nr. 7 HGB schreibt keine Methode vor. Die einzige gesetzliche Rechenregel steht in § 267 Abs. 5 HGB: die Summe der am 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember beschäftigten Arbeitnehmer, geteilt durch vier, einschließlich der im Ausland Beschäftigten und ohne Auszubildende. So stimmt die Zahl im Anhang mit der Zahl für die Größenklasse überein.

Zählen Minijobber und Teilzeitkräfte voll mit?

§ 267 Abs. 5 HGB stellt auf die Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer ab und sieht keine Umrechnung in Vollzeitstellen vor; jede Person zählt als ein Kopf. Minijobber sind Arbeitnehmer: Nach § 2 Abs. 2 TzBfG ist auch teilzeitbeschäftigt, wer eine geringfügige Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV ausübt.

Ist der Geschäftsführer einer GmbH bei der Arbeitnehmerzahl mitzuzählen?

Das HGB definiert den Begriff Arbeitnehmer nicht. Betriebsverfassungs- und Arbeitsgerichtsgesetz nehmen die Mitglieder des Vertretungsorgans einer juristischen Person ausdrücklich aus (§ 5 Abs. 2 Nr. 1 BetrVG, § 5 Abs. 1 Satz 3 ArbGG). Wer Geschäftsführer nicht mitzählt, folgt dieser Wertung; mittelgroße und große Gesellschaften nennen sie nach § 285 Nr. 10 HGB gesondert.

Was gilt für die Arbeitnehmerzahl bei einem Rumpfgeschäftsjahr?

§ 267 Abs. 5 HGB nennt vier feste Kalendertage und regelt nicht, wie bei einem kürzeren Geschäftsjahr zu rechnen ist. Jahresabschluss.io zieht in diesem Fall nur die Stichtage innerhalb des Geschäftsjahres heran und teilt durch deren Anzahl. Liegt die Zahl nahe an einer Schwelle der §§ 267, 267a HGB, legen Sie die Methode mit Ihrer Kanzlei fest und dokumentieren sie.

Muss eine Kleinstkapitalgesellschaft ihre Arbeitnehmerzahl angeben?

Im Abschluss nicht, wenn sie auf den Anhang verzichtet: § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB nennt für die Angaben unter der Bilanz die Haftungsverhältnisse, die Organkredite und bei einer AG die Angaben zu eigenen Aktien – die Arbeitnehmerzahl gehört nicht dazu. Das Unternehmensregister kann die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer nach § 267 Abs. 5 HGB aber anfordern, wenn es an der Größenklasse zweifelt; ohne fristgemäße Mitteilung gelten die Erleichterungen als zu Unrecht in Anspruch genommen (§ 329 Abs. 2 HGB).

Quellen und Rechtsstand

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