EÜR-Buchhaltung: laufende Aufzeichnungen für Selbstständige

Die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG, im Alltag auch einfache Buchführung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, steht allen offen, die weder nach Handelsrecht noch nach § 141 AO Bücher führen müssen.

Freiberufler nach § 18 EStG dürfen sie unabhängig von Umsatz und Gewinn nutzen. Gewerbetreibende rechnen so, bis das Finanzamt ihnen die Buchführungspflicht mitteilt, weil der Umsatz 800.000 Euro oder der Gewinn 80.000 Euro übersteigt. Eine der beiden Grenzen genügt. Die Pflicht beginnt nach § 141 Abs. 2 Satz 1 AO mit dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung. Einzelkaufleute brauchen keine Mitteilung, sie sind nach § 241a HGB nur befreit, solange sie an zwei Abschlussstichtagen in Folge höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben. OHG, KG, GmbH und UG bilanzieren nach § 6 Abs. 1 HGB immer.

Mehr unter EÜR erstellen, Bilanz oder EÜR und Wechsel zur Bilanzierung. Diese Seite erklärt die Regeln und ersetzt keine Steuerberatung.

Für die Qualität gilt § 146 Abs. 1 Satz 1 AO: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet. Nach § 146 Abs. 4 Satz 1 AO muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben. Die Form ist frei, nach § 146 Abs. 5 Satz 1 AO genügt auch eine geordnete Ablage der Belege, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Fehlen Aufzeichnungen, schätzt das Finanzamt nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO.

Womit Sie das führen, entscheiden Sie. Eine Tabelle lässt sich unbemerkt ändern. Das Finanzgericht Hamburg hat ein Kassenbuch in Excel deshalb am 1. August 2016 beanstandet, 2 V 115/16. Eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater kann die Buchhaltung ganz übernehmen. Wann sich ein Programm lohnt, steht unter EÜR-Software.

Jede Buchung braucht einen Beleg. Für den Vorsteuerabzug muss es nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG eine Rechnung sein, bis 250 Euro nach § 33 UStDV mit weniger Angaben. Kassenbons auf Thermopapier verblassen, erfassen Sie sie gleich als Bild.

E-Rechnungen. Seit 2025 ist eine Rechnung über eine steuerpflichtige Leistung zwischen zwei inländischen Unternehmern nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG als E-Rechnung in einem strukturierten Format auszustellen. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro nach § 33 Satz 4 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a Satz 4 UStDV. Sie dürfen immer auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF gehen. Nach § 27 Abs. 38 UStG darf der Aussteller bis Ende 2026 noch Papier oder mit Zustimmung ein PDF schicken, für Umsätze des Jahres 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Empfangen können muss eine E-Rechnung jedes Unternehmen, auch der Kleinunternehmer. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz.

Die GoBD, ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025, legen aus, wie Aufzeichnungen elektronisch zu führen und aufzubewahren sind, auch in der EÜR. Bildlich erfasste Papierbelege dürfen danach vernichtet werden, wenn keine Vorschrift das Original verlangt.

In der EÜR zählt nicht das Rechnungsdatum, sondern der Tag der Zahlung, so § 11 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 EStG. Forderungen und Verbindlichkeiten kennt die EÜR deshalb nicht. Nicht jede Bankbewegung ist Einnahme oder Ausgabe. Die Auszahlung eines betrieblichen Darlehens ist keine Betriebseinnahme und die Tilgung keine Betriebsausgabe, so der Bundesfinanzhof am 8. Oktober 1969, I R 94/67. Als Betriebsausgabe zählen nur die Zinsen. Umbuchungen zwischen eigenen Geschäftskonten bleiben ebenso außen vor wie durchlaufende Posten nach § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG.

Nicht jede Bankbewegung ist Einnahme oder Ausgabe. Ein betriebliches Darlehen ist bei der Auszahlung keine Betriebseinnahme und bei der Tilgung keine Betriebsausgabe, so der Bundesfinanzhof, I R 94/67. Betriebsausgabe sind nur die Zinsen. Außen vor bleiben auch Umbuchungen zwischen eigenen Konten und durchlaufende Posten im Namen und für Rechnung eines anderen, so § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG.

Die Ausnahme: Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die kurze Zeit vor Beginn oder nach Ende des Kalenderjahres fließen, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zählen in diesem Jahr, so § 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG. Eine Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht. Der Bundesfinanzhof versteht darunter bis zu zehn Tage, und nach seinem Urteil vom 16. Februar 2022, X R 2/21, muss die Zahlung in dieser Zeit auch fällig sein. Vier Fälle vom Jahreswechsel 2025 auf 2026:

• Kundenrechnung. Rechnung vom 15. Dezember 2025, Zahlungseingang am 5. Januar 2026. Das ist keine wiederkehrende Einnahme. Sie zählt im Jahr 2026.
• Telefonrechnung. Die Rechnung für Dezember 2025 ist am 5. Januar 2026 fällig und wird an diesem Tag abgebucht. Sie zählt im Jahr 2025.
• Umsatzsteuer-Vorauszahlung. Für Dezember 2025 ist sie am 10. Januar 2026 fällig, einem Samstag. Sie zahlen am 8. Januar. Die Zahlung ist Betriebsausgabe des Jahres 2025, so der Bundesfinanzhof am 27. Juni 2018, X R 44/16.
• Dauerfristverlängerung. Sie verlängert die Frist nach § 46 Satz 1 UStDV um einen Monat. Die Vorauszahlung für Dezember wird dann am 10. Februar fällig, liegt außerhalb der zehn Tage und zählt im Jahr der Zahlung.

Laufend heißt zeitgerecht. Nach den GoBD ist es unbedenklich, unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, Bargeld halten Sie täglich fest.

Anlagegüter sind die große Ausnahme vom Zahlungsprinzip. Nach § 4 Abs. 3 Satz 3 EStG gelten die Regeln über die Absetzung für Abnutzung, kurz AfA, über geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG, und über den Sammelposten. Die Grenzen gelten je beweglichem, abnutzbarem und selbständig nutzbarem Wirtschaftsgut, gemessen ohne Vorsteuer.

• Bis 250 Euro: sofort abziehbar, ohne Verzeichnis.
• Über 250 bis 800 Euro: als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abziehbar, mit Eintrag im Verzeichnis, so § 6 Abs. 2 Satz 1 und Satz 4 EStG.
• Über 250 bis 1.000 Euro: wahlweise ein Sammelposten über fünf Jahre für alle Güter eines Jahres, so § 6 Abs. 2a Satz 1, 2 und 5 EStG.
• Darüber: gleiche Jahresbeträge über die Nutzungsdauer nach § 7 Abs. 1 Satz 1 und 2 EStG, im ersten Jahr anteilig ab dem Monat der Anschaffung nach § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG.

Ein Beispiel: Ein Schreibtisch für 714,00 Euro brutto kostet ohne Vorsteuer 600,00 Euro und ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut. Ein Büroschrank für 1.547,00 Euro brutto kostet ohne Vorsteuer 1.300,00 Euro. Bei 13 Jahren Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle sind das 100,00 Euro Abschreibung im Jahr und bei Anschaffung im Juli 50,00 Euro im ersten Jahr. Mehrere Möbelstücke prüfen Sie einzeln, denn die Grenzen gelten je Wirtschaftsgut. Wer keine Vorsteuer abziehen darf, etwa als Kleinunternehmer, rechnet nach § 9b Abs. 1 EStG mit dem Bruttobetrag.

Die degressive AfA nach § 7 Abs. 2 EStG und den Investitionsabzugsbetrag nach § 7g Abs. 1 EStG erklärt EÜR erstellen.

Umsatzsteuer von Kunden und Erstattungen des Finanzamts sind bei Zahlung Betriebseinnahmen, gezahlte Vorsteuer und Zahlungen an das Finanzamt Betriebsausgaben. Die Vorsteuer ziehen Sie in der Voranmeldung ab, sobald die Leistung ausgeführt ist und die Rechnung vorliegt, auch vor der Zahlung. In der EÜR wird sie erst mit der Zahlung zur Betriebsausgabe. Die Anlage EÜR führt dafür die Zeilen 17, 18, 57 und 58. Alle Zeilennummern dieser Seite gelten für die Formularjahre 2024 und 2025. Der Vordruck 2023 ist teilweise anders nummeriert.

Soll oder Ist. Im Regelfall entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistung, so § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG. Auf Antrag gestattet das Finanzamt nach § 20 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3 UStG die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro oder für freiberufliche Umsätze. Dann folgt die Umsatzsteuer auf Umsätze dem Takt der EÜR, die Vorsteuer nicht: Sie ziehen sie nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG schon ab, wenn Leistung und Rechnung vorliegen. In der EÜR zählt sie erst mit der Zahlung.

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Ihre Umsätze sind nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Im Jahr der Gründung darf der Gesamtumsatz 25.000 Euro nicht überschreiten. Schon der Umsatz, mit dem Sie eine Grenze im laufenden Jahr überschreiten, ist steuerpflichtig. Den laufenden Umsatz prüfen Sie deshalb jeden Monat. Die Vorsteuer ist nach § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG vom Abzug ausgeschlossen. Die Rechnung braucht nach § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Schuldet ein Kleinunternehmer als Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG, etwa für eine Leistung aus dem Ausland, meldet und zahlt er sie trotzdem.

Der Verzicht auf die Regelung bindet nach § 19 Abs. 3 Satz 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Mehr auf der Produktseite Umsatzsteuer.

Entnahme oder Einlage ist nach § 4 Abs. 1 Satz 2 und Satz 8 EStG, was Sie dem Betrieb entnehmen oder ihm zuführen. Eine Überweisung auf das Privatkonto ist keine Betriebsausgabe, eine private Einzahlung keine Betriebseinnahme. Die Einkommensteuer ist nach § 12 Nr. 3 EStG nicht abziehbar. Beiträge zur eigenen Renten- und Krankenversicherung sind Sonderausgaben und gehören in die Einkommensteuererklärung für Selbstständige.

Sachen und Nutzungen erhöhen den Gewinn. Für ein Kraftfahrzeug, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, gilt nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 bis 3 EStG die Ein-Prozent-Regel, mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch wahlweise der Kostenanteil der Privatfahrten. Bei Elektro- und bestimmten Hybridfahrzeugen setzt § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG nur einen Teil des Listenpreises an. Das Fahrtenbuch wird dann Teil der laufenden Aufzeichnungen.

Aufzeichnen müssen Sie Entnahmen und Einlagen nach § 4 Abs. 4a Satz 6 EStG wegen der Schuldzinsen. Übersteigen die Entnahmen Gewinn und Einlagen, sind typisiert 6 Prozent der Überentnahme des Jahres zuzüglich der Überentnahmen und abzüglich der Unterentnahmen früherer Jahre nicht abziehbar, höchstens die um 2.050 Euro verminderten Schuldzinsen. Zinsen für Darlehen zur Anschaffung von Anlagegütern bleiben abziehbar. So § 4 Abs. 4a Satz 2 bis 5 EStG. In der Anlage EÜR stehen Entnahmen und Einlagen bei Einzelunternehmen in den Zeilen 106 und 107.

Eine freiberufliche Ingenieurin versteuert mit 19 Prozent nach vereinnahmten Entgelten und gibt monatlich eine Voranmeldung ab. Eingangsrechnungen bezahlt sie im selben Monat.

Der Kontostand steigt um 3.596,90 Euro, der Überschuss beträgt 7.296,90 Euro. Die Differenz von 3.700,00 Euro sind die privaten Abflüsse, der Kontostand allein zeigt den Gewinn also nicht.

In der Voranmeldung für März steht der vereinnahmten Umsatzsteuer von 1.520,00 Euro Vorsteuer von 188,10 Euro gegenüber. Die Zahllast von 1.331,90 Euro ist am 10. April 2026 fällig und in der EÜR eine Betriebsausgabe des April.

1. Bank und Belege. Sie binden das Konto an und buchen im Kontenrahmen SKR03 oder SKR04. Belege liest die KI aus. In der Grundeinstellung bucht die Software vollständige Vorschläge ab 85 Prozent Sicherheit selbst. Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer prüfen Sie immer selbst. Die Automatik lässt sich abschalten, jede Buchung bleibt korrigierbar, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
2. Rechnungen, Kasse, Anlagegüter. Ausgangsrechnungen entstehen als PDF und als E-Rechnung, Bargeld läuft über das Kassenbuch, aus den Anlagegütern entsteht das Anlagenverzeichnis AVEÜR, auch mit § 7g EStG.
3. Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenfassende Meldung werden an ELSTER übermittelt. Kleinunternehmer nach § 19 UStG werden abgebildet. Für Onlinehändler gibt es Marktplatz-Berichte und OSS. Den Antrag auf Dauerfristverlängerung samt Sondervorauszahlung stellen Sie derzeit über das ELSTER-Portal.
4. Jahresende. Die Software ermittelt den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG im Zufluss- und Abflussprinzip und erstellt die amtliche Anlage EÜR mit 88 wertetragenden Kennzahlen, bei übrigen Schuldzinsen über 2.050 € auch die Anlage SZ. Bei den Grenzen des § 141 AO gibt es einen Hinweis.
5. Abgabe. Prüfung gegen die amtlichen Prüfregeln und Direktübermittlung gibt es für die Formularjahre 2023 bis 2025, bei Personengesellschaften für 2024 und 2025. Andere Jahre rechnet die Software, abgegeben werden sie über das ELSTER-Portal. Nach Ihrer Freigabe geht die Anlage EÜR direkt an ELSTER, bei GbR und PartG als Beilage zur Feststellungserklärung nach § 180 AO. Direkt übermittelt wird der gewöhnliche Fall, Sonderfälle wie Betriebsaufgabe, Grundstücksentnahme oder Rücklagen nach § 6b EStG gehen über das ELSTER-Portal.

Der Preis: 99 € je Arbeitsbereich und Monat. Im Abo enthalten sind je Gesellschaft und zwölf Monate die Übermittlung der Anlage EÜR eines Wirtschaftsjahres und die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums. Ein weiteres Jahr, etwa ein Nachholjahr, schalten wir auf Anfrage gegen Einzelabrechnung frei. Im Test erfassen, berechnen und prüfen Sie alles, an ELSTER übermittelt wird erst im bezahlten Abo. Die Daten liegen in der EU, in Irland.

Die Einkommensteuererklärung des Inhabers eines Einzelunternehmens erstellen, berechnen und prüfen Sie für die Veranlagungszeiträume 2023 bis 2025 kostenlos in einem eigenen Modul. Die direkte Übermittlung an ELSTER kostet 50 € je Erklärung, im Abo zählt sie zu den enthaltenen Steuererklärungen. Mehr unter Einkommensteuererklärung für Selbstständige und auf der Produktseite Buchhaltung & EÜR.

• Keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Ob Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind und ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst ist, beurteilt eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater, nicht die Software.
• Keine Lohnabrechnung. Wer Lohn abrechnet, braucht dafür derzeit ein eigenes Programm oder ein Lohnbüro. Gehälter, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge buchen Sie in der EÜR über die Bankumsätze.
• Keinen Gratis-Tarif. Eine einfache EÜR lässt sich kostenlos über das ELSTER-Portal abgeben, und reine Rechnungsprogramme sind deutlich billiger als wir. Welche Angebote es gibt, zeigt EÜR-Software im Vergleich.
• Keine EÜR für jeden Betrieb. Land- und Forstwirtschaft, ein abweichendes Wirtschaftsjahr und Kapitalgesellschaften sind ausgenommen. Die Einkommensteuererklärung gibt es nur für den Inhaber eines Einzelunternehmens.
• Kein Archiv nach dem Abo. Danach bleiben Ihre Daten gespeichert, ansehen und bearbeiten können Sie sie aber nur mit laufendem Abo. Eine Kopie mit Buchungsexport und Belegen gibt es auf Anfrage an info@jahresabschluss.io. Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO bleibt bei Ihnen.

Persönliche Begleitung buchen Sie nach der Registrierung nach Stunden unter Leistungen. Die Preise stehen auf der Preisseite.

• § 4 EStG · § 6 EStG · § 7 EStG · § 7g EStG · § 9b EStG · § 11 EStG · § 12 EStG · § 18 EStG · § 37 EStG · § 60 EStDV
• § 141 AO · § 146 AO · § 146a AO · § 147 AO · § 108 AO · § 149 AO · § 162 AO
• § 13 UStG · § 13b UStG · § 14 UStG · § 14b UStG · § 15 UStG · § 18 UStG · § 19 UStG · § 20 UStG · § 22 UStG · § 27 UStG
• § 33 UStDV · § 34a UStDV · § 46 UStDV · § 65 UStDV · § 6 HGB · § 241a HGB
• Rechtsprechung zur Zehn-Tage-Regel: Bundesfinanzhof, 27. Juni 2018, X R 44/16 · Bundesfinanzhof, 16. Februar 2022, X R 2/21

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